¿Cómo hacer un plan de digitalización de documentos?

Desde hace tiempo, las empresas vienen apostando por la digitalización de sus documentos para ganar tiempo y ahorrar dinero. Sin embargo, la crisis sanitaria ha acelerado este proceso demostrando que hoy en día contar con un software de gestión documental es indispensable para no perder competitividad.

Es un hecho: actualmente, las organizaciones producen más información que nunca. Facturas, recibos, tiques…Es fácil perderse entre carpetas y carpetas repletas de papeles. De hecho, según un estudio realizado por Statista, el volumen mundial de datos se habrá multiplicado por 45 entre 2020 y 2035. Sumado a esto, la pandemia y la adopción del teletrabajo han enfrentado a las empresas a la necesidad de hacer que su información se encuentre accesible para sus colaboradores, estén donde estén.

En este sentido, contar con un plan de digitalización para posteriormente gestionar los datos de la empresa de manera más efectiva se ha vuelto primordial. En este artículo, te explicamos en qué consiste exactamente la digitalización de documentos y por dónde empezar para llevar a cabo esta estrategia con éxito.

Plan de digitalización de documentos: primeros pasos

Transformar archivos en papel al formato electrónico es el primer paso para poner en marcha un plan de digitalización de documentos que permita, más tarde, gestionar mejor la información con un software de gestión documental.

También conocidos en inglés como document managment system (DMS), este tipo de soluciones permiten almacenar y organizar en una plataforma todos los archivos de una empresa.  Ahora bien, ¿por dónde empezar para aprovechar los beneficios de la digitalización?

• Selección. El primer paso es seleccionar los documentos de la empresa que merecen ser digitalizados. Esta es una excelente oportunidad para deshacerse de los archivos que ya no son relevantes.
• Digitalización. La digitalización de documentos puede realizarse escaneando los archivos en formato físico, o bien utilizando la tecnología OCR+ que ofrecen diferentes soluciones en el mercado. Esta permite, con solo tomar una fotografía, digitalizar y subir a una plataforma diferentes documentos como facturas y tiquetes.
• Almacenamiento. Una vez que los documentos se encuentran digitalizados, el tercer paso será ordenarlos de manera efectiva en la plataforma. Los softwares de gestión documental facilitan esta tarea poniendo a disposición de los usuarios diferentes criterios de indexación.

Por qué es importante digitalizar

Accesibilidad a la información

Como reza el dicho: la información es poder. Sin embargo, si esta no es accesible todo el potencial de los datos quedará a medio camino…Gracias a la digitalización y los softwares de gestión documental, es posible mejorar el acceso a la información empresarial que puede ser consultada en cualquier momento y lugar por todos los colaboradores. Algo que resulta clave en tiempos de teletrabajo: de acuerdo con un estudio de Eurofond, un 30% de los empleados españoles ha trabajado de manera remota una vez comenzado el confinamiento.

Productividad

Está demostrando que los empleados pierden horas buscando los documentos que necesitan para trabajar. Gracias a la digitalización de documentos acompañada de una correcta indexación, los colaboradores pueden ganar tiempo para destinar a tareas con mayor valor añadido, reduciendo así los costes. Diferentes estudios realizados por la consultora Gartner Group aseguran que las empresas que cuentan con procesos documentales automatizados pueden ahorrar entre un 65% y un 80%.

Ahorro de espacio físico

Otra de las ventajas de contar con un plan de digitalización de documentos es despedirse de la pérdida de metros cuadrados consagrados al archivo físico y de los costos asociados al almacenamiento de papeles.

Restringir accesos

En la era digital, es innegable que la seguridad es una de las preocupaciones mayores de las empresas. Los softwares de gestión documental permiten limitar qué usuarios tienen acceso, por ejemplo, a documentos con información sensible. Esta configuración puede modificarse en todo momento para adaptarse a las necesidades puntuales y cambios que pueden surgir en una organización.

Seguridad frente a catástrofes

Un incendio o una inundación pueden hacer que la información que una empresa acumuló durante años desaparezca en un abrir y cerrar de ojos. Al digitalizar, los archivos se encuentran protegidos frente a este tipo de imprevistos.

Amigable con el medio ambiente

Para disminuir el impacto sobre el medio ambiente de la actividad de una empresa, no está de más limitar una vieja y todavía tradicional práctica: la de imprimir y fotocopiar. Digitalizar documentos permite ir dejando poco a poco de lado el papel.

Las obligaciones jurídicas y digitalización de documentos

Una vez que digitalizan sus archivos en papel, muchas empresas piensan en destruirlos automáticamente. Sin embargo, hay que tener en cuenta que en España existen obligaciones jurídicas que rigen este aspecto.

Para poder, por ejemplo, deshacerse de ciertos documentos como tiques y facturas es necesario utilizar softwares de gestión documental homologados por la Agencia Estatal de la Administración Tributaria (AEAT). De esta manera, el archivo en formato digital tendrá el mismo valor que el original (que, a su vez, podrá ser destruido).Tener en cuenta este aspecto evitará que las organizaciones deban afrontar eventuales sanciones y multas por no estar alineadas con estas exigencias.

Cómo Expensya facilita la digitalización de sus documentos

Expensya, solución inteligente de gestión de notas de gastos, pude también ayudarle a digitalizar los gastos profesionales de su empresa. En lugar de tener recibos, facturas y tiques en carpetas de difícil acceso archivadas en un rincón de su oficina, ahora puede hacer que desmaterializar este tipo de documentos sea más fácil que nunca.

Dado que Expensya ha sido homologada por la Agencia Estatal de Administración Tributaria (AEAT), los archivos digitalizados y encriptados por la solución tienen el mismo valor legal que aquellos en formato físico.

Para que estos cuenten con validez legal, el sistema solicitará que se respeten ciertas condiciones. En el caso de subir gastos a través de la aplicación, los usuarios de Expensya sola deberán tomar una fotografía y gracias a la tecnología de reconocimiento óptico de caracteres (OCR+) los mismos se subirán automáticamente a la plataforma.

Desde la web de Expensya también se pueden añadir facturas con autenticidad ante la legislación española. En este caso, el sistema solicitará que las mismas tengan la firma electrónica del proveedor. Cuando los documentos -ya sean subidos desde la aplicación o desde la web- son encriptados correctamente por la Expensya, el usuario podrá ver un candado cerrado y saber que el proceso se ha realizado con éxito.

Para el departamento contable de su organización contar con los gastos profesionales en la nube guardados hasta el fin del periodo fiscal impuesto y disponibles para ser descargados en todo momento en caso de una auditoría o control de Hacienda representará una gran tranquilidad.

Con un plan de digitalización de documentos realizado a medida de su organización y utilizando soluciones como Expensya, hoy en día resulta posible imaginarse empresas cada vez más libres de papel, con mayores niveles de productividad y costes más bajos.