Notas de gastos digitales

Descubre las notas de gastos 100% digitales

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Hoy en día, las empresas tratan las notas de gastos con su soporte en papel. Dicho esto, es una tarea que puede representar un verdadero quebradero de cabeza para los gerentes y los gestores de viajes. Afortunadamente la era digital se ha ocupado de esta problemática ofreciendo soluciones de gestión de notas de gastos digitales. Descubra por qué es acertado pasar a lo digital y cómo hacerlo.

¿Qué interés tiene una solución digital de gestión de notas de gastos?

Una solución inteligente para automatizar la gestión de notas de gastos permite ahorrar un tiempo precioso y liberar a todos los empleados que intervienen en este proceso.

Un tiempo de tratamiento optimizado

Según un estudio de GBTA, un empleado dedica 20 minutos de media a tratar una nota de gastos. Un tiempo acumulado muy importante para su empresa.

Por ello, una solución de gestión de notas de gastos como Expensya ofrece multitud de opciones que facilitan la gestión diaria de los gastos de sus colaboradores: digitalización de recibos en papel, flujos de validación automatizados, control del respeto de la política de gastos, automatización del cálculo de gastos de kilometraje, etc.

Una nota de gastos se crea automáticamente y se envía en un clic al responsable para su validación. Con este proceso se pretende optimizar el tiempo dedicado a estas tareas secundarias pero necesarias, con el objetivo de que pueda reinvertir el tiempo ahorrado en sus actividades principales.

¡Diga adiós a los recibos de notas de gastos perdidos!

El valor de un recibo cobra todo su sentido para el reembolso de una nota de gastos. Desde el punto de vista fiscal, dicho recibo es primordial y permite que la empresa cumpla las reglas establecidas.

A veces un recibo desaparece por descuido. A resultas de ello, otro quebradero de cabeza para conseguir el reembolso.

¡Más información sobre los recibos de notas de gastos!

Una solución automatizada de gestión de notas de gastos responde a la perfección a esta problemática. Así pues, el colaborador puede fotografiar instantáneamente el recibo con su teléfono inteligente. La tecnología de reconocimiento inteligente extrae toda la información pertinente y digitaliza en unos segundos el recibo, liberando al colaborador de la tarea de entrada manual de datos, pero reduciendo también considerablemente el riesgo de pérdida.

Reducción de costes de almacenamiento y seguridad aumentada

Las empresas están obligadas a archivar sus documentos contables y fiscales. Los recibos forman parte de estos documentos que la empresa está obligada a archivar. No obstante, el archivo de estos documentos no es tema baladí y consume tiempo, además de ser un gasto financiero importante. El coste medio del archivo en papel asciende a cerca de 30 céntimos por recibo. Anualmente, representa aprox. un 3 % del importe medio de una nota de gastos.

Con la digitalización de datos, el archivo digital permite reducir los costes de archivo, al ser más seguro y más económico que el archivo en papel.

¿Cómo pasar a la nota de gastos 100 % digital?

Al contrario de lo que ocurre con otros sistemas informáticos, pasar a las notas de gastos digitales es un procedimiento accesible para todo tipo de empresas. En efecto, ya sea autónomo, microempresa, pyme o incluso gran empresa, basta con elegir un software que responda a sus necesidades.

Para ello, haga un listado de las funcionalidades indispensables de su proceso de gestión de notas de gastos. Así, podrá identificar las tareas que consumen mucho tiempo. Una vez delimitadas sus necesidades, es importante probar la aplicación que responda a sus criterios y testarla.

La solución de gestión de notas de gastos digitales Expensya le ofrece una amplia gama de funcionalidades diseñadas especialmente para establecer un proceso 100 % automatizado de gastos profesionales, entre las que se encuentran:

  • la entrada automática de gastos;
  • el tratamiento de mensajes de correo electrónico;
  • el almacenamiento de datos en la nube;
  • los flujos de validación automatizados y sumamente configurables;
  • las estadísticas inteligentes y los informes BI para dirigir de manera eficaz los datos de su empresa;
  • las actualizaciones automáticas y gratuitas;
  • la integración de la solución en los distintos sistemas contables o ERP de su empresa.

Descubra nuestra lista de comprobación para elegir su solución de gestión de notas de gastos.

¿Aún tiene dudas? Expensya le ofrece la posibilidad de testar la solución de gestión de notas de gastos gratuitamente durante un periodo de prueba de 30 días.

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