Toda empresa que quiera crecer y conseguir mejores resultados debe incurrir en los llamados gastos de representación. En este artículo, te explicamos qué tipo de desembolsos entran en esta categoría y cómo gestionarlos de manera efectiva.
Qué son los gastos de representación
Los gastos de representación son aquellos que realizan los empleados de una empresa con objetivo de afianzar las relaciones comerciales y generar beneficios. A diferencia de los gastos de viaje, que son los que se efectúan en el marco de un desplazamiento profesional (principalmente para hospedarse, trasladarse y comer); los gastos de representación son realizados con el fin de iniciar o consolidar la relación con clientes actuales o potenciales y socios o proveedores.
Tanto los primeros como los segundos tipos de gastos se llevan a cabo para mejorar la imagen de la marca. Y, justamente porque comparten la misma finalidad, muchas de las veces la diferencia entre ellos puede generar confusión. Por ejemplo, un gasto de representación puede tener lugar durante un viaje de negocios.
Imaginemos la situación en la que un empleado que se encuentra fuera de la oficina por un congreso invita a comer a un restaurante a uno de sus clientes. En este caso, la naturaleza del desembolso no estará clara al cien por ciento y será la política de gastos la que deberá determinar de qué manera el colaborador deberá declararlo al departamento contable.
Cómo registrar correctamente los gastos de representación
Si hablamos de la correcta gestión de los gastos de representación es necesario entender de qué manera deben ser registrados. De acuerdo con el Artículo 14 de la Ley del Impuesto sobre sociedades, hay desembolsos de este tipo deducibles y no deducibles.
Siguiendo esta normativa, existen diferentes gastos deducibles y todos ellos están relacionados con la promoción de los productos o servicios de una empresa. Además de invitar una comida a un cliente o potencial cliente, también se consideran gastos de representación deducibles los regalos empresariales, las entradas a eventos deportivos o culturales y las invitaciones relacionadas con el cuidado o bienestar.
Para que puedan deducirse, los gastos de representación deben estar vinculados con la actividad de la empresa y haber sido realizados con el objetivo de obtener beneficios para ella. Pero esto no es todo. También deben cumplirse las siguientes condiciones:
- Deben estar justificados. Es decir, acompañados por un tique o factura. Sin este justificante, el departamento contable de la empresa no podrá pretender recuperar el IVA soportado, en caso de que corresponda.
- Tiene que existir un registro del gasto de representación en la cuenta de pérdidas y ganancias del ejercicio.
- Los montos de los gastos de representación deben ser razonables.
- A partir del 1 de enero de 2015, el total de gastos representación deducibles por año no deben superar el 1% de los ingresos netos de la empresa en ese periodo.
Expensya te ayuda a gestionar los gastos de representación deducibles
Son muchas las empresas que pierden dinero año por una gestión ineficiente de los gastos profesionales. Esto puede suceder, en parte, por no reclamar el IVA de los gastos de representación que puede recuperarse.
Esta situación puede tener lugar por diferentes motivos, pero el más común es que el departamento contable no cuente con la factura correspondiente al desembolso que puede deducirse. Tanto porque los empleados no la hicieron llegar en el momento de realizar el gasto, o bien porque un justificante que ha sido presentado se ha traspapelado.
Expensya, solución de gestión de gastos profesionales, viene a acompañar a las empresas y autónomos para que este procedimiento no se vuelva cuesta arriba. En primer lugar, gracias a la alianza con diferentes proveedores de recuperación de IVA, ningún gasto deducible se quedará sin ser reclamado. En el caso de que la empresa o el profesional independiente no cuente con las facturas completas y detalladas que exige la ley, estos socios de Expensya se pondrán en contacto con el proveedor para conseguir un justificante válido para llevar a cabo dicho procedimiento.
Expensya también ayuda a las organizaciones a evitar el segundo escenario en el que los documentos desaparecen y complican las tareas de contabilidad. Con solo tomar una fotografía de un tique o factura desde la aplicación, automáticamente el justificante es subido a la nube de manera certificada. Además, gracias al OCR+, el 95% de su información es recuperada y guardada en el sistema sin que ninguno de los involucrados en el proceso de gestión de gastos deba perder tiempo cargando datos manualmente. Esta tecnología permite recuperar informaciones tales como la ciudad y país del gasto, fecha y los diferentes tipos IVA del documento, entre otros datos, ayudando al departamento financiero a tener a mano toda la información que se necesita.
Por otro lado, al estar homologada por la Agencia Tributaria, Expensya permite que los documentos digitalizados en la herramienta tengan el mismo valor legal que aquellos en papel. Esto hace que, por un lado, los colaboradores puedan tirar sus justificantes de gastos una vez que estos han sido subidos a la plataforma y, por el otro, que el departamento contable pueda olvidarse de tener que almacenar y luego buscar tiques y facturas en montañas de papeles.
De esta manera, y gracias a la automatización que proponen herramientas como Expensya, se dejan sentadas las bases para que deducir el IVA de los gastos de representación sea mucho más sencillo que antes.
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