El fraude interno es más habitual de lo que se cree y, si no es detectado a tiempo, puede convertirse en un verdadero problema, tanto para las pequeñas como grandes empresas. De acuerdo con un estudio realizado por la Asociación de Examinadores de Fraude Certificados en 2020, las empresas pierden un 5% de sus ingresos anuales por gastos fraudulentos. Existen diferentes maneras de prevenir esta práctica y así dejar de perder recursos mes a mes.
En pocas palabras, se habla de fraude interno cuando los empleados solicitan reembolsos de gastos profesionales antiguos, personales, duplicados o directamente inexistentes, o bien “inflan” el importe que la empresa debe rembolsarles. También puede ser que los colaboradores presenten gastos de carácter fraudulento sin siquiera darse cuenta (por ejemplo, por exceder los límites establecidos para desembolsos de cierta categoría). En cualquiera de los casos, con un sistema de gestión manual de gastos puede resultar muy complicado darse cuenta cuando se está frente a prácticas de este tipo.
Por este motivo, cada día son más las empresas que apuestan por la automatización con el objetivo de optimizar este procedimiento. A continuación, Expensya te comparte algunas tácticas efectivas para avanzar hacia la detección del fraude interno y combatirlo.
Tipos de fraude interno
Antes de implementar estrategias para poner fin a esta práctica, es importante entender de qué manera los empleados pueden incurrir en ella. Ya sea de manera deliberada o no intencional, el fraude interno termina impactando en los resultados de la empresa.
Ahora bien, ¿de qué manera los colaboradores pueden hacerse reembolsar dinero que no le corresponde?
- Reportando gastos inexistentes. En estos casos, hablamos directamente de la falsificación de justificantes.
- Reportando más de una vez el mismo gasto. Cuando las empresas no cuentan con soluciones automatizadas de gestión de gastos, puede resultar más difícil detectar si los empleados se están aprovechando de los controles manuales (o las deficiencias de éste) para hacerse reembolsar más de una vez el mismo pago realizado en el marco de sus actividades profesionales.
- Incurriendo en gastos no autorizados. Teniendo en cuenta que en las políticas de gastos de las empresas existen muchas veces límites diferentes dependiendo de la categoría del desembolso y según el puesto que ocupa la persona que lo realiza, ciertos empleados aprovechen esta “oportunidad” para solicitar un rembolso por un monto superior al estipulado. En algunos casos, no estamos frente a una práctica intencionada y fraudulenta, sino simplemente ante un error realizado por un colaborador. Sin embargo, cuando existe una supervisión poco efectiva, en ambos escenarios la empresa puede perder dinero.
Fraude interno: cómo optimizar la política de gastos
Este documento es clave cuando hablamos de fraude interno. Mediante una política de gastos clara y que presente cierta flexibilidad para adaptarse a los cambios, se puede dar un paso adelante para que los empleados comprendan y respeten los límites de gastos previamente estipulados por su empresa.
Asimismo, en la política de gastos deben quedar explicitadas las condiciones de reembolso. Por ejemplo, qué tiempos deben preverse (cuando la organización no utiliza tarjetas corporativas) y también, por ejemplo, la necesidad de presentar justificantes por cada gasto realizado. De este modo, no habrá excusas y se limitarán los malentendidos entre los equipos y el departamento financiero.
Para que la política de gastos ayude efectivamente a evitar el fraude interno, es fundamental que se actualice de manera constante. Esto permitirá que contemple no solo las transformaciones que puedan darse al interior de la empresa, sino también coste de vida real.
Utilizar tarjetas corporativas
Mediante el uso de tarjetas corporativas, los departamentos financieros pueden de antemano asignar presupuestos para cada empleado y olvidarse de la validación posterior de notas de gastos. Esto no solo permite tener un control mucho más efectivo sobre los desembolsos realizados por los colaboradores y así evitar prácticas fraudulentas, sino que también tiene beneficios para los trabajadores.
Y es que estos últimos, a diferencia de los colaboradores que no tienen tarjetas de empresa, pueden olvidarse de adelantar con dinero de su bolsillo los gastos que realizan en el marco de sus actividades profesionales y esperar a recibir el reembolso.
Utilizar una solución de gastos automatizada
Como decíamos previamente, al realizar el proceso de gestión de gastos de manera manual se vuelve muy difícil controlar los gastos de cada uno de los empleados de la organización. Además no hay que dejar de lado que los diferentes equipos, a su vez, pueden suscribir a distintas cláusulas de la política de gastos. Por ejemplo, es posible que un director tenga límites más elevados en lo que respecta a gastos de representación que un empleado que viaja por negocios. Si el control de los desembolsos se hace de manera manual, el departamento contable debe dedicar mucho a tiempo a realizar esta doble verificación.
Al implementar una herramienta automatizada de gestión de gastos como Expensya, las empresas pueden facilitarse esta tarea, al mismo tiempo que reducen los riesgos del fraude interno. Y es que la solución permite alertar a los supervisores en caso de justificantes duplicados, manipulados manualmente o que exceden los límites autorizados.
Además, gracias al OCR+ de la aplicación (capaz de extraer hasta el 95% de la información que contiene un justificante), se reducen las posibilidades de que los empleados no solo incurran en una acción fraudulenta, sino también en errores involuntarios. Gracias a la configuración de reglas personalizadas, Expensya permite bloquear ciertos gastos (por ejemplo, los realizados en determinadas fechas u horarios) y establecer límites automáticos dependiendo del tipo de desembolso (almuerzo, cena, presencia o ausencia de invitados, etc), entre otras cosas.
Por todo esto se puede decir que, poniendo soluciones tecnológicas como Expensya de su lado, los departamentos contables pueden dejar atrás procedimientos de gestión de gastos profesionales inadecuados y dar la bienvenida a una forma mucho más efectiva y segura de realizar esta tarea.
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