5 buenas razones para automatizar el proceso de gestión de notas de gastos

Gestión de notas de gastos: 5 buenas razones para automatizar el proceso

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En la mayoría de las empresas, la gestión de notas de gastos con frecuencia se transforma en una auténtica pesadilla, además de ser una importante fuente de preocupaciones.

No es necesario recordar que la gestión de los gastos y el flujo de caja se encuentran entre los principales retos de los servicios financieros.

Así es, cuanto mayor es el número de trabajadores, más se multiplica el número de notas de gastos, lo que complica la gestión de los documentos.

La gestión manual de las notas de gastos se convierte en una tarea más compleja para la dirección financiera en varios niveles, ya que implica la recuperación, la verificación y el reembolso de miles de notas de gastos.

¿Por qué optar por un programa de gestión de notas de gastos?

Numerosas empresas siguen utilizando un proceso «en papel» para la gestión de sus notas de gastos.

Dicho proceso conlleva una importante pérdida de tiempo para los trabajadores que declaran sus gastos profesionales, y retrasa de forma considerable el reembolso de las notas de gastos.

Por fortuna, los últimos avances tecnológicos permiten automatizar fácilmente la gestión de notas de gastos.

¡Se acabaron las horas interminables introduciendo datos manualmente, los errores en los datos, los riesgos de perder los recibos y los plazos de reembolso que se eternizan!

A continuación, le presentamos 5 buenas razones para adoptar soluciones digitalizadas: 

1. Reducir los errores en los datos y las pérdidas de información: 

Sin lugar a dudas, la gestión manual de las notas de gastos con frecuencia genera errores en los datos introducidos, el cálculo de los gastos de kilometraje o la conversión de los importes en moneda extranjera.

Dichos errores pueden ocasionar pérdidas financieras nada despreciables para la empresa.

Entre las funcionalidades que ofrecen las soluciones de gestión de notas de gastos se encuentran la entrada automática de las facturas, la conversión automática de las divisas o los baremos de gastos de kilometraje.

Descubra las 5 principales funcionalidades que no pueden faltarle a su aplicación de notas de gastos

¡Al automatizar la gestión de notas de gastos, sus trabajadores ya no tendrán que introducir manualmente los datos, y su única misión consistirá en comprobar las notas de gastos!

Las demás etapas del proceso quedarán totalmente automatizadas a través de la solución implementada.

2. Una mejor gestión para las empresas internacionales:

Sin una solución específica, la gestión de notas de gastos se convierte en un verdadero quebradero de cabeza para las empresas internacionales, incapaces de centralizar todos los gastos profesionales de cada filial.

Por otra parte, las monedas varían de un país a otro, así como la normativa vigente y los derechos de los trabajadores, lo que impide a la sede y al servicio de contabilidad tratar con facilidad todos los gastos asumidos, controlar los datos recopilados y sacar las conclusiones pertinentes.

Por ello, además de ser una herramienta imprescindible para las empresas internacionales, la automatización de la gestión de notas de gastos también les permite ganar eficiencia y eficacia.

Así es, una gestión de notas de gastos automatizada ofrece, a escala mundial, la posibilidad de centralizar los gastos asumidos por todos los trabajadores, realizar envíos seguros y transmitir rápidamente los datos.

Asimismo, permite a los directivos y al servicio de contabilidad acceder en tiempo real a todos los datos de la empresa, lo que supone una importante ayuda para tomar las decisiones más adaptadas y garantizar un control óptimo del proceso de gestión de notas de gastos.

3. Mejorar la productividad de los trabajadores:

Otro hecho demostrado es que la gestión manual de las notas de gastos hace perder un tiempo considerable a los empleados, que al final de cada mes deben ordenar, introducir y justificar los distintos gastos en los que han incurrido en el ejercicio de su actividad profesional.

Ese proceso, bastante delicado y largo, con frecuencia implica errores que afectan negativamente a las finanzas de la empresa.

Las soluciones de gestión de notas de gastos minimizan el riesgo de error, y los programas ofrecen a los trabajadores un ahorro de tiempo significativo en distintos aspectos, como la entrada de datos o los importes objeto de reembolso (con y sin IVA), e incluso detectan los tipos de IVA aplicados.

Por lo tanto, todas las etapas se automatizan, así que los trabajadores pueden concentrarse en su actividad principal y mejorar su productividad.

4. Simplificar la recuperación del IVA:

La recuperación del IVA puede ser una tarea lenta y compleja, en especial cuando se realiza manualmente.

Las empresas que siguen utilizando el sistema «en papel» y son sujetos pasivos del IVA no son conscientes de las sumas que pierden cuando introducen las notas de gastos de forma manual.

Así es, la empresa tiene derecho a recuperar el IVA pagado en los gastos asumidos por sus trabajadores durante su actividad profesional.

60dias y Expensya anuncian su colaboración para la automatización de la recuperación del IVA de los gastos profesionales

5. Una importante reducción de costes:

Una solución de gestión de notas de gastos permite a su empresa ganar un tiempo considerable y, por consiguiente, mejorar su rendimiento.

La rapidez que se adquiere en la gestión y validación de las notas de gastos limita los malentendidos y permite que sus empleados se concentren en sus objetivos.

Una gestión de notas de gastos automatizada simplifica el proceso para todas las partes implicadas, desde el trabajador que declara sus gastos hasta el contable, pasando por las personas responsables de la validación. Dicha automatización se realiza respetando las normas en materia de gastos y el presupuesto de la empresa.

¡Ya conoce 5 buenas razones para automatizar la gestión de notas de gastos en su empresa!

Descubra Expensya, la solución inteligente que permite automatizar todo el proceso, desde el recibo hasta la integración en la contabilidad, gracias a su tecnología de última generación OCR+, sus algoritmos de aprendizaje automático, y los flujos de validación automatizados.

 

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