¿Qué es la digitalización certificada de documentos?
La digitalización certificada consiste en crear a partir de un documento en papel una copia digital, mediante fotografía o escáner. Esta copia debe estar codificada conforme a los estándares de uso común y con un nivel de resolución aceptable por la Agencia Tributaria.
El artículo 7 de la orden EHA/962/2007 recoge la posibilidad de, mediante la digitalización certificada, prescindir de los originales en papel de facturas recibidas y otros documentos o justificantes.
¿Cómo funciona?
Homologación de la AEAT
Para poder crear copias digitales de tiques y facturas con valor legal, es necesario que la digitalización de dichos documentos se haya hecho mediante una solución homologada por la Agencia Estatal de Administración Tributaria (AEAT) para la digitalización certificada.
La homologación de la AEAT garantiza que la imagen digitalizada sea fiel e íntegra, que haya sido firmada electrónicamente y que contenga toda la información necesaria según los artículos 62 y siguientes del Real Decreto 1624/1992, de 29 de diciembre.
La Ley 37/1992, de 28 de diciembre, del Impuesto sobre el Valor Añadido establece que las facturas recibidas y los justificantes contables deben conservarse durante el plazo de prescripción del impuesto.
Del mismo modo, la Ley 37/1992 puntualiza que la obligación de conservación de los documentos puede ser llevada a cabo por un tercero.
¿Para qué sirve?
Gracias a la digitalización de tiques, facturas y demás justificantes de pago, las empresas pueden reducir sus costes de archivo de documento y todos los demás costes relacionados con éste. En adición, el archivo digital es más seguro, rápido y fácil que el archivo físico de documentos.
En primera instancia, simplifica la recepción y evita la deterioración de los documentos. Por ejemplo, en las notas de gasto, alrededor de un 15% de los tiques y recibos están estropeados, se han perdido o han sido entregados fuera de plazo.
Asimismo, es necesario estudiar la cuestión del coste: el archivo en papel cuesta de media anual 30 céntimos por recibo. Sin contar los costes de impresión de documentos, los de verificación o recuento de documentos y en algunos casos también los costes de franqueo de justificantes a la sede central.
En caso de inspección de Hacienda, el proceso de presentación de documentos también queda simplificado notablemente gracias a los documentos digitales.
La digitalización de facturas y tiques permite:
- La centralización de los documentos
- La facilidad de acceso a todos los documentos en tiempo real
- La trazabilidad y el seguimiento del histórico de las operaciones
- La integridad de los documentos
- La seguridad de los documentos
- La legibilidad de los documentos
Con Expensya, olvídate de conservar tus tiques y facturas
Expensya, solución de gestión de notas de gastos, ha sido homologada por la AEAT para la digitalización certificada. Esto significa que todos los tiques y facturas digitalizados con Expensya por las empresas españolas o con filiales en España tienen valor legal. Por lo tanto, la conservación de tiques y recibos en papel deja de ser necesaria.
La ley establece que los documentos se conserven durante el plazo de prescripción del impuesto. Actualmente, los impuestos prescriben al cabo de 4 años, pero se pagan con un año de demora. Por lo tanto, es necesario conservar los documentos por un total de 5 años. En Expensya, conservamos tus justificantes en la nube durante 10 años.
Esta funcionalidad permite a las empresas realizar importantes ahorros en materia de archivo de documentos y a la vez mejorar la eficiencia interna mediante la digitalización de documentos. Las empresas pueden olvidarse de las facturas acumuladas en cajas y de las búsquedas interminables de justificantes. Ahora es posible acceder a todos los documentos archivados a partir de Expensya, en cualquier momento y desde cualquier lugar.
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