optimizar la gestión de gastos de empresa

Cómo optimizar la gestión de gastos de empresa

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Uno de los factores más importantes para el crecimiento de una empresa es la gestión adecuada de sus gastos y los de sus empleados. El objetivo de una empresa siempre es ser eficiente y eficaz, y aunque los ingresos sean estables, si los gastos no se controlan puede ocasionar problemas.

Pero no siempre es fácil llevar un control preciso de los costes que una empresa asume. Es por eso que es imprescindible crear una política de gastos a la que se sume todo el personal de la empresa. Lo primero es tener claro todos los gastos que un negocio puede asumir, de qué tipos son, cuáles pueden clasificarse como costes profesionales y descubrir las mejores prácticas para una buena gestión de los gastos de la empresa.

Gracias a una buena política de gastos, la empresa puede adelantarse a imprevistos o acontecimientos que supondrían un problema en cualquier otro momento, como intentos de fraudes, recibos duplicados o errores en contabilidad. Una gestión de los gastos eficaz y optimizada facilita en muchos sentidos la vida de todos dentro de la empresa.

Tipos de gastos de una empresa

En muchas ocasiones, en los primeros años de vida de una empresa no se lleva un registro específico de los gastos o no se cuenta con un equipo contable que se haga cargo de ellos. Por eso es imprescindible empezar por comprender qué tipo de gastos tiene una empresa y cómo influyen en el presupuesto de la misma.

Los gastos de una empresa pueden clasificarse en dos categorías principales

Gastos fijos: son aquellos que comprenden un coste que tiene que asumirse cada mes, aunque no se produzca dinero con la actividad empresarial. Alquiler, mantenimiento de locales, gastos de gestión de personal, impuestos, gastos de transportes, etc.

Gastos variables: en este caso, este tipo de costes varían en función de las necesidades de la empresa. Gastos de logística, proveedores puntuales, subcontrataciones, compras de materiales necesarios para el desarrollo de la actividad, etc.

También hay que tener en cuenta otro tipo de gastos que deben incluirse dentro de la gestión de costes.

Gastos directos: están relacionados directamente con la producción e incluyen tanto la materia prima utilizada como los recursos humanos y materiales que deban usarse para su elaboración

Gastos indirectos: son igualmente necesarios para elaborar un producto, pero no dependen directamente de ésta. Por ejemplo, los gastos que se derivan de la venta, la administración y la comercialización de los productos que la empresa realice.

                  Leer también: El secreto de una política de gastos eficaz

Optimiza la gestión de gastos de tu empresa

Establece un presupuesto

Realizar un presupuesto es la clave para reducir los costes innecesarios de una empresa. Es la referencia principal para evaluar las acciones y decisiones y analizar los resultados. Debe ser realista, contando con todos los gastos fijos con los que cuenta la empresa y las principales vías de ingresos.

Evalúa los gastos y reduce los costes de la empresa

Hay que analizar todas las compras en las que incurre una empresa, gracias a una primera elaboración del presupuesto, para así comprender el origen y función de todas. Tras esto, es esencial una revisión y control, para analizar qué partidas puede ahorrarse y cuáles destinarse a otro tipo de gastos más necesarios dependiendo del momento en el que se encuentre la empresa.

Establece una política de gastos

La política de gastos de una empresa es el conjunto de reglas que deben seguirse para un buen funcionamiento de las finanzas de la misma, donde se recogen las reglas y los límites de los gastos, por ejemplo. La aplicación de una política de gastos de la empresa permite:

  • Asegurar que todos los empleados siguen el mismo proceso para la gestión de los gastos profesionales
  • Recopilar datos para elaborar informes de contabilidad y análisis sobre los patrones de gastos de las empresas
  • Centralizar el proceso de gestión de los gastos y ajustar reglas que perduren en el tiempo

Una vez que se establezca una política de gastos eficaz para la empresa, esta debe darse a conocer entre todos los empleados y recoger sus impresiones y posibles sugerencias por si hubiera que adaptarla aún más a las necesidades de todos. Recordemos que una buena gestión de gastos es trabajo de todos los actores de una empresa.

