Son varias las dudas que surgen alrededor del concepto de conciliación bancaria. Qué es, cómo se realiza, es obligatoria… en este artículo vamos a responder a todas estas cuestiones, haciendo que el proceso de conciliación bancaria no tenga más secretos para ninguna empresa.
Qué es la conciliación bancaria
Podemos definir la conciliación bancaria como la comparación que se realiza entre los registros contables que lleva una empresa de su cuenta corriente y los ajustes que el propio banco realiza en la misma cuenta, para proceder a hacer las correcciones o ajustes necesarios en los registros o libros de las empresas.
Es decir, es un proceso de control de los valores que la empresa tiene registrados en su cuenta con los que el banco le ofrece a través del extracto bancario, enviado una vez al mes. La finalidad de esta tarea es que los libros de contabilidad coincidan con los extractos y que los saldos estén en sintonía, para controlar mejor las finanzas. Utilizando otras palabras, las cuentas deben “cuadrar”.
Es un proceso muy importante para todas las empresas, si bien no obligatorio, sin importar el tamaño que tengan, ya que es esencial que coincidan los datos de la cuenta de la empresa con los que tiene el banco. En la mayoría de los casos, los datos no suelen cuadrar, pero no hay por qué alarmarse, ya que es la manera más fiable de solucionar errores de contabilidad. En ocasiones, estos errores vienen por desajustes en cuanto a pagos realizados en mes anteriores.
Cómo se hace la conciliación bancaria
Normalmente, la persona encargada de realizar la conciliación bancaria es la misma que se ocupa de los procesos contables de la empresa. La contabilidad debe estar al día para evitar tener que conciliar varias veces. La conciliación suele hacerse cada mes, aunque esto depende más de las empresas que de otra cosa, ya que no existe una obligación de hacerlo cada cierto tiempo.
Este proceso puede realizarse de manera manual, con los extractos bancarios y los libros de contabilidad en la mano, o de manera automatizada, ya que cada vez son más las soluciones que realizan esta tarea por nosotros.
Una vez la persona encargada de que las cuentas cuadren tenga todos los movimientos del banco y las facturas o tiques, debe conciliar todos los movimientos y verificar que coincidan.
La mayoría de las empresas cuentan con varias cuentas bancarias diferentes, por lo que hay que comprobar en primer lugar que se va a conciliar la información de la misma cuenta y entidad.
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El proceso:
La empresa va registrando todos los movimientos en sus libros auxiliares y, a su vez, el banco suele enviar periódicamente a los clientes los movimientos realizados, en extractos bancarios.
Posteriormente, la empresa realiza una comparación entre los movimientos que ella misma ha ido registrando y los suministrados por el banco y determinar si coinciden o no, y cuál es la causa de la diferencia.
Por tanto, el objetivo de la conciliación bancaria es asegurar que todos los apuntes contables están correctamente reflejados en el saldo bancario y que no se han abonado en otra cuenta, además de detectar tanto los depósitos contabilizados que no han reflejado esta información en el banco como aquellos movimientos que no han sido contabilizados. La conciliación bancaria constituye, por tanto, un elemento imprescindible para mostrar una imagen fiel y transparente de la compañía en cuanto a las finanzas.
Es muy importante tener a disposición toda la información y documentación necesaria para cada mes que se quiera conciliar. En el caso de que no sea así, el tiempo dedicado a este proceso puede extenderse, teniendo que buscar los documentos que faltan y realizando el proceso varias veces. Es recomendable empezar la conciliación comprobando el saldo del mes anterior e incluso de más tiempo atrás.
Si bien no es habitual, puede ocurrir que los bancos cometan algún error. Puede pasar que cobren un importe incorrecto o que ingresen un concepto que no corresponde, que se equivoquen de cuenta a la hora de hacer un ingreso o un pago si existen varias cuentas en la misma entidad bancaria, etc. Por eso, en caso de detectar un error al que no se le encuentre justificación es esencial contactar con la entidad bancaria.
La importancia de este proceso
Como hemos comentado anteriormente, es esencial hacer la conciliación bancaria para la transparencia de las cuentas de una empresa. Pero esto no es todo, ya que, además, este proceso de conciliación sirve para:
Evitar errores, problemas y alteraciones sobre las finanzas de la empresa
Comprobar transacciones: en ocasiones, la empresa puede perder algunos tiques o facturas o no haberlas reclamados en su momento y que no se han contabilizado en los libros de contabilidad. Por lo tanto, esta transacción es como si no hubiera existido para la compañía. Pero el extracto bancario dice que ese pago se produjo, por lo que hay que contabilizarlo y evitar así un error en la parte financiera.
Controlar el rendimiento de la empresa: con la conciliación bancaria, las empresas tienen una visión global y casi a tiempo real de las finanzas de la empresa, viendo la evolución de los ingresos y gastos.
Es muy probable que en varias conciliaciones bancarias no coincidan. Es decir, que los registros de la empresa y los del banco no cuadren. No hay que preocuparse, ya que este es el objetivo principal de la conciliación, averiguar el por qué de la diferencia, los errores existentes y encontrar una razón.
Ventajas de la conciliación
A pesar de que muchas empresas pueden ver este proceso de control como una tarea tediosa, cada vez son más las herramientas que existen para realizar la conciliación de forma digital y automatizada, ahorrando una gran cantidad de tiempo.
No es una obligación para las empresas, pero si es bastante aconsejable realizar la conciliación bancaria ya que ésta ofrece múltiples beneficios, como:
Controlar los recursos económicos: al ser un proceso que se realiza de forma mensual, cuando los bancos envían los extractos de la cuenta, las empresas pueden tener un mayor control sobre el estado de las cuentas de la misma. La información contable es fiable, reflejando así la imagen actual de la economía de la empresa.
Contabilidad al día: los registros contables deben estar siempre actualizados para realizar la conciliación bancaria, lo que favorece enormemente las dinámicas de trabajo sobre todo de los departamentos financieros.
Seguridad: se pueden detectar errores o diferencias de contabilidad gracias a la conciliación, e identificar de manera rápida su origen para así solucionar el problema. Esto es de gran ayuda en caso de inspección, ya que la empresa puede tener la seguridad de llevar todas las cuentas al día.
Toma de decisiones: gracias a una fuente de información fiable y transparente de las cuentas de la empresa, las decisiones a tomar serán mejores y más fáciles. La conciliación bancaria asegura una información real y actualizada.
Expensya, una solución que favorece la conciliación bancaria
Hay empresas que consideran la conciliación bancaria como una tarea con poco valor para la empresa, pero en realidad es una herramienta de gestión y control que puede ayudar mucho a la economía de la empresa. Por eso es esencial automatizar esta tarea, para reducir el tiempo que se invierte en ella. Con este ahorro de tiempo, la conciliación puede realizarse de manera más regular, mejorando los registros contables.
Actualmente, son muchos los programas que permiten la automatización de este proceso. Expensya, software de gestión de gastos profesionales, permite importar y agregar la información bancaria a la plataforma de manera fácil y rápida gracias a su integración con múltiples bancos. Así, se puede automatizar la conciliación bancaria de los gastos de viajes, de representación, de teletrabajo… de empresa pagados con las tarjetas corporativas. Expensya identificará los gastos con los pagos correspondientes, diferenciando los gastos de cada empleado. La automatización de la conciliación bancaria es una de las funcionalidades de nuestra solución dedicadas a acabar con los procesos basados en papel.
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