Elegir una tarjeta para empresa: 10 preguntas para el proveedor

Hoy en día, las tarjetas de empresa constituyen el medio de pago más adecuado para las organizaciones ágiles con empleados que viajan con frecuencia o que realizan regularmente gastos vinculados con su actividad profesional.   

Para elegir el tipo de tarjeta corporativa que mejor se adapta a las necesidades de cada organización es esencial distinguir entre las distintas ofertas existentes en el mercado.  A continuación, un breve repaso por las principales preguntas que deben realizarse los departamentos financieros antes de elegir la opción más indicada. 

1.¿Tus empleados necesitan tarjetas en formato físico?    

Las tarjetas en formato físico son tarjetas en plástico que permiten realizar compras en persona en comercios y retirar dinero en distribuidores de billetes. También pueden utilizarse para efectuar compras en línea.  

Las tarjetas físicas deben ser solicitadas, y el tiempo de espera necesario hasta recibirlas puede ir desde 7 hasta 14 días.  

2. ¿Tu empresa necesita tarjetas virtuales?  

Las tarjetas virtuales son aquellas que pueden utilizarse solamente desde teléfonos móviles y ordenadores y están destinadas a las compras en línea, dentro de los límites autorizados. Este tipo de tarjetas tienen las mismas características que las físicas: un número, una fecha de validez, un código PIN y un criptograma visual. Cuando se genera una tarjeta virtual, en realidad se genera un número de tarjeta único de 16 dígitos, vinculado a una cuenta.  

Estas tarjetas funcionan a través de una aplicación móvil. Por lo tanto, el usuario debe descargar una app para poder realizar las compras en línea.  Entre sus principales beneficios, este medio de pago ofrece:  

  • Un mayor control sobre los gastos realizados por sus empleados (permiten establecer montos, fijar fechas de caducidad, bloquear las tarjetas, establecer un uso único por tarjeta, etc). 
  • Mayor seguridad. Al utilizar una tarjeta virtual para todas las compras en línea se logra una mayor protección en caso de que se produzca una filtración de datos o un pirateo informático. 

 3. ¿Es posible generar tarjetas de un solo uso? 

No. Las tarjetas virtuales son generadas para cubrir compras puntuales: material de oficina, alquiler de vehículos, billetes de avión, etc. Por tanto, son válidas durante un breve periodo de tiempo hasta que se realiza la compra en línea. Esta opción te permitirá ofrecer mayor autonomía a tus empleados y mantener una visibilidad sobre sus gastos.  

4. ¿Se pueden generar tarjetas de uso recurrente? 

Sí. Como su nombre lo indica son tarjetas virtuales que se generan para cubrir gastos que se repiten: gestión de suscripciones, pago a un mismo proveedor varias veces, etc. Son válidas durante varios meses o años, según la necesidad. Este tipo de tarjeta le permite organizar mejor sus gastos y dedicar una tarjeta específica a cada tipo de gasto. 

5. ¿Es posible establecer límites de pago? 

Las tarjetas de empresa, tanto físicas como virtuales, tienen un límite que establecido con acuerdo del banco. Esto significa que existen importes máximos, más allá de los cuales ya no es posible gastar dinero con la tarjeta durante un periodo determinado. 

Los límites de pago suelen repartirse en 30 días y se fijan entre 1.500 y 3.000 euros para una tarjeta estándar. En una empresa en la que hay varias personas que incurren en gastos con la tarjeta, es importante mantener un cierto control sobre cada transacción, y adaptar los límites en función de los niveles de gasto de cada una de ellas. 

Sin ir más lejos, las aplicaciones de gestión de gastos permiten a los departamentos financieros establecer límites de pago por cada tarjeta individual (ya sea física o virtual) e incluso fijar límites según la moneda de cada una de ellas. 

6. ¿Las tarjetas se pueden activar y desactivar en cualquier momento?  

S161, pero asegurarte de tener configuraciones avanzadas que te permitan activar y desactivar tus tarjetas de forma independiente. Esto significa que cada tarjeta recién creada podría ser activada por el administrador o gestor de la cuenta. 

 A través de la plataforma móvil o web de las soluciones de gestión de gastos, el administrador accede a la configuración de la tarjeta y la activa. Algunas aplicaciones permiten elegir un rango de activación de la tarjeta. Se trata de un periodo limitado durante el cual la tarjeta es funcional. Esta función es crucial en caso de pérdida o robo de la misma. 

7. ¿Qué funciones están disponibles para la gestión y el control de los gastos?  

Una de las principales ventajas de pagar con una tarjeta de empresa combinada con una solución de gestión de gastos es la posibilidad de ver los desembolsos realizados por cada uno de sus empleados en tiempo real 

A través de su aplicación de gestión de gastos, el departamento financiero de la empresa puede:  

  • Seguir y controlar las transacciones de los empleados  
  • Asignar presupuestos a cada tarjeta y a cada uno de ellos usuarios únicos  
  • Establecer una política de gastos  
  • Asignar gestores a cada presupuesto y darles autorizaciones de aprobación 
  • Limitar el gasto de las tarjetas  
  • Acceder al historial completo de las transacciones de sus empleados 
  • Limitar el uso diario de las tarjetas. 

8. ¿Qué medidas de seguridad existen? 

El departamento financiero debe establecer normas para reforzar la seguridad de las transacciones y proteger los datos sensibles. Entre ellas, la imposición de procedimientos de autenticación de dos niveles y la opción de protocolos de verificación de la identidad de los usuarios. 

El modo 3-D Secure, por ejemplo, es una medida de prevención del fraude que funciona como una capa adicional de seguridad para las tarjetas en la que se añade un paso de autenticación. 

Para completar la compra con éxito y de forma segura, 3-D Secure requiere un código de verificación recibido por SMS, una contraseña de un solo uso o que la transacción sea validada a través de una aplicación móvil. 

9. ¿Se puede configurar el código PIN de las tarjetas físicas y virtuales? 

El código PIN de las tarjetas de empresa es un código de 4 dígitos que sirve de protección. Es diferente del CVC (Código de Verificación de la Tarjeta), o CVV, que es un código de seguridad que suele constar de 3 dígitos, y que se encuentra en el reverso de la tarjeta física. 

Puedes cambiar el PIN de tu tarjeta, a diferencia del CVV / CVC, que te lo concede el banco y no se puede configurar. 

 10. ¿Tu aplicación permite gestionar los informes de gastos? 

Pagar los gastos a través de una tarjeta de empresa no exime a los colaboradores de tener que justificarlos. Aunque como administrador puedes hacer un seguimiento de las transacciones en la aplicación móvil vinculada a las tarjetas, los empleados deben adjuntar un recibo o factura para probar los desembolsos ante las autoridades fiscales. 

La herramienta que tu empresa adopte para simplificar la gestión de gastos profesionales debe ser completa para no solo hacer que los empleados no adelanten más sus gastos gracias a las tarjetas corporativas, sino también para ayudar a los departamentos de contabilidad a generar informes de gastos de forma automatizada y simple. 

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