¿Cómo elegir la tarjeta de empresa indicada?

Hoy en día, numerosas organizaciones adoptan tarjetas corporativas para gestionar mejor los gastos de sus colaboradores. Y es que gracias a ellas se facilita el seguimiento y el control de los desembolsos realizados por cada uno de los empleados, ofreciéndoles a estos últimos mayor autonomía. Existen, sin embargo, diferentes tipos de tarjetas de empresa. Y, elegir la más indicada para cada estructura constituye un verdadero desafío para los directores financieros.

En este artículo, te compartimos los mejores consejos para elegir la tarjeta de empresa que mejor se adapte a tus necesidades.

Tarjeta corporativa

La carta corporativa o tarjeta de pago de empresa debita los gastos directamente de la cuenta de la organización. Con frecuencia, son atribuidas a los directivos o personas en puestos particulares (como el servicio de compras o de reservación de viajes).

Este tipo de tarjetas de empresa pueden ser físicas o virtuales (también llamadas desmaterializadas) en función de los usos que se hagan de ellas. Por ejemplo, si el objetivo es que acompañen a los colaboradores en sus desplazamientos profesionales, las tarjetas físicas serán necesarias. En cambio, si solo se necesita pagar gastos profesionales realizados en línea, una tarjeta virtual será suficiente. Estas últimas tienen las mismas características que una tarjeta bancaria física (número de tarjeta, fecha de expiración y CVV).

Tarjeta alojada

La tarjeta alojada centraliza todos los gastos relacionados con los viajes de negocios (desde billetes de tren o avión hasta habitaciones de hotel). Es bastante diferente de las tarjetas de pago tradicionales ya que está “alojada” por una agencia de viajes asociada (u otro proveedor de servicios). Esto significa que la empresa dispone de una única tarjeta desmaterializada, utilizada por todos los empleados habilitadas y vinculada a una cuenta de pago registrada.

La tarjeta de compras (P-Card)

Las tarjetas de compras se utilizan para pagar los pedidos de bienes y servicios realizados por los empleados habilitados por la empresa a proveedores también autorizados.

Evaluar las necesidades de la empresa

Cada una de las decisiones que se toman en el seno de una organización viene a resolver una necesidad. Por esto mismo, antes de elegir la tarjeta corporativa más adecuada para cada una de ellas, conviene preguntarse:

  • ¿Cuál es la necesidad detrás de la adopción de una tarjeta de empresa?
  • ¿Cuántos colaboradores utilizarán estas tarjetas?
  • ¿Qué tipo de gastos realizan quienes las necesitan?
  • ¿Los colaboradores efectuarán desembolsos en el extranjero?
  • ¿Existe la necesidad de poner límites de gastos?

Cuando más se pueda especificar la necesidad detrás de la adopción de una tarjeta de empresa, la elección del departamento financiero será aún más pertinente.

Si los colaboradores de tu empresa, por ejemplo, viajan de manera regular es recomendable utilizar una tarjeta internacional, que permita realizar gastos en el extranjero.

Comparar las ofertas existentes

Los establecimientos como bancos y Fintech, así como sus propios partners, ponen a disposición de sus clientes un amplio abanico de opciones para completar la opción de pagos.

Por esto mismo, antes de elegir un tipo de tarjeta para tu empresa, conviene analizar en detalle las diferentes propuestas de cada proveedor. Del mismo modo, es necesario prestar especial atención a las comisiones que se cobran (como lo son aquellas sobre transacciones extranjeras, las de generación de tarjetas, las de servicio, etc).

Diferenciar las tarjetas de débito inmediato y diferido

La elección de la tarjeta corporativa indicada depende también del plazo de pago más conveniente. En este sentido, existen dos grandes grupos:

  • Tarjetas de débito inmediato que, como su nombre lo indica, debitan de la cuenta asociada generalmente el mismo día del pago (pero teniendo un margen de hasta dos).
  • Tarjetas de débito diferido que debitan el conjunto de los gastos realizados a fin de mes.

Es importante analizar estos dos tipos de débitos para entender cuál se adapta mejor al funcionamiento de la empresa.

Hay que tener en cuenta que las tarjetas de débito diferido ayudan a ganar en términos de tesorería, pero generalmente son más caras que las de débito.

Optar por una oferta digital

Hoy en día, hablamos de desmaterialización de las notas de gastos, de automatización de procesos de gestión de gastos profesionales y de optimización de los esfuerzos que realizan los colaboradores.

Estos últimos suelen privilegiar los medios de pago profesionales que se integran fácilmente con las herramientas que ya utilizan. Una aplicación intuitiva de gestión de gastos te permitirá controlar los desembolsos de tus empleados, hacer un seguimiento de estos teniendo cuenta quien los ha realizado, exportar automáticamente informes de gastos periódicos y generar tarjetas para quienes se desplazan por negocios.

Estas soluciones de última generación se conectan con aplicaciones de gestión de gastos profesionales, que van todavía más allá en el proceso de automatización de la administración financiera.

Errores a evitar a la hora de elegir una tarjeta corporativa

  1. Tener una sola tarjeta para toda la empresa

Incluso cuando se trata de una pequeña estructura, es desaconsejable contar con una sola tarjeta de empresa. Que cada empleado que realice gastos profesionales tenga la suya es imperativo para adoptar este instrumento de pago con éxito.

Por empezar porque para confirmar un pago realizado con una tarjeta corporativa muchas veces es necesario realizar una confirmación con ayuda del número de teléfono asociada a esta. Este proceso se vuelve complicado de organizar cuando la tarjeta va pasando de mano a mano.

Sin olvidar que el teletrabajo interfiere aún más en esta dinámica, haciendo que se dificulte el intercambio del plástico entre los colaboradores.

Por último, en los casos en los que existe una tarjeta corporativa, cuando esta es robada o se pierde, todos los empleados se quedan sin la posibilidad de poder utilizarla hasta su reposición.

  1. Subestimar los costos suplementarios ocultos

El precio de implementar las tarjetas corporativas es, sin lugar a duda, uno de los criterios decisivos a la hora de elegir la mejor opción. Después de pasar horas estudiando cada propuesta, calculando el número óptimo de tarjetas y releyendo los contratos, es posible que que los departamentos financieros se sientan finalmente frustrados por las comisiones ocultas. Por ello, se aconseja realizar una simulación completa antes de firmar el contrato para tener una visión completa de los costes antes de avanzar.

  1. No configurar correctamente las tarjetas

Algunos proveedores de tarjetas de empresa permiten realizar configuraciones dependiendo del cargo y necesidades del usuario. Se pueden fijar límites, agregar reglas y restringir el gasto en ciertos. Las herramientas de gestión de los gastos suelen asociarse a las tarjetas corporativas, ofreciendo visibilidad y dando control sobre los desembolsos realizados por cada uno de sus empleados. Estos ajustes permiten respetar la política de gastos de la empresa, mejorar los procedimientos de control y evitar reembolsos de gastos no autorizados.

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