Expensya da un nuevo paso adelante para que la gestión de gastos de las empresas sea mucho más fácil de llevar a cabo. De la mano del nuevo candado de la solución, ahora los usuarios pueden saber rápidamente si los justificantes que han subido al sistema (ya sea tomando una fotografía desde la aplicación o mediante su escáner) cuentan con la homologación de la Agencia Estatal de Administración Tributaria (AEAT).
La finalidad de esta innovación es ofrecerles un apoyo visual a quienes participan en el proceso de gastos para que puedan saber al instante si los tiques y facturas tienen validez legal. El candado de Expensya podrá verse al lado de cada documento subido al sistema y aparecerá cerrado cuando éste cumpla con todas las condiciones de la Orden EHA/962/2007 de la AEAT. En caso de que el justificante no esté conforme a los requisitos demandados, el mismo se mostrará abierto para alertar a los usuarios de que no se puede tirar la versión papel.
De esta manera Expensya sigue avanzando para apoyar a las empresas y profesionales a digitalizar y certificar sus gastos, de manera de que respeten las reglas fiscales nacionales en caso de control o auditoría.
En cuanto a los requisitos para documentos escaneados la Agencia Tributaria no exige una marca de escáner en particular, pero deben cumplirse una serie de condiciones:
- El documento obtenido debe disponer de, al menos, una resolución de 200 ppp
- Debe utilizarse Driver Twain
- El escáner debe contar con reconocimiento OCR
- La imagen digitalizada debe respetar la geometría del documento papel digitalizado
- La imagen debe contener toda la información encontrada el documento papel.
Asimismo, el proceso de integración del documento (factura o tique) en la herramienta homologada no debe verse interrumpido para evitar manipulaciones de los justificantes y posibles acciones fraudulentas.
Beneficios de la digitalización certificada de gastos
Saber al instante si los documentos subidos a Expensya están homologados por la AEAT permite a las empresas dejar de almacenar papeles. Esto hace que puedan ahorrar tiempo y costes innecesarios, además de estar en regla en caso de un control o auditoría.
“Cuando digitalizan sus gastos, las empresas siempre dudan de si están conformes o no con los requisitos exigidos por ley”, explica Maria Teresa Rendo Botana, Regional Sales Lead de Expensya. “El candado viene a apoyar a todos los actores involucrados en el proceso de pago (desde el trabajador hasta el departamento de finanzas) para mostrarles cuando efectivamente sus justificantes están certificados. Así, nos convertimos en la primera solución del mercado en ofrecer esta visibilidad respecto a la homologación de la AEAT”.
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