La declaración trimestral del IVA es una de las cuestiones que más problemas presenta para empresas y autónomos. Porque es un fichero de casi 100 casillas que no todos saben rellenar. Pero aquí está la solución. En este artículo desgranamos la declaración trimestral del IVA, cómo se presenta, qué debe aparecer y para qué sirve cada una de esas casillas. Ya no tendrás ningún problema para presentar la autoliquidación de manera simple y eficaz.
Qué es la declaración trimestral del IVA
Para comenzar con este artículo, vamos a definir qué es el IVA. Es el Impuesto sobre el Valor Añadido, un porcentaje impositivo que recae sobre el consumo de bienes y servicios (y no sobre la renta de las personas). Según la definición oficial, el IVA “grava las entregas de bienes y prestaciones de servicios efectuadas por empresarios y profesionales, las adquisiciones intracomunitarias y las importaciones de bienes”.
En territorio español existen tres tipos de IVA:
IVA general 21%
IVA reducido 10%
IVA superreducido 4%
Las empresas deben ingresar el importe del IVA aplicado a sus bienes, servicios o productos que paga el consumidor final, ya que luego hay que devolvérselo a Hacienda.
Pero volvamos a la declaración trimestral del IVA. Hacienda, el organismo que se encarga de la administración pública en cuanto a la recaudación de recursos y hacerlos llegar al Estado, tiene como principal tarea comprobar que empresas y autónomos están al día en cuanto a recaudar el IVA de sus bienes, servicios y productos. Es decir, que has recogido correctamente el impuesto correspondiente que te han entregado tus clientes cuando te pagan por tus servicios, sin ningún tipo de error ni intento de fraude hacia la administración. Porque el IVA no se paga, se devuelve o se recauda. Cada tres meses, se le devuelve a Hacienda lo que los clientes han pagado a lo largo del trimestre fiscal.
Cuando una sociedad compra un producto para poder desarrollar su actividad, el impuesto que ha pagado por ese bien se resta del que se recaude. Esta es la diferencia entre el IVA devengado (el que se recauda con la actividad profesional) y el IVA deducible (el que se desgrava por compras necesarias para la actividad profesional). Restando las cuotas del deducible al devengado, se obtiene el resultado de la autoliquidación de IVA que hay que presentar ante la administración pública.
Por lo tanto, la Agencia Tributaria (o Hacienda) exige a las empresas y autónomos declaraciones de IVA trimestrales para liquidar el porcentaje impositivo.
Porqué es obligatorio para las empresas
Como hemos mencionado anteriormente, la declaración trimestral del IVA es la forma que tiene Hacienda de comprobar que empresas y autónomos hacen bien sus deberes. La entidad pública dispone de una base con la que comprobar si el IVA se ha declarado correctamente o no.
Por ejemplo, como empresa debes adquirir ciertos productos de otra sociedad para el desempeño de tu actividad profesional. Ambas empresas, la tuya y la vendedora deberéis reflejar las operaciones en las declaraciones, y deben coincidir el IVA repercutido de una con el deducible de la otra. Si no es así, la Administración comenzará a investigar y normalmente la situación acabará con sanciones para ambas empresas.
El modelo 303, con el que se realiza la declaración trimestral del IVA, debe ser presentado por cualquier profesional, autónomo o empresario que desarrolle una actividad profesional con operaciones sujetas a IVA, independientemente del tipo de empresario que sea (sociedad, autónomo, asociación, cooperativa, sociedad civil…) y del resultado de la declaración (a ingresar, a cero, negativa a compensar o devolver). También deben presentarlo los arrendadores de inmuebles o bienes y los promotores inmobiliarios. Según el resultado de esta declaración, a veces habrá que pagar a Hacienda, o será la Administración quien te devuelva.
Los plazos para presentar la declaración trimestral del IVA son los siguientes:
- Primer trimestre: facturas realizadas de enero a marzo. Plazo hasta el 20 de abril.
- Segundo trimestre: facturas realizadas de abril a junio. Plazo hasta el 20 de julio.
- Tercer trimestre: facturas realizadas de julio a septiembre. Plazo hasta el 20 de octubre.
