recuperar el IVA de gastos de hotel

Cómo recuperar el IVA de los gastos de hotel

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Cuando un trabajador realiza un viaje por motivos laborales, es la empresa quien se encarga de los gastos de transporte, alojamiento y manutención. Eso es algo que todas las empresas suelen tener claro y previsto en su política de gastos.
Pero como ya sabrás, existen muchos gastos que pueden ser deducidos para las empresas, pudiéndose ahorrar el IVA de los pagos que estén relacionados directamente con la actividad empresarial. ¿Alguna vez habías pensado si el IVA de los gastos de hotel se pueden acoger a esto?

Existen muchas preguntas alrededor del tipo de IVA que se aplica en un hotel, dependiendo de los servicios que se contraten, de cómo se puede deducir este impuesto y cómo integrarlo en la contabilidad de la empresa. Pues aquí están todas las respuestas. Sigue leyendo, este artículo es para ti.

¿Qué es el IVA de los hoteles?

El Impuesto sobre el Valor Añadido de los hoteles es un porcentaje impositivo que todos los usuarios de un hotel deben abonar, en función de los servicios que contraten en el mismo. No todos los gastos que se producen en un hotel están sujetos al mismo tipo de IVA, pero sí todos pueden ser deducibles, si estos están en relación directa con la actividad empresarial. Y esto es así ya que según la Ley 37/1992 de 28 de diciembre, es posible solicitar la devolución del IVA en hoteles (comida y alojamiento) por viajes de negocios, siempre y cuando estos gastos estén relacionados directamente con la actividad profesional de la empresa y el trabajador que incurre en ellos.

No importa si los desplazamientos se realizan dentro o fuera del territorio nacional, en ambos casos puede deducirse el IVA, aunque más adelante veremos estos casos especiales en los que el hotel se encuentra fuera del territorio nacional.

              Leer también: Viajes de negocios, ¿qué incluir en la nota de gastos?

¿Cuáles son las peculiaridades del IVA para los gastos de hotel?

Es importante empezar por desgranar cuales son los diferentes tipos de IVA que soportan los gastos hoteleros.

IVA general: 21%. Es el porcentaje que se aplica por defecto a las actividades hoteleras extraordinarias, consideradas como servicio mixto, entre las que se encuentran: venta de tabaco, venta de plantas ornamentales, alquiler de salones para reuniones y convenciones, servicio de discoteca, venta de objetos personales como toallas y set de baño, etc.

IVA reducido: 10%. Aquí se reúnen los servicios básicos de hostelería, como el alojamiento, los servicios complementarios (Internet, teléfono, lavandería…), catering, restaurante, servicios ofrecidos (como estética o masajes), eventos y celebraciones.

Por otro lado, hay que tener en cuenta si el hotel se encuentra dentro del territorio nacional, en la Unión Europea o incluso fuera de ésta. En estos dos últimos casos, también se puede deducir el IVA, pero hay que tener en cuenta ciertos requisitos que vamos a ver a continuación.

Hotel a nivel nacional:

Cuando los gastos producidos por trabajadores se realicen en hoteles dentro del territorio nacional, el IVA puede ser deducible, pero estos pagos deben pertenecer a los gastos fiscalmente deducibles a efectos del impuesto IRPF. Además, las facturas son válidas hasta los 4 años de antigüedad, pasado este tiempo ya no se aceptan.

La liquidación del IVA de hotel se realiza a través del modelo 303.

Hotel en países intracomunitarios:

En estos casos, no hablamos de IVA como tal, ya que éste solo aplica en España. Se trata de un impuesto indirecto que grava el consumo del país en cuestión, los porcentajes suelen ser diferentes y no se deducen de la misma manera.

Para solicitar la devolución del IVA de operaciones intracomunitarias, hay que hacer una petición a la Agencia Estatal de Administración Tributaria, a través del modelo 360, justificando el gasto mediante las facturas completas y originales. El plazo de presentación de esta solicitud va desde el momento en que acaba el trimestre o el año natural, hasta el 30 de septiembre del siguiente año. Gracias a esta solicitud, será la Agencia Tributaria quien realizará la gestión de la devolución del IVA en nombre de la empresa. La resolución suele tardar unos 4 meses a partir del acuse de recibo de la solicitud por parte de la AEAT.

Importante: es necesario presentar una solicitud por cada país diferente en el que se haya incurrido en gastos de hotel, para poder así pedir la devolución del IVA en los distintos países.

Hotel fuera de la UE:

En el caso de pernoctaciones y gastos en hoteles fuera de la Unión Europea, el IVA puede recuperarse, pero solo en el caso de que estos países tengan un acuerdo de reciprocidad con España. Por ejemplo, Canadá o Suiza están dentro de este tipo de países. En estos casos, no es suficiente con rellenar el modelo de solicitud de la Agencia Tributaria, sino que hay que gestionarlo directamente con el país en el que se haya producido el gasto.

           Leer también: Cómo optimizar la gestión de gastos en las empresas 

¿Cómo funciona el reembolso del IVA para los hoteles?

Para poder deducir el IVA de los gastos relacionados con los hoteles es necesario que estos cumplan con unos requisitos básicos, que son:

  • El gasto tiene que estar vinculado directamente con el ejercicio de la actividad profesional
  • El gasto debe estar justificado mediante su factura completa original, o con una copia almacenada en un software homologado por la Agencia Tributaria
  • Es imprescindible que el gasto esté registrado en los libros contables de la empresa
  • El hotel debe estar situado en un municipio diferente al lugar de residencia habitual del trabajador.

Un detalle a tener en cuenta es que, a pesar de no haber límites en cuanto a cantidad de dinero, sí que lo hay respecto al número de noches. Es decir, una estancia no puede prolongarse más de 9 meses de manera ininterrumpida si queremos desgravar el IVA de dicho gasto.

Es muy importante que, para poder pedir la deducción del IVA, las facturas que se presenten sean completas y originales. En ellas deben aparecer los siguientes datos:

  • Número de factura
  • Fecha
  • Lugar de emisión
  • Datos fiscales del emisor y el receptor
  • Descripción del servicio
  • Base imponible
  • Tipo impositivo aplicado
  • Cuota repercutida
  • Divisa en la que se paga

Expensya: una solución para gestionar mejor el IVA en los gastos de hotel

Las empresas cuentan con un importante número de desplazamientos si contamos con todos los viajes que realizan los trabajadores, y por ello los gastos profesionales pueden acumularse muy rápido. Si la organización no cuenta con una herramienta específica para la gestión de gastos profesionales, su tratamiento puede ser difícil, lento y aburrido, además de necesitar una gran cantidad de tiempo por parte tanto de los empleados, como de los mánagers y equipos contables.

Por este motivo, lo mejor es adoptar una solución inteligente y digital para la gestión de gastos, ya que con ella ahorrarás una gran cantidad de tiempo y dinero, además de optimizar la gestión y el control de todos los gastos de la empresa, sobre todo los relacionados con los desplazamientos profesionales.

Para los trabajadores en viaje de negocios, la entrada manual de las notas, los gastos de hoteles y los procesos de reembolso de estos costes pueden ser un auténtico infierno. Por eso, te invitamos a probar gratis y durante 30 días nuestra solución Expensya, para disfrutar de una gestión sin papel, sin entrada de datos y 100 % móvil. ¿A qué estás esperando?

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