Cómo recuperar el IVA pagado

Recuperar el IVA pagado es uno de los grandes quebraderos de cabeza para empresas y autónomos. A pesar de saber que tiene derecho a solicitar esta devolución, no todos saben cómo se hace, cuál es el cálculo ni los elementos que deben presentarse. En este artículo encontrarás la solución a todas estas preguntas y mucho más. Recuperar el IVA pagado, tanto en España como fuera de ella, será más fácil que nunca.

Qué es el IVA pagado

El IVA es el Impuesto sobre el Valor Añadido al que todos, tanto empresas como autónomos como personas físicas, hacemos frente al hacer una compra y es recaudado por la Agencia Tributaria. En el caso de las empresas, se puede pedir la devolución de este impuesto siempre que se demuestre que el gasto en el que se incurrió está directamente relacionado con la actividad empresarial de la sociedad.

Parece una obviedad, pero para optar a la devolución del IVA es necesario que se haya pagado previamente a través de compras de bienes, servicios y productos.

Recuperar el IVA dentro y fuera de España

• Dentro de España

La Agencia Tributaria devuelve la totalidad o una parte del IVA recaudado a un sujeto pasivo, es decir, a la persona física o jurídica que ha hecho frente a dicho pago. Pero deben darse una serie de elementos para proceder a la devolución de esta tasa impositiva, ya que no todo el mundo puede optar a esta solicitud.

Como hemos dicho anteriormente, es imprescindible demostrar que el gasto esté relacionado con la actividad económica de la empresa. Además, se debe contar con las facturas completas necesarias para probar los gastos, y que estos pagos estén incluidos en los libros de contabilidad de las empresas. También pueden optar a la devolución las sociedades que hayan pagado más IVA del que ha recibido a lo largo del año.

Para presentar una solicitud de devolución del IVA es necesario contar con toda la documentación asociada a los gastos: facturas, recibos y tiques de estos pagos. Así, esta actividad se podrá demostrar delante de la Agencia Tributaria, quien devolverá el IVA dependiendo de los estándares estipulados por la ley.

El plazo para pedir la devolución del IVA en España es de cuatro años máximo, una vez pasado este periodo, hay que entrar en otro tipo de solicitudes para su compensación. Pero lo natural es hacerlo cada trimestre a través de la presentación de la autoliquidación.

• Fuera de España

En muchas empresas, los trabajadores deben realizar viajes comerciales incluso fuera de España y de la Unión Europea. Es por eso por lo que en este artículo vamos a explicar también los procesos de devolución de los impuestos para actividades realizadas fuera de territorio español.

En este caso, el IVA no podrá deducirse como tal, ya que este impuesto solo grava las transacciones realizadas en territorio español, pero sí se puede solicitar el reintegro de las cantidades. Es un procedimiento diferente dependiendo de cada país según la Resolución de 23 de diciembre de 2009.

Para poder optar a la devolución de estas cantidades en países miembros de la Unión Europea, es necesario que el impuesto pagado en el extranjero sea en gastos que pueden deducirse en España. Por ejemplo, gastos que entran en esta modalidad y que puede solicitarse su devolución son: gastos de hotel, alquiler de coches, transportes, entradas a eventos comerciales, etc.

La solicitud se realiza a través del modelo 360. Es importante tener en cuenta que el IVA soportado en el extranjero no puede contabilizarse en las solicitudes trimestrales del modelo 303, sino que debe hacerse una petición a parte a través de este modelo 360. En ella, deben aparecer los datos del proveedor como nombre, domicilio y NIF, así como la fecha, la base imponible, la cuota del impuesto y la descripción del gasto, así como una copia de las facturas. Es importante tener en cuenta que debe presentarse una solicitud por cada país diferente en el que se haya producido un gasto.

El plazo de presentación de esta solicitud va desde el momento en que acaba el trimestre o el año natural, hasta el 30 de septiembre del siguiente año. Gracias a esta solicitud, será la Agencia Tributaria quien realizará la gestión de la devolución del IVA en nombre de la empresa. La resolución suele tardar unos 4 meses a partir del acuse de recibo de la solicitud por parte de la AEAT.

Hay que tener también en cuenta los pagos realizados en los países no europeos. En este caso, para poder optar a la devolución del IVA, es necesario que estos países cuenten con un acuerdo de reciprocidad con España. Canadá, Japón, Mónaco, Suiza, Israel o Noruega son algunos de los estados con los que existe este acuerdo.

Las gestiones necesarias para la devolución del impuesto pagado durante las transacciones deben realizarse directamente en el país en el que tuvo lugar el gasto.

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Cómo se calcula el IVA a devolver

Para realizar el cálculo del IVA que la Agencia Tributaria debe devolver a una persona física o jurídica, hay que comprobar la diferencia entre el IVA de las operaciones de compras y ventas mensuales o trimestrales, dependiendo del tamaño de la empresa.

Si la diferencia es positiva, quiere decir que la empresa ha tenido más ingresos que gastos, por lo que esta cantidad puede restarse del negativo del anterior trimestre, y esta cifra será el importe a compensar en la autoliquidación.  Si, por el contrario, es negativa, habiendo más gastos que ingresos, se genera una cantidad a compensar que se puede acumular al resultado de la liquidación del siguiente periodo.

Estas operaciones se llevan a cabo en contabilidad durante todo el año. Si el resultado del último trimestre es a compensar, a través de una solicitud puede pedirse a la Administración la devolución de dicha cantidad.

Expensya, una solución para recuperar el IVA pagado

Las empresas que cuentan en su plantilla con trabajadores que se desplazan habitualmente por motivos laborales tienen una labor difícil en cuanto a la gestión de estos gastos. Soluciones que, como Expensya, permiten una mejor gestión y visión de los gastos, lo que supone un ahorro de tiempo y dinero, además de convertir los tiques, recibos y facturas en archivos digitalizados son esenciales para estas empresas. Recuperar el IVA pagado con una solución como esta será más fácil que nunca.

La Agencia Tributaria ha otorgado a Expensya la homologación necesaria para que todos los archivos escaneados a través de su tecnología OCR+ tengan la misma validez legal que los tiques en papel. Así, es más fácil tener un control de todos los gastos centralizados en una única plataforma, además de contar con todos los documentos en un mismo lugar, en la nube, digitalizados, por si hay que presentarlos ante la Administración.

Expensya es una solución para la gestión de gastos profesionales con la que se pueden gestionar de manera rápida y ágil todos los gastos de los trabajadores. La solución cuenta con unos flujos de validación personalizables en función de cada empleado, que podrá subir sus gastos de manera automática, gracias a la anteriormente mencionada tecnología OCR+ que escanea los datos más relevantes por sí misma y los rellena, y éstos estarán listos para ser enviados para su validación. Los informes de gastos llegan directamente al mánager o al contable para su tratamiento, ahorrando así una importante cantidad de tiempo a todos los departamentos de la empresa.

Gracias a la alianza con 60días, plataforma líder en la recuperación del IVA, ningún gasto, cuyo IVA sea recuperable, se quedará sin ser reclamado. En el caso de que la empresa o el autónomo no cuente con las facturas completas y detalladas que exige la ley, 60días se pone en contacto con el proveedor para conseguir una factura válida para la deducción del IVA.