IVA deducible y gastos de empresa

El IVA deducible y los gastos de empresa

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El IVA. Ese Impuesto sobre el Valor Añadido que tantos quebraderos de cabeza da en ocasiones a las empresas (del tamaño que sean) y a los autónomos. Y es que los gastos que se realizan en el seno de una empresa que estén relacionados directamente con la actividad profesional, pueden estar sujetos a una devolución de este porcentaje impositivo. Pero no todos los profesionales tienen claro cuáles son los gastos que soportan un IVA deducible, cuáles un IVA devengado, o incluso la diferencia entre estos dos. Por eso este artículo va a resolver todas las dudas al respecto. ¡Sigue leyendo!

¿Qué es el IVA deducible?

El IVA deducible es la parte porcentual que un autónomo o empresa puede recuperar de un gasto realizado en el interior del país, debido a que con él adquirió bienes y servicios que están relacionados directamente con el ejercicio de su actividad empresarial.

Todos los consumidores debemos hacer frente al pago del IVA cuando compramos cualquier tipo de bien o servicio. Pues bien, un profesional puede recuperarlo mediante el modelo 303 de liquidación del IVA.

Eso sí, es muy importante tener en cuenta que no todos los gastos que se produzcan en el seno de una actividad profesional pueden ser considerados deducibles. Para ello, deben cumplir una serie de requisitos establecidos por la Ley del IVA, que en su artículo 95 aclara que el principio más importante es que esté relacionado directamente con la actividad profesional de la empresa o el autónomo.

Además, el gasto debe estar justificado documentalmente, a través de facturas y no de recibos o tiques. La Agencia Tributaria hace hincapié en el hecho de que, para desgravar el IVA, los gastos deben estar justificados mediante facturas originales y completas en las que el gasto esté desglosado y detallado.

Por último, los gastos deben estar registrados en la contabilidad de la empresa, en función de la normativa para las empresas y autónomos que realicen una actividad profesional. Si los gastos no están registrados en los libros contables, quedan descartados como deducibles.

Hay que tener en cuenta también que la deducción del IVA se debe hacer en un periodo de 4 años desde la emisión de la factura. Por eso es recomendable guardar todos los recibos y facturas al menos durante ese periodo de tiempo. A día de hoy, existen muchas aplicaciones de gestión de gastos que pueden conservar las facturas en la nube durante todo este tiempo, comprendiendo así un ahorro de espacio y tiempo muy importante para las empresas. Para que estas aplicaciones puedan guardar las facturas en la nube y que éstas cuenten con el mismo valor que un archivo físico, deben contar con la homologación oficial de la Agencia Tributaria y las Agencias Forales.

Por otro lado, hay una serie de gastos cuyo IVA no podrá ser deducido, como son:

  • Joyas, alhajas, piedras preciosas, perlas y objetos elaborados total o parcialmente con oro o platino
  • Alimentos, bebidas y tabaco
  • Espectáculos de ocio y servicios recreativos
  • Gastos destinados a la atención de clientes, asalariados o terceras personas

 

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Diferencia entre el IVA devengado y el deducible

Es importante diferenciar el IVA devengado y IVA deducible para entender cómo funciona cada uno de ellos.

El IVA devengado (o repercutido) es el porcentaje que las empresas, autónomos y profesionales aplican en sus facturas emitidas por una prestación de un servicio o por la venta de un producto, o lo que es lo mismo, es el importe que deben ingresar en Hacienda. Por lo tanto, el devengado nunca podrá ser deducible, ya que es un importe que empresas y autónomos cobran a través de sus ventas o actividades, no lo pagan ellos directamente.

Sin embargo, el IVA deducible (o soportado) es la cantidad que los profesionales, empresas y autónomos deben abonar al adquirir un producto o servicio, cantidad que pueden deducir en las declaraciones del IVA.

Una vez entendida la diferencia entre IVA soportado y repercutido, surge la pregunta de por qué existen dos tipos de IVA diferentes. Esto es así porque es un impuesto que grava todas las etapas de la producción de un producto (compra de materiales, servicios adicionales…). Si el empresario o autónomo no puede deducirlo, el cliente final pagaría una cantidad muy elevada.

La forma más sencilla de evitar esto es deducir el IVA soportado sobre el repercutido y así no habrá problemas de doble imposición.

¿Cómo calcular el IVA a pagar a Hacienda?

