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Cómo gestionar las notas de gastos del teletrabajo

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El teletrabajo existe desde hace varios años, aunque bien es cierto que nunca había sido implantado oficialmente en España. Ha sido a raíz de esta situación excepcional de pandemia que nos hemos tenido que acostumbrar casi obligados a trabajar desde casa. En la mayor parte de los casos, sólo es necesario un ordenador o un teléfono y una buena conexión a internet para poder ejercer la actividad profesional desde casa, pero la pregunta más repetida tiene que ver con los gastos del teletrabajo: que pasa si se rompe alguno de estos equipos necesarios para trabajar o si se debe poner a disposición de la empresa el ordenador de uso personal del trabajador.

Son muchas las dudas que surgen en torno al teletrabajo y las notas de gastos, ya que ¿qué gastos pueden pasarse a la empresa? ¿cuáles están recogidos por la legislación actual? Es imprescindible conocer las distintas normas y medidas que deben aplicarse en las empresas, tanto para los trabajadores como para los directivos.

Por eso, en este artículo vamos a dar respuesta a todas estas preguntas, aclarando todas las cuestiones sobre los gastos del teletrabajo.

Cuáles son los gastos en teletrabajo

Los gastos en los que incurre el trabajador en una situación de teletrabajo se consideran gastos profesionales. Por lo tanto, es la empresa quien debe hacerse cargo de ellos. Eso sí, es esencial que se cree una política de gastos a este respecto para gestionar correctamente las notas de gastos creadas a raíz del teletrabajo, como un límite máximo al mes de costes, por ejemplo. Podemos considerar tres tipos distintos de gastos:

  • Los gastos fijos y variables relacionados con la puesta a disposición de un local privado para un uso profesional.
  • Los gastos relacionados con la adaptación de un local específico.
  • Los gastos de material informático, internet y suministros diversos: ordenador, arreglo de algún componente o incluso material de papelería o mensajería.

Y es que los gastos del teletrabajo van desde el equipo necesario para continuar la actividad en casa en buenas condiciones (ordenador, silla, lámpara de escritorio o incluso cámara…), hasta el pago de una parte de la conexión a Internet o la tarifa móvil personal en proporción a su uso profesional.

Al ser gastos profesionales, los informes o notas de gastos generadas por el trabajador se gestionan fácilmente con soluciones automatizadas como Expensya, con la que tan solo tomando una fotografía del recibo y subiéndola a la plataforma, el gasto queda registrado y listo para su validación y reembolso.

Una de las principales razones por las que las notas de gastos del teletrabajo están cada vez más en auge es porque el gobierno español ha lanzado una nueva normativa según la cual son las empresas quienes deben asumir estos costes derivados del trabajo en casa o fuera de la oficina. Así se intenta acabar con un abuso que se ha producido durante el último tiempo, en el que era el trabajador quien debía poner de su bolsillo todos los medios para poder ejercer su actividad profesional lejos del lugar habitual.

          Leer también: Reembolso de las notas de gastos, ¿qué política adoptar?

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Las notas de gastos relacionadas con el teletrabajo se gestionan como las notas de gastos de movilidad por ejemplo.

Depende de si la empresa aún gestiona los recibos de manera manual o automatizada, el proceso es igual al de otros gastos.

Es decir, en el caso de la gestión más tradicional o manual, es necesario que se guarden todos los tiques de compra o de pagos realizados que estén relacionados directamente con la actividad profesional para presentarlos a final de mes y conseguir el reembolso de estos. Si la empresa utiliza una plataforma automatizada, el proceso es más simple, no hay más que hacer una fotografía del recibo, subirla a internet y éste será revisado por el equipo contable para proceder a la recuperación del gasto.

Uno de los puntos que más controversia está creando al respecto del teletrabajo es si las empresas deben tributar estos gastos derivados del trabajo fuera de la oficina. En septiembre de 2020 se redactó una ley, el Real Decreto-Ley 28/2020, y en concreto, los artículos 11 y 12 de la Ley del Teletrabajo, donde se determina por un lado el “derecho a la dotación suficiente y mantenimiento de medios, equipos y herramientas” y “el derecho al abono y compensación de gastos” por parte del empleador. Es decir, son las empresas quienes deben hacer frente a los gastos tanto de material de trabajo como de servicios necesarios. Lo que no queda lo suficientemente claro es si las compensaciones por teletrabajo tributan en el IRPF del trabajador. Tampoco se aclara si hay que pagar impuestos por el material ofrecido al empleado.

Es un tema importante, ya que si las compensaciones se consideran retribución por el trabajo deben someterse a retención por parte de la empresa y el trabajador está obligado a declararlas en su IRPF. Si por el contrario se consideran un reembolso de gastos, no pasan por el ejercicio impositivo. Es decir, si el importe del reembolso no queda justificado, la asignación por teletrabajo pagada podrá ser calificada como complemento salarial y, por lo tanto, se incluirá en la base de cotización.

Por lo tanto, es un tema que en España aún hay que aclarar para que empresas y trabajadores puedan ir de la mano en el teletrabajo.

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Expensya: una solución para gestionar las notas de gastos del teletrabajo

Con Expensya, gestionar las notas de gastos específicas del teletrabajo no puede ser más sencillo. Con estos consejos podrás aprovechar al máximo la solución para estos tiempos de teletrabajo:

  • Establecer límites de reembolso: para optimizar el proceso de reembolso, establece reglas que limiten los gastos relacionados con el teletrabajo en los que puedan incurrir los trabajadores. Fija previamente las cantidades máximas que no podrán superarse para cada tipo de gasto: acceso a internet, equipos, teléfono, etc.
  • Crea nuevas categorías de gastos: configura y personaliza nuevas categorías de gastos con el fin de poder gestionar de la mejor manera posible los nuevos gastos vinculados específicamente al teletrabajo.
  • Ten en cuenta las excepciones: analiza y prevé algunas excepciones, puesto que algunos trabajadores pueden llegar a superar los importes máximos establecidos. Para evitar cualquier malentendido y mantener a todos los trabajadores informados de la situación, comunica la política de gastos de forma clara a todos los trabajadores.

Implementar un proceso adecuado para la gestión de las notas de gastos específicas del teletrabajo, por lo tanto, exige una organización clara y rigurosa. No importa cuál sea la situación, Expensya siempre ofrece una solución completa e innovadora que estará a la altura de tus expectativas y responderá a las necesidades de tu empresa.

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