Una de las preguntas más repetidas entre los trabajadores que se desplazan por motivos profesionales es el precio del kilometraje en este país. Y es que muchos empleados e incluso empresarios no tienen muy claro cuál es el precio establecido o qué puede incluirse en este gasto. Por eso en este artículo vamos a responder a todas las dudas sobre el kilometraje. ¡Sigue leyendo!
Qué se considera precio por kilometraje
Establecer una tasa de kilometraje es esencial para las empresas que cuentan con trabajadores que se desplazan en su vehículo con fines comerciales. El precio que se fija es una compensación para todos los gastos relacionados con este desplazamiento, empezando por el combustible, pero también entran en juego otros factores.
Uno de los primeros pasos que debe hacer una empresa antes de establecer el precio por kilometraje es contar con una política de gastos en la que se definan los gastos que van a ser reembolsados a los trabajadores y la forma en la que esto se llevará a cabo. El convenio colectivo de cada empresa es el que fija exactamente el porcentaje por kilometraje a recibir por cada trabajador, a partir de lo que establece la Agencia Tributaria, como veremos más adelante.
Qué comprende este precio por kilometraje
El precio por kilometraje debe cubrir el desgaste y consumo del vehículo del trabajador. Sin duda, el combustible representa la parte más importante de esta compensación, en torno al 60%. Pero son más los elementos que deben cubrirse.
Por ejemplo, el desgaste de neumáticos o aceite o las posibles averías que pudieran aparecer. Es decir, todo elemento relacionado con la mecánica del vehículo que haya que sustituir.
Otra parte importante que comprende este precio es el seguro del coche. El kilometraje debe cubrir una parte proporcional del seguro del vehículo del empleado, teniendo en cuenta las implicaciones legales en caso de que se produzca un accidente durante el desplazamiento laboral.
Y, por último, también entra en juego los impuestos relacionados, como el impuesto de circulación o matriculación del vehículo.
Por lo tanto, aunque por el nombre pueda parecer que solo incluye la gasolina, la compensación por kilometraje debe cubrir varios factores.
Por otra parte, hay algunos gastos que no pueden incluirse dentro del precio por kilometraje, como por ejemplo las multas que reciba el conductor durante ese desplazamiento o los peajes por los que tenga que pasar. Sin embargo, los peajes sí pueden incluirse en una nota de gastos, pero no concebido como gasto por kilometraje, al igual que pasa con los gastos de aparcamiento. Esto dependerá de la política de gastos de la empresa.
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¿Cómo se calcula?
Es interesante comenzar este epígrafe comentando que no hay una regulación estricta sobre los gastos de gasolina en España. Como hemos comentado en varias ocasiones, esto dependerá de cada empresa y de su política de gastos.
Pero maticemos esto. No es que no haya una ley o una regulación en España. Es que la Agencia Estatal de Administración Tributaria de este país, en su apartado de “Asignaciones para gastos de locomoción”, considera que el pago por kilómetro recorrido debe ser de 0,19 euros. Estos 0,19 euros estarán libres de impuestos y no tendrán que tributar.
Es, entonces, responsabilidad de la empresa, si ésta quiere pagarle 0,50 euros al trabajar por kilómetro recorrido y litro de combustible gastado, ya que 0,31 euros tendrán que tributar como retribución para el empleado en el IRPF. Por eso, podemos encontrar empresas que pagan hasta 0,95 € y otras que se ajustan al 0,19 € marcado por la Administración.
Guipúzcoa y Navarra son las únicas provincias donde el límite del gravamen por kilometraje se ha regulado a 0,29 € /km. y 0,32 €/km. respectivamente.
En el año 2020, la media del precio por kilometraje ha sido de 0,20 euros por kilómetro. Debemos destacar que es el precio más bajo desde el año 2014, por lo que, sin duda, la crisis sanitaria que atraviesa el mundo también ha afectado a esta parte de las empresas. En el año 2019, se pagó una media de 0,28€.
También entran en juego varios factores como el sector de la actividad, la jerarquía del empleado dentro de la empresa, los años de antigüedad o las políticas de viaje de cada compañía.
Si desgranamos este cálculo por sectores, en este tipo de empresas es en las que mejor se paga el kilometraje en España:
- Sector farmacéutico
- Sector de la alimentación
- Sector de la industria
- Sector seguros
Gestionar el precio por kilometraje en contabilidad
El procedimiento más habitual que siguen las empresas y los trabajadores para la reclamación de los gastos de kilometraje debe quedar perfectamente estipulado en la política de gastos de viaje de la empresa.
Gestionar y controlar de manera eficiente estos gastos permite, además de beneficiarse de ventajas fiscales y financieras, maximizar los beneficios, mejorar la eficacia y ahorrar tiempo y costes
Hay dos puntos importantes que deben tenerse en cuenta en la contabilidad: establecer un presupuesto disponible solo para viajes y delimitar qué costes se cubrirán con él. O lo que es lo mismo, se debe crear una política de empresa que ayude a calcular los gastos por kilometraje en el caso de los viajes de negocios que estén relacionados directamente con la actividad profesional de la empresa. Así se fija un límite específico para todos los empleados, y no habrá malentendidos más tarde en el presupuesto general de la empresa.
Pero esto no es todo, ya que una de las ventajas que suponen los gastos de gasolina para las empresas es la posibilidad de solicitar la deducción del IVA de estos gastos, que actualmente está fijado en un 21%. Desde el 2012 es posible deducir la totalidad del IVA de los pagos relacionados con el combustible, siempre que se demuestre que estos gastos se hicieron por motivos relacionados con la empresa y su actividad profesional.
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Expensya, una solución para gestionar los gastos de kilometraje
Optimizar los gastos de combustible por viajes profesionales es posible gracias a múltiples herramientas digitales y automatizadas. Estas soluciones de software suponen múltiples ventajas para las empresas, ya que abaratan el proceso de calcular los gastos tanto económico como en cuanto a cuestión de tiempo, así como de gestión de tiques y recibos y es más fácil y rápido descubrir posibles errores o fraudes.
Una herramienta como Expensya es ideal para mejorar, optimizar y calcular la gestión de los gastos de kilometraje. El trabajador solo tiene que subir una fotografía de los tiques de gasto a la plataforma, donde la tecnología inteligente (OCR) reconoce todos los datos importantes. Gracias a la homologación de la Agencia Tributaria con la que cuenta Expensya, el empleado puede deshacerse del recibo en papel en el momento en el que éste es subido a la solución. Además, los gastos de kilometraje serán calculados de manera automática y rápida en el momento en el que el empleado selecciona en la aplicación que se trata de gastos por desplazamientos profesionales.
Sin duda, una de las soluciones más completas para optimizar la gestión de todos los gastos profesionales, en este caso los relacionados con la gasolina y los viajes de empresa.
Expensya cuenta con una prueba gratuita de 30 días, en la que puedes comprobar las múltiples ventajas que esta solución aportará a tu empresa.
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