política de gastos

¡El secreto de una política de gastos eficaz!

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Para evitar cualquier ambigüedad y optimizar el control de los costes, una empresa debe elaborar una política de gastos eficaz, pero también procurar que esta sea clara, precisa y de fácil acceso.

Así es, una política de gastos eficaz permite poner remedio a las situaciones incontrolables para una empresa, evita los gastos no razonables y permite un mejor control de los gastos profesionales. Sin embargo, no se debe establecer una política de gastos demasiado compleja, porque con frecuencia también será problemática.

¿Qué es una política de gastos?

Una política de gastos reúne una serie de normas relativas a los gastos profesionales, como los gastos de kilometraje o los gastos de alojamiento y restauración. Permite regular los gastos de los trabajadores cuando se encuentran fuera de su lugar de trabajo habitual e instaurar en la empresa una auténtica cultura en materia de gastos profesionales.

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Implementar una política de gastos consiste en informar a los trabajadores de las normas aplicables a los gastos profesionales que deberán respetar. Permite asegurarse de que, cuando estén fuera de su centro habitual de trabajo, todos los empleados incurrirán en gastos razonables, facilita la planificación de los viajes de negocios y garantiza un mejor equilibrio en términos de gastos profesionales, que suelen suponer importantes costes. Gracias a una política de este tipo, la empresa puede establecer un control previo de sus gastos y mantener a los trabajadores informados de sus derechos y obligaciones.

¡La guía definitiva para establecer una política de gastos eficaz!

1. Apueste por la simplicidad

¡Las 3 C! Una política clara, concisa y coherente con las leyes vigentes para evitar las rectificaciones en caso de control, ¡eso es lo que necesita!

Empiece creando su política de gastos y haga lo necesario para que sus empleados lo sepan, en particular todos los que suelen tener desplazamientos profesionales. Tenga en cuenta las leyes vigentes en materia de gastos profesionales y respételas. Sobre todo, trate de simplificar los procesos para sus empleados:

  • El texto debe ser sencillo y fácil de leer. Debe informar pero no conservar la complejidad de los textos legislativos. No le interesa que sus empleados se aburran leyendo la política y terminen abandonando la lectura.
  • Evite establecer demasiadas restricciones y límites, ya que podría frustrar a sus empleados. En lugar de controlarlos, intente que adopten un comportamiento responsable.
  • Organice la política en secciones o categorías. Puede incluir varias categorías, por ejemplo: misiones en el extranjero, misiones dentro del país, comidas de negocios, compensación por kilometraje, plazo de envío de los informes de gastos, etc.

2. No sea demasiado estricto

Adopte una actitud flexible en relación con las normas impuestas a los trabajadores. Cuando están de viaje, sus trabajadores deben poder concentrarse en su actividad principal. Evíteles un estrés adicional por los gastos en los que van a incurrir. Lo ideal es que las normas sean razonables y fáciles de aplicar.

  • Intente conservar un equilibrio para regular los gastos de sus trabajadores en viaje de negocios. No establezca importes demasiado bajos para los empleados. Por supuesto, hay que regular los gastos, pero también dejar un margen de libertad, lo que no solo no disgustará a los trabajadores sino que además los hará más responsables. ¡Hay que mantener una relación cercana con los empleados y aflojar las riendas de vez en cuando!
  • Anime a sus trabajadores a planificar sus viajes con antelación, y a ver y comparar los precios y las ofertas (transporte, alojamiento, restaurantes, etc.), si opta por un sistema de autorreserva.
  • Apueste por colaborar con una agencia externa experta en reservas, ya que podrá informarle de todas las ofertas y le ayudará a programar con antelación los viajes de sus trabajadores, además de ofrecer a sus equipos una plataforma de reservas controlada.

3. Todo es una cuestión de equilibrio

Trate de que la política se aplique de igual manera a todos los trabajadores de la empresa, sea cual sea su función. ¡No haga excepciones! Todo el mundo debe cumplir las normas vigentes.

Incluso ustedes, amigos directivos. Si exigen que sus trabajadores respeten ciertos límites, ¡ustedes también tendrán que hacerlo! Cuando desarrollen su actividad fuera de su lugar de trabajo habitual, cumplan las normas establecidas: respeten los límites máximos, escojan los lugares indicados, etc. Otra cosa, si sus empleados respetan el plazo de envío de las notas de gastos, sigan su ejemplo y traten de gestionar las solicitudes lo antes posible para evitar la espera y la frustración. Esa es la clave para el adecuado desarrollo del proceso en su empresa.

4. Opte por la digitalización

Hoy en día existen soluciones de gestión de notas de gastos automatizadas que permiten simplificar ese largo proceso. Su función es automatizar el proceso desde el recibo hasta la contabilidad, limitando la intervención humana y eliminando las tareas repetitivas. Olvídese del infierno de la gestión de notas de gastos gracias a una solución de gestión de notas de gastos como Expensya.

Además de terminar con la entrada manual de datos y automatizar la creación de los gastos, Expensya le permite configurar de forma automática su política de gastos directamente a través de la aplicación para asegurarse de que se cumplen sus condiciones: cada vez que un usuario intente añadir un gasto no conforme, usted podrá elegir entre bloquear el registro, avisarle o limitar el gasto.

Gracias a Expensya, el infierno de las notas de gastos pasará a la historia. ¡Descargue a sus empleados e instaure un perfecto equilibrio en su empresa!

 

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