notas de gastos teletrabajo

¿Cómo gestionar las notas de gastos específicas del teletrabajo?

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Teniendo en cuenta la situación actual, sus trabajadores probablemente hayan tenido que dejar de asistir a la oficina y se hayan pasado al teletrabajo. Las notas de gastos específicas del teletrabajo están previstas por la legislación. Por eso, para nuestras empresas clientes, es imprescindible conocer las distintas normas y medidas que deben aplicar en sus compañías.

¿Qué buenas prácticas deben seguirse para gestionar eficazmente las notas de gastos generadas específicamente por el teletrabajo? ¡Se lo detallamos a continuación!

1-  Gastos asumidos por el empleador en teletrabajo:

Los gastos en los que incurre el trabajador en una situación de teletrabajo se consideran gastos profesionales. Los gastos reembolsados se encuentran excluidos de la base de cotización siempre y cuando correspondan a gastos profesionales realmente asumidos por el empleado.  Podemos considerar tres tipos distintos de gastos:

  • Los gastos fijos y variables relacionados con la puesta a disposición de un local privado para un uso profesional.
  • Los gastos relacionados con la adaptación de un local específico.
  • Los gastos de material informático, internet y suministros diversos.

Importante: si el importe del reembolso no queda justificado, la asignación por teletrabajo pagada podrá ser calificada como complemento salarial y, por lo tanto, se incluirá en la base de cotización.

2- Equipamiento para el teletrabajo:

Cuando un empleado trabaja desde su domicilio, necesita un equipamiento adecuado para realizar sus tareas: un ordenador, un escritorio, una silla ergonómica y un teléfono. Aconsejamos a las empresas que resuelvan todas las cuestiones relacionadas con los equipos de trabajo de sus empleados antes de iniciar el teletrabajo. Por norma general, la empresa debe:

  • Suministrar e instalar los equipos esenciales de trabajo a los empleados que no cuenten con el material adecuado para trabajar a domicilio.
  • Cubrir los costes vinculados con el teletrabajo, en especial los relacionados con la comunicación. Estas condiciones se aplican a los casos en los que el teletrabajo va a ejercerse durante un periodo de tiempo largo y de forma regular.

Importante: en la mayoría de las empresas, el empleado que teletrabaja podrá recibir una asignación por el uso de su espacio personal, en especial por los costes de calefacción y la electricidad.

3- Modo de reembolso aplicable:

¿El reembolso de estos gastos se realiza según los importes reales o a partir de dietas? El modo de reembolso basado en los gastos reales no tiene por qué ser complicado y permite gestionar eficazmente las notas de gastos específicas del teletrabajo. En ese caso, la empresa asume la responsabilidad de reembolsar la cantidad exacta gastada por el trabajador, por lo que los empleados deben acompañar sus notas de gastos de los correspondientes tiques o facturas para que los gastos puedan ser reembolsados.

4- ¡Expensya le facilita el proceso!

Con Expensya, gestionar las notas de gastos específicas del teletrabajo no puede ser más sencillo. A continuación le presentamos algunos consejos para aprovechar al máximo nuestra solución:

  • Establecer límites de reembolso: para optimizar el proceso de reembolso, establezca reglas que limiten los gastos relacionados con el teletrabajo en los que puedan incurrir sus trabajadores. Fije previamente las cantidades máximas que no podrán superarse para cada tipo de gasto: acceso a internet, equipos, teléfono, etc.
  • Cree nuevas categorías de gastos: configure y personalice nuevas categorías de gastos con el fin de poder gestionar de la mejor manera posible los nuevos gastos vinculados específicamente al teletrabajo.
  • Tenga en cuenta las excepciones: analice y prevea algunas excepciones, puesto que algunos trabajadores pueden llegar a superar los importes máximos establecidos. Para evitar cualquier incomprensión y mantener a todos los trabajadores informados de la situación, comunique la política de gastos de forma clara a todos los trabajadores.
    Implementar un proceso adecuado para la gestión de las notas de gastos específicas del teletrabajo, por lo tanto, exige una organización clara y rigurosa. No importa cuál sea la situación, Expensya siempre le ofrecerá una solución completa e innovadora que estará a la altura de sus expectativas y responderá a las necesidades de su empresa.

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