Fraude notas de gastos

¿Cómo limitar el fraude en las notas de gasto?

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Los casos de fraude existen en múltiples áreas de una empresa, siendo el fraude en el reembolso del informe de gastos uno de los más frecuentes.

Existen diversas maneras de reducir este riesgo:

  • Informar y educar a los validadores y contables sobre la importancia de un buen control de los informes de gastos.
  • Pedir por defecto la entrega de justificantes de pago para todas las notas de gastos.
  • Diseñar reglas de reembolso y comunicarlas a toda la empresa.
  • Utilizar tarjetas de crédito corporativas que faciliten el pago, el control y la contabilidad de los gastos.

Es imprescindible establecer una política de gastos simple, comunicarla de forma clara a todos los afectados, y hacer que éstos las respeten. Sin embargo, todas estas medidas no eliminan por completo el riesgo de fraude. En empresas que generan numerosas notas de gastos a diario y que no disponen de un proceso eficaz de gestión de estos gastos, el fraude sigue presente, y puede representar elevados costes a la entidad.

¿Por qué la gestión ineficaz de informes de gastos implica fraude?

El fraude en las notas de gastos se debe principalmente a la gestión inoperante de estos gastos y a procesos de control inadecuados o inexistentes. Por ejemplo: la gestión manual y en papel de los informes de gastos.

2 cuestiones claves para mejorar la eficacidad de todo el proceso:

  • Terminar con los procesos de control ineficientes: ¿Existen flujos de validación? ¿Son conscientes los validadores de la importancia de dicha tarea? ¿Los validadores saben qué verificar y cómo hacerlo? La facilidad de acceso a la información es importante para facilitar el control. Sobre todo, teniendo en cuenta que se trata de una tarea larga, pesada y que fácilmente puede hacerse de manera negligente.
  • Establecer una sólida política de gastos: ¿Existe una? ¿Es lo bastante clara como para que se respete automáticamente? ¿Se admiten las excepciones? ¿En qué condiciones? A veces los empleados pueden presentar gastos fraudulentos sin siquiera saberlo, o en el caso de una política demasiado restrictiva, de manera voluntaria y fraudulenta para recibir el reembolso de sus gastos. La política debe ser revisada y corresponder al coste de vida profesional real.

Una solución inteligente de gestión de notas de gastos, tu gran aliado en la lucha contra el fraude

Las soluciones de última generación de gestión de notas de gastos, como Expensya, cuentan con módulos antifraude que alertan de los gastos duplicados y de la manipulación manual del importe de un gasto entrado a partir del reconocimiento inteligente.

Descubre cómo la gestión digital de gastos facilita a las empresas el control de las notas de gastos

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