Notas de gastos digitales

¿Cuáles son las ventajas de las notas de gastos digitales?

Compartir en:

Sin lugar a dudas, la gestión de las notas de gastos es uno de los procesos que más tiempo consume en la empresa, suele llegar a convertirse en una pesadilla y moviliza varios recursos. Por tanto, es necesario optimizar y agilizar esta tarea que se apodera del día a día de su empresa. Actualmente existen soluciones automatizadas que permiten optimizar dicho proceso. ¡Descubra en las líneas siguientes las ventajas de las notas de gastos digitales!

¿Por qué utilizar definitivamente una solución específica de notas de gastos digitales?

Todas las empresas se ven abocadas a asumir gastos destinados a garantizar la continuidad de su actividad y de sus procesos asociados. Suelen ser los colaboradores los que contraen estos gastos en su presupuesto personal, y la empresa está obligada a reembolsarles las cantidades que hayan gastado. Sin embargo, este proceso suele resultar complejo y muy costoso para la empresa.

Así pues, la gestión de notas de gastos entraña costes ocultos mucho más importantes. La mayor parte de las empresas cree que el único coste de las notas de gastos es el importe que sus colaboradores gastan y que hay que reembolsarles, y no tienen en cuenta los demás costes que no afectan directamente a la tesorería.

Una gestión ineficaz de las notas de gastos genera enormes pérdidas económicas para las empresas. Supone también una pérdida de tiempo, un elevado riesgo de fraude y un IVA mal recuperado. Por otra parte, el archivo físico de recibos genera un riesgo enorme de rectificación por parte de las autoridades, de manera que el rendimiento de la empresa en su actividad principal se ve mermado.

Leer también | Justificante de nota de gastos: ¿cómo son esos documentos?

Hoy en día, cada vez son más las empresas que optan por una solución específica para la gestión de las notas de gastos con el objetivo de digitalizar este proceso que consume una gran cantidad de tiempo.

Una solución inteligente de gestión de las notas de gastos resulta ser la mejor alternativa para reducir estos costes y ahorrar tiempo para la empresa, transformando varias etapas de este proceso para automatizarlo.

Descubra en las líneas siguientes las ventajas de las notas de gastos digitales.

1. Una fuente de ahorro para la empresa

Según un estudio llevado a cabo por HRS y la Fundación GBTA, el tratamiento de una nota de gastos supone un dispendio de 53 € para la empresa, el equivalente a 20 minutos de tiempo de un empleado. Además, de media, una de cada cinco notas de gastos contiene un error, que genera, en consecuencia, 48 € más de pérdidas, el equivalente a 18 minutos.

Es por ello que la digitalización de todo el proceso, mediante la implantación de una solución de gestión de notas de gastos, representa una importante fuente de ahorro para su empresa.

¿Cómo puede evitar la digitalización que una empresa pierda tanto dinero?

Estas son las etapas de una gestión manual de gastos y recibos:

  • entrada manual en Excel;
  • transmisión de la nota de gastos a los distintos departamentos de control para su validación;
  • verificación de gastos según la política de reembolso establecida;
  • intercambio de información sobre errores y olvidos;
  • archivo físico de recibos.

Todo este proceso manual es largo, exige mucho tiempo y, además, es muy costoso. Por este motivo, se hace necesario adoptar un software de gestión de notas de gastos destinado a optimizar y automatizar todo este proceso.

2. Un ahorro de tiempo considerable para la empresa

Es un hecho: la gestión manual de las notas de gastos supone una pérdida de tiempo considerable en cada etapa del proceso. Las notas de gastos digitales permiten reducir el tiempo dedicado a este proceso, a todos los niveles: desde la fase de creación hasta la de transmisión de gastos, todas las etapas se optimizan y precisan poca intervención.

Al adoptar la digitalización, el departamento financiero no pierde más tiempo con el control de gastos: no se necesita la doble verificación y se evitan errores, pérdidas e intentos de fraude gracias a la centralización de los datos y la automatización de los datos introducidos. Asimismo, el trabajo del departamento contable se simplifica: los datos se pueden exportar y reintegrar directamente en el software de producción contable. De este modo, se evita una segunda entrada de datos.

3. Un control de gastos más sencillo

Gracias a una solución de digitalización de las notas de gastos, a partir de ahora los distintos departamentos implicados en el control de gastos podrán acceder con total facilidad a los diferentes gastos asumidos.

Una solución de gestión de notas de gastos automatizada permite centralizar todos los datos importantes relativos a los gastos profesionales, y debe utilizarse para ayudarle a mejorar la conformidad de los gastos que usted reembolsa. Detección de duplicados, controles de automatización de la política de gastos, módulo de análisis de business intelligence (BI) comparativo entre empleados, unidades y entidades, tratamiento automático del IVA recuperable…, estas son solamente una parte de las funcionalidades que le ofrece una solución como Expensya.

Una solución digitalizada permite igualmente estudiar de cerca las distintas partidas de gastos y optimizar los presupuestos reservados a los gastos profesionales. Además, se pueden establecer nuevas reglas de gastos o negociar las ofertas con ciertos proveedores.

Leer también | Notas de gastos: implementación de una política de gastos

4. Un flujo de validación más sencillo

Una solución automatizada de gestión de las notas de gastos se adapta a los procesos de su empresa, permitiendo gestionar su flujo de validación en la nube y facilitar así la transmisión de gastos de sus colaboradores, su validación y su integración en el sistema de contabilidad. Pero como cada empresa tiene sus propios procesos, compruebe hasta qué punto puede configurar sus flujos de validación (¿por jerarquía?, ¿por proyecto?, ¿por importe?) y el número de niveles de validación que puede establecer.

De esta manera, se avisa automáticamente a los validadores desde el momento en que se les envía una nota de gastos para su validación. Esto les proporciona mayor visibilidad sobre los gastos de sus colaboradores, reduce el tiempo de dedicación a la aprobación y pone fin a los retrasos de reembolso que tienden a eternizarse con la gestión clásica de las notas de gastos.

5. Un almacenamiento digital, legal y seguro

El decreto francés del 22 de marzo de 2017 ha cambiado la situación en materia de archivo físico de recibos y marca la entrada en vigor de la digitalización certificada de documentos. Así pues, esta nueva ley estipula que el archivo físico deja de ser obligatorio y desde este momento está permitido el almacenamiento de recibos de notas de gastos en formato digital. En este sentido, todos los recibos físicos digitalizados mediante una solución que cumpla las normas tienen valor probatorio y conservan el mismo valor legal que los recibos físicos.

El archivo digitalizado de recibos asegura la conservación de los recibos y reduce los riesgos de alteración y de pérdidas. De hecho, la empresa ya no está obligada al archivo físico y almacena sus recibos en un servidor electrónico.

Al final, la digitalización de este proceso tan lento, que supone realizar una tarea sin ningún valor añadido para todos los colaboradores, puede ser la mejor alternativa.

Una solución para digitalizar las notas de gastos facilita el control de los gastos y la gestión de los presupuestos de cada departamento, simplifica la transferencia y la validación, agiliza el reembolso y, por último, protege el entorno, ya que se limita la utilización del papel.

No dude en probar la solución Expensya de forma gratuita durante un período de 30 días sin ningún compromiso, ¡y descubra la gestión digital de las notas de gastos!

Compartir en:

Deja una respuesta

Tu dirección de correo electrónico no será publicada. Los campos obligatorios están marcados con *