- Cuarto trimestre: facturas realizadas de octubre a diciembre y resumen anual. Plazo hasta el 30 de enero.
Existe la posibilidad de presentar la declaración mensual del IVA a través del Suministro Inmediato de Información (SII), pero solo aquellas empresas que cumplan con los requisitos y que así lo hayan solicitado, aunque esto no exime de la presentación trimestral de la liquidación.
Qué elementos deben aparecer en la declaración
La declaración trimestral del IVA se realiza presentando el modelo 303. En él, deben estar presentes todos los impuestos de las facturas emitidas durante tres meses que deben pagarse (o devolverse) a Hacienda.
Importante: el modelo 390 es el resumen anual de todos los modelos 303 que se han presentado durante los trimestres anuales. El IVA declarado en los trimestres debe coincidir con el resumen anual del modelo 390.
Para hacer la declaración trimestral del IVA, se necesitan todos los ingresos y gastos relacionados con la actividad profesional que hayan tenido lugar en el trimestre correspondiente, siendo necesario todas las facturas de cada uno de los gastos e ingresos.
Estos son los elementos que deben aparecer en la declaración del IVA, que contiene 99 casillas:
Sección 1 y 2: identificación y devengo: en esta sección deben aparecer todos los datos de la empresa (nombre, apellidos, razón social, NIF…), así como el ejercicio fiscal y el periodo al que corresponde la autoliquidación.
Sección 3: en este apartado se detalla el IVA devengado y el IVA deducible.
A partir de aquí, hay que tener en cuenta el tipo de régimen de IVA al que se acoge la empresa o autónomo. Existen dos tipos:
El Régimen General del IVA, que se aplica cuando a la actividad no le corresponde ningún régimen especial o bien, cuando se ha renunciado o queda excluido del simplificado o del régimen especial de la agricultura, ganadería y pesca.
La mayoría de los autónomos y empresas están acogidos a este régimen del IVA y repercute, sobre los clientes, el porcentaje de IVA que corresponda según el importe de la operación.
Por su parte, el Régimen Simplificado del IVA se aplica a personas físicas o entidades en régimen de atribución de rentas, que desarrollen actividades establecidas por la Agencia Tributaria.
Las empresas que se acojan al Régimen General deben rellenar los siguientes apartados:
IVA devengado:
Casillas de la 01 a la 09: aparecen tres filas y tres columnas. La primera columna corresponde a la base imponible, la segunda al tipo de IVA que aplicas (4%, 10% o 21%) y la tercera a la cantidad ingresada por IVA.
Casillas 10 y 11: si no tienes CIF intracomunitario, no debes rellenarlas. En el caso de que sí, en la casilla 10 escribe la base imponible de las adquisiciones intracomunitarias de bienes y servicios realizadas en el período de liquidación y el sistema calculará la cuota resultante en la casilla 11.
Casillas 12 y 13: en la casilla 12 deberás consignar las bases imponibles y de las cuotas devengadas en el periodo de liquidación por inversión del sujeto pasivo, que son aquellas facturas que no incluyen IVA, pero exigen al receptor autoliquidar la operación y repercutir el impuesto.
Casillas 14 y 15: puede que a lo largo del trimestre hayas emitido alguna factura rectificativa, tengas impagos, devoluciones o hayas realizado alguna otra modificación. Si es así, debes anotarlo en estas casillas.
Casillas de la 16 a la 26: es el espacio reservado al recargo de equivalencias.
Casilla 27: aparece el total de la cuota devengada, que es la suma de todos los resultados de la columna de cuotas. El cálculo es automático si se rellena de forma telemática.
IVA deducible:
Casillas 28 y 29: para la mayoría de los autónomos y empresas, bastará con rellenar estas casillas en este bloque. Deberás calcular la base imponible de todas las compras corrientes de tu negocio (teniendo en cuenta qué gastos son deducibles) y la cuota del IVA resultante.
Casilla 30 y 31: debes repetir la operación anterior, pero solo rellenar estas casillas en el caso de que hayas adquirido activos de larga duración (por ejemplo, maquinaria).
Casillas de la 32 a la 35: en ellas deberás señalar aquellas compras extracomunitarias que pasen por la aduana y que consten de una factura DUA, diferenciando entre bienes de inversión y corrientes.