Desde el mes de julio del año 2017, la Agencia Tributaria lanzó el Suministro Inmediato de Información (SII) basado en el seguimiento de los Libros de Registros del impuesto a través de la sede electrónica de la Agencia Estatal de Administración Tributaria.

Con el SII, el seguimiento dde los registros de información se realiza de manera casi inmediata. A través de este proceso, se establece un plazo de cuatro días para remitir la información desde la fecha de expedición de la factura o desde que se produzca su registro contable (excluidos sábados, domingos y festivos). Después de cada facturación el contribuyente deberá enviar a la Agencia Tributaria el detalle de las facturas emitidas y recibidas, donde será obligatorio llevar el registro de los libros contables a través de la sede electrónica de la AEAT mediante el suministro electrónico de los registros de las operaciones realizadas. Hasta el día de hoy, las empresas presentaban su información a la Agencia Tributaria según la periodicidad de cada una (mensual, trimestral o anual).

En cuanto a cómo se calcula el IVA a pagar, la operación es la siguiente: restando el IVA deducible al total de IVA repercutido o devengado a otros clientes.

El IVA repercutido o devengado se calcula multiplicando el porcentaje de IVA que se cobra por el producto o servicio que la empresa o autónomo ofrece (4%, 10% ó 21%, según el caso), por el precio de venta del producto.

Por otro lado, el IVA soportado o deducible se calcula del mismo modo, multiplicando el porcentaje que debe aplicar el proveedor al importe abonado por un producto o servicio.

Una vez hechos todos estos cálculos, hay que sumar todo el IVA que repercutido a los clientes y hacer lo mismo con todo el IVA soportado. Después, solo hay que restar el total del IVA repercutido del total de IVA soportado.

Estas serían las operaciones:

  • IVA soportado = precio de compra × tipo de IVA soportado en cada factura recibida por compras y gastos.
  • IVA repercutido = precio de venta × tipo de IVA repercutido en cada factura emitida.
  • IVA a pagar = IVA repercutido − IVA soportado

 

Para qué tipo de gastos se debe tener en cuenta el IVA deducible

Como ya hemos dicho, para que un gasto sea deducible debe estar relacionado con la actividad económica de la empresa. En España existe una ley, la Ley 37/1992 del Impuesto sobre el Valor Añadido, que enumera todos los gastos que pueden deducirse las empresas, profesionales y autónomos a través de su oportuna justificación. Los gastos más habituales que pueden deducir el IVA son:

  • Consumos de explotación: estos consumos son los gastos imprescindibles para la actividad de la empresa, como materias primas y material de oficina.
  • Servicios de profesionales independientes: este apartado incluye los gastos de pagos realizados por la contratación de terceros, como servicios de abogados, notarios, asesorías, etc.
  • Alquileres de locales para el desarrollo de la actividad profesional de la empresa o el autónomo, así como de leasing y renting.
  • Compras tecnológicas: todos aquellos equipos imprescindibles para el buen funcionamiento de la empresa, como ordenadores, impresoras, softwares de empresas, teléfonos móviles…
  • Electricidad e Internet: en este tipo de gastos hay que definir dos casos. En primer lugar, si la actividad se realiza en una oficina o local específico, los profesionales pueden deducir el 100% de los gastos de electricidad (luz, teléfono fijo e Internet). Si, por el contrario, es un autónomo que trabaja desde casa, solo podrá desgravar la parte proporcional del espacio que se utiliza para trabajar y no todos los gastos de la casa relacionados con la electricidad.
  • Gastos de transporte: Si se puede demostrar que los gastos de transporte (ya sean gasolina, tiques de metro o transporte público) están exclusivamente relacionados con la actividad profesional, podrán ser considerados deducibles.
  • Gastos de representación necesarios para generar ingresos en la empresa, ya sean invitaciones a comidas o cenas, alojamientos o la adquisición de bienes y servicios, como siempre, que estén relacionados directamente con la actividad profesional de la empresa.

 

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Cómo se deduce el IVA en una factura

Para poder recuperar el IVA deducible de los gastos profesionales, es imprescindible la presentación de los oportunos justificantes. No todos los justificantes son correctos para poder declarar el IVA: deben hacer sido emitidos en los últimos cuatro años, estar en perfecto estado de conservación en caso de que la presentación de las facturas se produzca mediante archivo físico, y deben ser digitalizadas para su tratamiento.

Como hemos dicho anteriormente, un justificante no es un documento válido para la recuperación del IVA, sino que es necesario agrupar los que han sido emitidos por el mismo proveedor y convertirlos en facturas. De la misma manera, deben estar validadas mediante firma y sello del proveedor.

