Cómo recuperar el IVA de los gastos de transportes

Las de preguntas que surgen en torno a la deducción del IVA dependiendo del tipo de gasto en el que incurren las empresas. En el caso de los transportes no es una excepción, y son muchas las dudas que se presentan: ¿puedo deducir el IVA de un tren? ¿Y de un avión? Y si el desplazamiento se produjo en otro país, ¿también puedo deducir este impuesto? Aquí está la solución. Encuentra todas las respuestas sobre el IVA de los transportes en este artículo creado especialmente para ti.

Qué es el IVA de los transportes

El IVA es el Impuesto sobre el Valor Añadido que grava en España el consumo de bienes y servicios. Toda persona que adquiera un producto debe abonar ese porcentaje impositivo que varía en función del tipo de compra. En el caso de los transportes, el IVA es del 10%.

La buena noticia es que las empresas y los autónomos pueden optar a la deducción de este impuesto si el pago realizado está directamente relacionado con la actividad empresarial y puede demostrarse. Así, este porcentaje se descontará del montante a pagar en la liquidación del IVA.

Lo principal es definir el tipo de desplazamiento, ya que este puede realizarse en coche (ya sea propio o de la empresa) o en transporte público. Este segundo caso será el que analicemos en este artículo.

Cuáles son las características del IVA de los transportes

Como hemos dicho anteriormente, el porcentaje de IVA que corresponde a los transportes es del 10%. La Agencia Tributaria acepta todos los gastos del viaje de trabajo, ya sean facturas de taxi, billetes de tren, autobús o avión.

Para que el IVA se pueda deducir, el gasto de transporte debe cumplir tres requisitos:

• Que esté vinculado directamente a la actividad profesional de la empresa o el autónomo
• Que el gasto se justifique a través de facturas completas y originales (no valen recibos o facturas simplificadas)
• Que el gasto esté registrado en los libros contables de la empresa, en el asiento 629.

Es importante tener en cuenta que, si el trayecto se realiza fuera del horario laboral, la Agencia Tributaria puede poner más trabas a la hora de deducir el IVA, por eso es importante poder demostrar la necesidad del desplazamiento para una obtención de ingresos por parte de la empresa.

Una factura completa y original de un desplazamiento profesional debe contar con los siguientes elementos:

• Número de factura
• Fecha y lugar de emisión
• Datos fiscales del emisor y del receptor
• Descripción completa del gasto
• Base imponible
• Tipo de IVA aplicado
• Divisa en la que se paga

Además, debemos tener en cuenta si el gasto de transportes se ha realizado en España, en países de la Unión Europea o en países internacionales, ya que, en cada uno de estos casos, la forma de deducción del IVA es diferente.

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Cómo funciona el reembolso

Si el gasto de transportes se realiza en España

Cuando los gastos de transportes se realicen dentro del país, el IVA puede ser deducible, pero estos pagos deben pertenecer a los gastos fiscalmente deducibles a efectos del impuesto IRPF. Además, las facturas son válidas hasta los 4 años de antigüedad, pasado este tiempo ya no se aceptan.

La liquidación del IVA de hotel se realiza a través del modelo 303.

Si el gasto de transportes se realiza en países de la Unión Europea

En este caso, el IVA no podrá deducirse como tal, ya que este impuesto solo grava las transacciones realizadas en territorio español, pero sí se puede solicitar el reintegro de las cantidades. Es un procedimiento diferente dependiendo de cada país según la Resolución de 23 de diciembre de 2009.

La petición del reembolso se realiza a través del modelo 360 a través de la web de la Agencia Tributaria, indicando los datos del proveedor (nombre, domicilio y NIF) y los datos de la factura (fecha, base imponible, descripción y cuota del IVA), así como adjuntando una copia de las facturas. Es importante tener en cuenta que debe presentarse una solicitud por cada país diferente en el que se haya producido un gasto.

El plazo de presentación de esta solicitud va desde el momento en que acaba el trimestre o el año natural, hasta el 30 de septiembre del siguiente año. Gracias a esta solicitud, será la Agencia Tributaria quien realizará la gestión de la devolución del IVA en nombre de la empresa. La resolución suele tardar unos 4 meses a partir del acuse de recibo de la solicitud por parte de la AEAT.

Si el gasto de transportes se realiza en países fuera de la Unión Europea

Para recuperar el IVA de gastos de transportes que han tenido lugar en otros países, es importante que éstos tengan un acuerdo de reciprocidad con España. La gestión debe realizarse directamente con cada país, no es suficiente con rellenar los modelos de solitud de reembolso de la Agencia Tributaria. Algunos países que tienen este acuerdo son Canadá, Suiza o Japón.

Cómo la empresa debe integrar este IVA en la contabilidad

Los gastos relacionados con los trayectos en transporte se deben colocar en el asiento contable 629, en el cual se integran “los no comprendidos en cuentas anteriores. En esta cuenta se contabilizarán, entre otros, los gastos de viaje del personal de la empresa, incluidos los de transporte, y los gastos de oficina no incluidos en otras cuentas.”

Además, los recibos o facturas simplificados no son suficiente para poder optar a la deducción del IVA de transportes, ya que no cuentan con la información necesaria, por lo que no tienen validez legal. Es por eso por lo que hay que presentar facturas completas y originales.

En el caso de que el empleado no haya solicitado esta factura, que se haya estropeado o traspapelado, existe una solución. En Expensya contamos con una alianza magistral con la empresa 60días, empresa líder en la recuperación del IVA. 60días se pone en contacto con las empresas para recuperar las facturas que se deben presentar a la Agencia Tributaria para poder desgravar el impuesto. Contar con este tipo de empresas ofrece muchas ventajas: ahorro de tiempo y de espacio, eliminar el trabajo administrativo como llamadas o intercambio de documentos y disponer de toda la información de manera digital, lo que permite controlar mucho mejor los gastos.

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Expensya: una solución para gestionar el IVA de los transportes

Cada vez es más habituales los desplazamientos profesionales dentro de las empresas para visitar clientes, cerrar acuerdos o para vender un producto. Si contamos los gastos de estos trayectos realizados en transporte, las empresas se pueden encontrar con una gran cantidad de facturas y recibos a tratar. Si la organización no cuenta con una herramienta específica para la gestión de gastos profesionales, la gestión de estos documentos puede ser un proceso difícil, lento y aburrido, además de necesitar una gran cantidad de tiempo por parte tanto de los empleados y equipos contables.

Por tanto, contar con una solución inteligente y digital para la gestión de gastos como Expensya es la mejor solución, ya que con ella ahorrarás una gran cantidad de tiempo y dinero, además de optimizar la gestión y el control de todos los gastos de la empresa, sobre todo los relacionados con los desplazamientos profesionales. Utilizar esta aplicación es fácil e intuitivo, ya que, con tan solo una fotografía, los recibos se suben a la plataforma gracias a la tecnología de reconocimiento OCR+, que rescata los datos más relevantes de los documentos. A partir de ahí, solo hay que enviarlo a los jefes o a contabilidad para su aprobación.

Para los trabajadores en desplazamiento profesional, la entrada manual de las notas, los gastos de transportes y los procesos de reembolso de estos costes pueden ser una tarea que acaben odiando. Por eso, descubre y prueba gratis Expensya durante 30 días, para disfrutar de una gestión de gastos profesionales sin papel, sin entrada de datos y 100 % móvil.