Casillas de la 36 a la 39: solo si tienes un CIF intracomunitario puedes reflejar en la casilla 36 la base imponible de las compras que hayas hecho en la Unión Europea referentes a bienes corrientes y de inversión.
Casillas 40 y 41: corrección de datos.
Casilla 42: compensaciones que has recibido si eres autónomo en el Régimen especial de la agricultura, ganadería y pesca.
Casilla 43 y 44: si antes de iniciar tu actividad hiciste alguna inversión, como la compra maquinaria, tecnología, ordenadores, deberás declarar la cuota de IVA correspondiente en la casilla 43. Si se trata del último trimestre del año, deberás rellenar también la casilla 44.
Casilla 45: recoge la cantidad total que te puedes deducir.
Casilla 46: es la resta de las casillas 27 y 45 y es resultado de tu autoliquidación de IVA. Si el resultado es positivo, deberás devolver esa cuantía a Hacienda. Si es negativo, significa que has pagado más IVA del que has cobrado y lo puedes compensar.
Régimen simplificado de IVA:
Casillas de la 59 a la 61: se trata de un apartado meramente informativo en el que deberás hacer constar las ventas al extranjero, que están exentas de IVA.
Casillas 62, 63, 74 y 75: el IVA de caja es un régimen especial que permite retrasar el pago de este impuesto hasta que se hayan cobrado las facturas. Estas casillas se emplean para informar del importe afectado por el criterio de caja, tanto en los ingresos (62 y 63) como en los gastos (74 y 75).
Resultado
En este apartado se refleja el resultado final de la declaración.
Compensación
Si el resultado de la casilla 71 es negativo puedes consignar aquí el importe para que Hacienda te compense.
Sin actividad
Si no has tenido actividad económica durante todo el trimestre, también tienes que presentar el modelo 303 aunque quede en blanco, marcando esta casilla.
Devolución
Si estás en el último trimestre del año y el resultado de tu liquidación sale negativo, puedes solicitar a Hacienda que te devuelva el importe en tu cuenta bancaria.
Ingreso
En este apartado, se rellena el número de cuenta en el que Hacienda debe hacer el cobro del IVA.
Expensya, una solución que te ayuda en la declaración trimestral del IVA
Como hemos dicho anteriormente, para realizar la declaración trimestral del IVA es esencial presentar las facturas de los ingresos y gastos realizados durante el periodo correspondiente. Y aquí es donde entra en juego Expensya.
Gracias a la alianza con 60días, plataforma líder en la recuperación del IVA, las facturas perdidas o no reclamadas en el momento, podrán ser presentadas ante la Administración. 60días se pone en contacto con el proveedor para conseguir una factura válida para la deducción del IVA.
Expensya por su parte es una de las plataformas líderes en el mercado en la gestión de gastos de empresa. Una solución fácil de usar, intuitiva y adaptada a las necesidades del usuario que simplifica la vida de los trabajadores. En una sola aplicación, el empleado puede almacenar todos sus gastos en la nube, y tenerlos a mano con tan solo un clic. Expensya cuenta con una tecnología OCR+, a través de la cual el usuario solo tiene que hacer una fotografía del tique o recibo del gasto, y la Inteligencia Artificial se encarga de definir todos los detalles del archivo (fecha, importe, IVA, categoría del gasto…).
Gracias a la homologación de la Agencia Tributaria, los usuarios de Expensya pueden olvidarse de guardar el recibo en formato papel. Los archivos se almacenan en la nube durante 6 años y tienen el mismo valor legar que un recibo en papel, además de asegurar una buena conservación, un registro más seguro y la posibilidad de consultarlos desde cualquier lugar o momento. Incluso las facturas que se reciban por mail pueden derivarse directamente al correo de Expensya y los datos más relevantes serán extraídos y tramitados de manera automatizada.
Expensya y 60días se encargan de todo el proceso de gestión de gastos de empresa. Así, podrás agilizar, automatizar y digitalizar todo el proceso de gestión de gastos: la entrada de datos al sistema, el flujo de validación y la contabilidad gracias a Expensya, y la obtención de facturas de los tiques con IVA deducible mediante 60días.
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