Es importante tener en cuenta que las facturas deben ser cotejadas con el objetivo de comprobar que cumplan con los puntos elaborados en la Ley 37/1992. En ellas deben aparecer la siguiente información:

  • Nombre o razón social
  • Domicilio
  • NIF de la empresa o autónomo
  • Fecha
  • Número de factura

Por último, todas las facturas deben ser introducidas en los sistemas contables de la empresa o del autónomo. Para realizar correctamente este paso, es esencial conservar los justificantes en papel durante cuatro años (o en una aplicación digital homologada por la Agencia Tributaria), así como elaborar los libros de IVA en el departamento contable para archivar toda la información de la empresa.

En resumen, podemos decir que para que una factura pueda presentarse como reclamo de la deducción del IVA debe: justificar todas las operaciones de la empresa y contener el IVA desglosado y la identificación de la empresa emisora y receptora.

Es esencial que las facturas que se presenten para conseguir la devolución del IVA deducible sean facturas completas. En el caso de que no se disponga de este tipo de documentos, existe la posibilidad de rectificar dichas facturas, a través de las facturas rectificativas.

Una factura rectificativa es un documento que completa la factura ordinaria con los datos obligatorios que faltaban en la anterior. Deben estar presentes todos los datos fiscales necesarios según la ley vigente. En esta factura que sustituye la original, deben estar incluidos todos los datos del destinatario, así como especificar el porcentaje de IVA repercutible.

 

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Expensya: una solución para la gestión de gastos de empresa

La gestión de gastos de empresa y la recuperación del IVA de esos gastos es un problema para muchas empresas, por falta de información, por no tener las facturas adecuadas o por otras muchas razones. Pero por eso, desde Expensya queremos hacer la vida de todos nuestros usuarios fácil y sencilla. Gracias a la alianza con 60días, plataforma líder en la recuperación del IVA, ningún gasto, cuyo IVA sea deducible, se quedará sin ser reclamado. En el caso de que la empresa o el autónomo no cuente con las facturas completas y detalladas que exige la ley, 60días se pone en contacto con el proveedor para conseguir una factura válida para la deducción del IVA.

Expensya por su parte es una de las plataformas líderes en el mercado en la gestión de gastos de empresa. Una solución fácil de usar, intuitiva y adaptada a las necesidades del usuario que simplifica la vida de los trabajadores. En una sola aplicación, el empleado puede almacenar todos sus gastos en la nube, y tenerlos a mano con tan solo un clic. Expensya cuenta con una tecnología OCR+, a través de la cual el usuario solo tiene que hacer una fotografía del tique o recibo del gasto, y la Inteligencia Artificial se encarga de definir todos los detalles del archivo (fecha, importe, IVA, categoría del gasto…).

Gracias a la homologación de la Agencia Tributaria, los usuarios de Expensya pueden olvidarse de guardar el recibo en formato papel. Los archivos se almacenan en la nube durante 6 años y tienen el mismo valor legar que un recibo en papel, además de asegurar una buena conservación, un registro más seguro y la posibilidad de consultarlos desde cualquier lugar o momento. Incluso las facturas que se reciban por mail pueden derivarse directamente al correo de Expensya y los datos más relevantes serán extraídos y tramitados de manera automatizada.

Con una plataforma como Expensya, en la que se pueden almacenar todos los gastos relacionados con la actividad profesional, es mucho más fácil poder optar a la devolución del IVA deducible, y más gracias a la gran conexión que existe entre nuestra solución y 60días. Expensya es una solución para la gestión de gastos profesionales con la que se pueden gestionar de manera rápida y ágil todos los gastos de los trabajadores. La solución cuenta con unos flujos de validación personalizables en función de cada empleado, que podrá subir sus gastos de manera automática, gracias a la anteriormente mencionada tecnología OCR+, y éstos estarán listos para ser enviados para su validación. Los informes de gastos llegan directamente al mánager o al contable para su tratamiento, ahorrando así una importante cantidad de tiempo a todos los departamentos de la empresa.

Expensya y 60días se encargan de todo el proceso de gestión de gastos de empresa. Así, podrás agilizar, automatizar y digitalizar todo el proceso de gestión de gastos: la entrada de datos al sistema, el flujo de validación y la contabilidad gracias a Expensya, y la obtención de facturas de los tiques con IVA deducible mediante 60días.

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