¿Cómo se realiza una nota de gastos?

La gestión de las famosas notas de gastos es una labor a menudo problemática para las empresas y sus empleados. El procedimiento es lento y trabajoso. Para el trabajador es una pérdida de tiempo introducir sus notas de gastos en un largo informe y después esperar a que la empresa realice el reembolso. Ese tiempo podría dedicarse a otras tareas más productivas.

Sin embargo, se trata de un procedimiento bastante complejo que no se puede desatender, pues debe respetarse la legislación aplicable. La empresa tiene la obligación de conservar todos los informes de gastos de sus empleados.

¿Qué es una nota de gastos?

Una nota de gastos refleja los gastos asumidos por un trabajador con fines profesionales, y puede establecerse en papel o en formato digital.

Se deben cumplir determinadas condiciones para que la nota de gastos sea válida y los gastos puedan reembolsarse:

• El gasto debe estar vinculado a la actividad económica de la empresa.
• Todas las notas de gastos deben ir acompañadas del correspondiente justificante.
• El importe debe respetar la política de gastos de la empresa.

Las compensaciones de gastos relacionados con el trabajo se encuentran excluidas de la base de cotización a la Seguridad Social y exceptuadas del gravamen del IRPF siempre y cuando se cumplan las reglas y respeten los límites del artículo 9 del Reglamento del Impuesto.  Las empresas deben estar preparadas para una posible inspección, por lo que es esencial que conserven todos los justificantes. La Agencia Tributaria es el organismo responsable de controlar el contenido de las notas de gastos y si la empresa no es capaz de justificar los gastos y su vinculación con la actividad económica de la empresa, Hacienda podría exigir su tributación.

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Tipos de compensaciones de los gastos:

La empresa puede elegir dos formas de compensar los gastos de sus trabajadores.

• Dietas, es decir, una compensación fija independientemente del importe realmente desembolsado.
• Una compensación de los gastos en función del gasto real.

Su elección dependerá de la política de la empresa.

Los trabajadores que disfruten de dietas no necesitarán justificar sus gastos, pero si deberán acreditar el motivo del desplazamiento, así como la fecha y el lugar. Las dietas estarán exentas de cotización de la seguridad social por parte de la empresa y del IRPF por parte del trabajador, siempre que se respeten los importes máximos determinados por Hacienda (ver tabla a continuación).  Los excesos e importes no justificados no estarán exentos de tributación.

(Información actualizada el 23/04/2020)

Cuando se compensan los gastos en los que el trabajador incurre realmente, por ejemplo, con los gastos de estancia o los de uso de transporte público, la empresa reembolsa íntegramente el importe asumido por el empleado. El trabajador, por su parte, debe conservar todos los recibos de los gastos incurridos, y esos justificantes imprescindibles deben ser exactos y detallados.

Tipos de gastos incluidos en las notas de gastos:

Cuando trabaja en un lugar distinto a su lugar de trabajo habitual, el empleado incurre en gastos y debe conservar las facturas, pues le servirán como justificantes para el reembolso de los montantes. Las notas de gastos suelen incluir:

• Gastos de restauración (comidas, cenas, invitaciones de clientes, etc.).
• Gastos de locomoción (peajes, aparcamientos, combustible, etc.).
• Gastos de alojamiento (hotel, apartamento etc.).

Para los gastos de comida, el trabajador debe presentar el tique del restaurante con todos los datos (precio, IVA, nombre del restaurante, etc.). También debe indicar si había personas invitadas, y el motivo de la invitación.

Para los gastos de locomoción, el reembolso se realiza o bien en función de los importes establecidos para la compensación por kilometraje (cuando el trabajador se desplaza con su propio vehículo), o bien teniendo en cuenta los gastos reales (cuando el trabajador se desplaza en transporte público)

En el primer caso, la Agencia Tributaria establece un importe máximo de compensación exento de tributación por kilómetro recorrido. Con fecha de hoy, este monto es de 0,19€/km. Es decir, las empresas que elijan compensar a sus trabajadores con una cantidad superior deberán también abonar los gastos de seguridad social pertinentes por la cantidad excedida. Del mismo modo, la cuantía excedente no estará exenta del gravamen del IRPF para el trabajador. Cabe señalar que esa compensación fija no tiene en cuenta ni los gastos de peaje ni los de aparcamiento, que estarán exentos de cotización en su totalidad siempre y cuando estén debidamente justificados.

El reembolso también puede realizarse teniendo en cuenta los gastos reales a partir de los justificantes de dichos gastos, con arreglo a la normativa vigente, cuando éste se desplace en transporte público.

Lo mismo ocurre con los gastos de alojamiento. Cuando el empleado se encuentra lejos de su domicilio o se desplaza a otra ciudad o país, la empresa debe reembolsarle los gastos incurridos durante la misión.

Proceso de gestión de las notas de gastos:

La nota de gastos, por lo tanto, constituye la garantía de reembolso del trabajador. Por ello, debe conservarla con sumo cuidado para poder presentarla a su empresa y recibir la compensación correspondiente.

Las empresas, en su mayoría, utilizan métodos tradicionales para la gestión de las notas de gastos: el trabajador introduce sus facturas en una hoja de Excel y conserva todos los recibos. A continuación, debe revisar el informe y después enviarlo a su mánager para que este lo apruebe. Tras aprobar el gasto, el mánager envía al contable la nota de gastos para tratarla y proceder al reembolso.

Este proceso puede llevar semanas y constituye una enorme pérdida de tiempo para el trabajador, y también para la empresa. Además, es importante señalar que el procedimiento implica un porcentaje de errores nada despreciable y que el reembolso no será inmediato.

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