La figura del gestor de viajes o Travel Manager viene ganando importancia dentro de la empresa. Pero, sin dudas, con la vuelta a la llamada nueva normalidad, este rol ha adquirido aún mayor relevancia. Y es que quien ocupa este puesto no solo debe controlar los costos de los viajes corporativos, sino que también tiene que asegurarse que quienes se desplazan por negocios lo hagan en las mejores condiciones posibles.
Tras meses en los que los desplazamientos profesionales se detuvieron por completo, en el comienzo de este año la actividad ha comenzado nuevamente a reactivarse. Sin ir más lejos, de acuerdo con un estudio del World Travel and Tourism Council (WTTC), para fines del 2022 se espera un aumento del 34% de los viajes corporativos.
A pesar de estas cifras, hoy en día desplazarse por negocios ya no significa lo mismo que hasta algún tiempo atrás. Y es en este escenario es que las organizaciones buscan redoblar sus esfuerzos para que sus empleados puedan seguir moviéndose por el mundo, pero de manera segura y estando siempre preparados para actuar frente a imprevistos.
La importancia del Travel Management en una empresa
Dado los beneficios de contar con alguien que supervise los viajes corporativos, la figura del Travel Manager ha ido profesionalizándose y cada vez son más las organizaciones que tienen a uno de ellos en sus equipos. A grandes rasgos, esta persona tiene entre sus funciones:
- Establecer la política de viajes de la empresa y mantenerla actualizada para que esta responda a las exigencias actuales de la misma.
- Crear un plan de gestión de riesgos, capaz de ayudar a anticipar imprevistos, así como ofrecer una guía para saber cómo actuar en caso de tener que hacer frente a ellos.
- Comparar y contratar a los proveedores más adecuados. Un buen Travel Manager debe asegurarse de encontrar la mejor relación calidad-precio cuando se trata de tercerizar productos o servicios vinculados con los viajes corporativos.
- Estudiar los resultados obtenidos tras los viajes de negocios para buscar maneras de optimizar la inversión.
- Analizar las condiciones de viaje de los empleados y estar disponible para cualquiera urgencia que pueda surgir.
Buenas prácticas del Travel Manager
Para que su accionar marque la diferencia, el Travel Manager debe de manera continua ocuparse de:
- Controlar que se cumplan las políticas de gastos. De nada sirve establecer una política de gastos para los viajes corporativos, si esta no es respetada por quienes viajan. Con la ayuda de soluciones de gestión de gastos, los Travel Manager pueden generar alertas y olvidarse de realizar este control de manera manual.
- Estar al tanto de las nuevas tendencias. En el mundo de los viajes de negocios, los cambios se suceden a la velocidad de la luz. Como parte de sus funciones, los Travel Managers deben interesarse por lo que está sucediendo en su área para implementar los cambios necesarios lo antes posible. Por ejemplo, limitar la huella de carbono de los viajes corporativos y/o buscar maneras de compensar la emisión que producen los mismos es una de las grandes tendencias del sector a la hora actual.
- Incorporar nuevas herramientas para realizar su trabajo de forma más apropiada. Principalmente en las grandes empresas, donde la cantidad de empleados que realizan desplazamientos profesionales es elevada, los Travel Managers pueden apoyarse en herramientas tecnológicas para organizar la previa de los viajes de manera más eficiente. Pero no solo eso: también cuando los colaboradores ya se encuentran lejos de la oficina, este tipo de soluciones permiten acortar la distancia con ellos y hacer un seguimiento de sus necesidades en tiempo real.
Expensya, aliada para controlar los gastos de viajes
Expensya, solución de gestión de gastos profesionales, es una aliada de primera línea para los gestores de viajes. Nuestra solución permite tener un control en tiempo real sobre los gastos realizados por los colaboradores en desplazamiento profesional para evitar sorpresas desagradables el uso de los presupuestos.
Además, las funcionalidades de Expensya hacen que los Travel Managers puedan gestionar estos desplazamientos de manera más eficiente, velando en todo momento por el bienestar de los equipos.
Entre otras de las funciones que ofrece nuestra herramienta, podemos mencionar:
- Desbloqueo de fondos. Frente a una situación imprevista (como una enfermedad o pérdida de un vuelo), los administradores de la cuenta pueden desbloquear fondos para que los empleados tengan la posibilidad de resolver este tipo de situaciones durante sus viajes de negocio sin necesidad de adelantar gastos de su bolsillo.
- Conversión automática de divisas. En el caso de viajes internacionales con gastos en moneda extranjera, todos los desembolsos se convierten automáticamente utilizando la tasa de cambio del día del gasto.
- Gestión de autorizaciones de viaje y anticipos. Esta funcionalidad permite que los gestores de viajes puedan, en pocos clics, aumentar el límite de los gastos autorizados.
- Módulo de viaje integrado. Este módulo permite conectar Expensya con soluciones de viajes para hacer un seguimiento sobre las reservas, los pagos y los gastos realizados en viajes corporativos con objetivo de tener la vision end o end del desplazamiento y del coste global (transporte, hotel, taxi, gastos de comida, etc).
En resumidas cuentas, en nuestros días y con ayuda de la tecnología, los Travel Managers pueden automatizar muchas de sus tareas, ahorrando tiempo y ganando control sobre los presupuestos y el bienestar de los viajeros de negocios.
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