solución de gestión de las notas de gastos

Funcionalidades esenciales de una solución de gestión de notas de gastos

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Una solución de gestión de notas de gastos puede ayudarle a usted y a sus empleados a liberarse de una de las tareas más odiadas del mundo laboral. De todos es bien sabido el tiempo y la energía que requiere elaborar los informes de gastos: introducir todos los gastos en una tabla de Excel, seleccionar y clasificar todos los recibos, enviar el informe de gastos… Todo este proceso es largo y consume una gran cantidad de tiempo tanto del empleado como del administrador que debe tramitar un sinfín de informes de gastos y luego enviarlo todo al contable.

Para ponerle punto final a este largo proceso, la mejor opción es adoptar una solución automatizada de gestión de las notas de gastos como Expensya. De hecho, esta solución simplificará este proceso y proporcionará una gestión más eficaz y fluida de las notas de gastos de su empresa. ¡Así liberará a sus empleados e incrementará la productividad al tiempo que ahorra tiempo y dinero!

1. ¡Cree fácilmente sus gastos!

Una solución eficaz de gestión de las notas de gastos debe incluir un conjunto de funciones diseñadas para facilitarles la tarea a los profesionales, al tiempo que se automatizan las etapas más laboriosas. De este modo, todo el proceso de gestión de las notas de gastos se optimiza gracias a estas funcionalidades imprescindibles:

  • La movilidad ante todo: al utilizar una solución que responda a la problemática de la movilidad, tendrá la seguridad de poder acceder a ella en todo momento y desde cualquier dispositivo. Una aplicación móvil para profesionales que salen de viaje permite gestionar los gastos sobre la marcha, digitalizar los diferentes recibos y almacenarlos en la nube, enviar instantáneamente los gastos al administrador, etc. Todo el proceso se simplifica y así podrá ver todos los gastos de los empleados que salen de viaje.
  • Basta con una foto: ¡una solución automatizada de gestión de las notas de gastos debe ponerle punto final a la entrada manual de datos! Basta con hacer una foto de la factura y todos los datos pertinentes se extraerán en unos segundos. Así, usted y sus empleados quedan liberados de la entrada manual de datos y ya no pierden tiempo seleccionando y clasificando sus recibos. Optimiza su tiempo y sobre todo evita los errores de entrada de datos y la pérdida de recibos.
  • Gestión de los emails: transfiera directamente a la app las facturas recibidas por email para que se encargue de extraer todos sus datos pertinentes y de crear automáticamente el gasto.
  • Calcule fácilmente los gastos de kilometraje: a menudo resulta un rompecabezas calcular la compensación por kilometraje. Una solución de gestión de notas de gastos automatiza este cálculo: basta con indicar el tipo de vehículo, su potencia fiscal y la distancia recorrida, y la app se ocupa del resto basándose en los importes establecidos por la Agencia Tributaria o en los porcentajes aplicados por su empresa.

Leer también | ¿Cómo se realiza una nota de gastos?

2. Una mejor gestión de los gastos y una fluidificación del flujo de validación

¡Gestione fácilmente los gastos de sus empleados con una solución automatizada de gestión de las notas de gastos!

  • Una transmisión fácil y un flujo de aprobación fluido: una solución automatizada de gestión de las notas de gastos se adapta a los procesos de su empresa. Así podrá añadir tantos usuarios como quiera (agrupar a los diferentes participantes implicados en el proceso de gestión de las notas de gastos) y facilitar la transmisión de los gastos de sus empleados, su validación y su tratamiento contable.
  • Su contable también participa: los contables forman parte del proceso de gestión de las notas de gastos, y por tanto tiene que poder integrarlos en su solución de gestión de los gastos profesionales. Por ello, tras aprobar los gastos de sus empleados, podrá enviarle todo al contable para que supervise y valide fácilmente los informes de actividad. A continuación este se encargará de realizar fácilmente el tratamiento contable.
  • Exportación de los asientos contables: tranquilos, amigos contables, porque una solución automatizada de gestión de las notas de gastos también les liberará a ustedes del infierno de la entrada de datos y del tratamiento. ¡Exporten simplemente los asientos contables desde la solución e intégrenlos fácilmente en su software de contabilidad!

Leer también | Notas de gastos: implementación de una política de gastos

3. Un mejor control de los gastos de su empresa

Una solución automatizada de gestión de las notas de gastos permite centralizar todos los datos importantes relativos a los gastos profesionales. Así puede examinar pormenorizadamente los gastos de sus empleados y optimizar su proceso de toma de decisiones.

  • Configuración automática de las normas de gastos: para respetar la política de gastos establecida, puede configurar automáticamente desde la app unas normas de gastos. De este modo, con una solución automatizada de la gestión de las notas de gastos, tendrá la seguridad de que sus empleados están al corriente de la política establecida. Así, la política se respetará y evitará cualquier incumplimiento de las normas establecidas.
  • Estadísticas inteligentes: mantenga la visibilidad de todos los gastos de su empresa. ¡Tome las decisiones adecuadas gracias a las estadísticas inteligentes!

La gestión de las notas de gastos automatizada le permitirá incrementar su productividad optimizando la entrada de datos, la transferencia, la aprobación, el reembolso y el control de los gastos. Ahorre tiempo y dedique su energía a las tareas de alto valor añadido para su empresa. Además, entre sus funcionalidades de pago, Expensya incorpora la digitalización certificada de documentos. ¡Así podrá olvidarse definitivamente del papel! ¡Opte por una solución inteligente como Expensya y olvídese del infierno de las notas de gastos!

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