Digitalización de los documentos

Invertir en tecnología es siempre un punto a favor para todo tipo de negocios. Olvidar los archivos físicos como facturas, recibos e informes financieros supone un ahorro de espacio y tiempo muy importante para la salud de la empresa. Además, esto facilita en gran medida el acceso a los documentos, trayendo consigo una mejor gestión de los gastos y un aumento de la productividad.

Motivar a los trabajadores

Como hemos dicho, la gestión eficaz de gastos de una empresa tiene que ver con todos los implicados en la actividad profesional. Por eso, mantener a los empleados contentos y motivados es otro de los puntos clave. Ya sea premiándolos si se cumple con el presupuesto u ofreciéndoles el reembolso de gastos de manera rápida, los empleados verán que a menor gasto hay un mayor rendimiento en la empresa.

Y es que cuando una empresa tiene un presupuesto bien definido, los objetivos serán más fáciles de alcanzar, y ello trae consigo numerosas ventajas financieras que pueden verse recompensadas en todos los trabajadores de la misma.

Pero esto no es todo, ya que además de motivar a los empleados, la formación es otra de las ventajas que un buen control de gastos puede traer a la plantilla. Invertir en formar a los trabajadores para que estén al día en un mercado tan competitivo puede ser una clave diferenciadora respecto a otras empresas de la competencia.

Un ahorro de dinero gracias a un buen presupuesto ofrece oportunidades de retener talentos en las empresas, ya sea con recompensas o con programas de beneficios, para conseguir una plantilla comprometida con sus objetivos, contenta y trabajadora.

¿Cómo se tratan los gastos en la contabilidad?

Un control regular y eficiente de los gastos es esencial para las finanzas de una empresa tanto a medio como a largo plazo.

Es imprescindible que los datos financieros estén actualizados y muestren la realidad de las cuentas de la empresa. Tener una buena salud financiera es sinónimo de toma de buenas decisiones desde los departamentos contables. Una buena idea para tener todos los datos a la orden del día son programas o softwares informáticos que manejen este tipo de información.

Llevar una gestión mensual o incluso diaria de los gastos permite que todos los costes asociados a la empresa se mantengan dentro del presupuesto establecido, y así evitarás malentendidos en el futuro. Así también se pueden corregir las deficiencias de los planes financieros establecidos y ajustar los límites de gastos para no excederlos. Todos los departamentos de la empresa, cada uno con su responsable, deben tener una idea de los movimientos que se producen, de los proyectos realizados y por realizar y sobre todo de los ingresos. Así es más fácil que la parte contable pueda llevar un control eficiente de los gastos de la sociedad.

Controlando los costes, una empresa puede ahorrar dinero en varios sectores, para así invertirlo en otros ámbitos, en otros proyectos, departamentos o fondos de inversión. Además, a final de año, se gestiona mejor el proceso de cierre de cuentas y el ejercicio impositivo.

Expensya: la solución para la gestión digital del gasto en las empresas

La tecnología es uno de los puntos más importantes en una gestión eficiente de gastos. Por eso es esencial contar con herramientas que ofrezcan una opción 100% digital para el tratamiento contable. Este es el caso de Expensya.

Expensya, gestor de gastos de empresas, ofrece una tecnología inteligente en la que con solo una fotografía los recibos y facturas son subidos automáticamente a la plataforma y enviados para su tratamiento al departamento contable. Así, las empresas pueden ahorrar una cantidad considerable tanto de tiempo como de dinero (y de papel). El proceso de gestión de gastos ya no será más una pesadilla, una tarea larga en la que el trabajador y el departamento contable inviertan horas. En tan solo unos clics los costes estarán en la nube, listos para validarlos, reembolsarlos o rechazarlos.

Una gestión de gastos eficaz, rápida y automatizada. Descubre Expensya y pruébala ya.

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