Tener una correcta gestión de gastos no solo es fundamental para las grandes empresas, sino también para las pequeñas y medianas. No hace falta contar con cientos de empleados para que llevar a cabo esta tarea se haga cuesta arriba. Basta con que unos pocos colaboradores no presenten a tiempo sus justificantes o que el mismo departamento contable traspapele documentos de este tipo para que, a fin de mes, exista un impacto en las cuentas y tesorería de la organización.
Es por este motivo que las Pymes también deben ocuparse a tiempo de mejorar su gestión de gastos. En este artículo, te explicamos de qué manera controlar los desembolsos de tu empresa para obtener mejores resultados.
Qué es la gestión de gastos
La gestión de los gastos es fundamental para todas las organizaciones, pero principalmente para aquellas que recién están dando sus primeros pasos o buscan seguir creciendo. Este proceso es el que permite vigilar los desembolsos realizados por la empresa para poder tener un control sobre las actividades de esta y, a fin de cuentas, asegurar su supervivencia.
Cómo reducir gastos en 2022
Esta pregunta ha resonado con más fuerza que nunca en los últimos meses, tras los cambios que ha traído la crisis sanitaria. Muchas de las veces a contrarreloj, las Pymes españolas han tenido que salir a recortar gastos y, a la hora de alcanzar este objetivo, muchas se han encontrado con un vacío muy grande: el de la falta de información.
A todas ellas, la experiencia les ha demostrado que con un control de gastos de empresa ineficiente o desactualizado resulta mucho más difícil analizar qué desembolsos pueden evitarse u optimizarse. Y, no hay dudas, esta práctica puede convertirse en el primer paso para evitar pérdidas.
En un contexto como el actual, donde las decisiones deben tomarse de manera ágil, los autónomos y pequeñas y medianas empresas que siguen de cerca sus gastos cuentan con una poderosa información a la hora de repensar sus políticas o inversiones. Algo que puede ayudarlas no solo a mejorar resultados, sino también a diferenciarse de la competencia al poder invertir sus recursos de manera más estratégica.
Además, una correcta gestión de gastos permite estar en regla en caso de control o auditoría. Otro aspecto clave para evitar el pago de multas por no conservar los justificantes tal como exige la ley.
Expensya te ayuda en la gestión de gastos de tu Pyme
Automatizar procesos se ha vuelto aún más importante en la post-pandemia. Reducir costos y aumentar productividad son tan solo algunos de los beneficios de hacer que ahora la tecnología se ocupe de tareas que antes se realizaban manualmente. Y, la gestión de los gastos es un perfecto ejemplo de los procesos que actualmente pueden dejarse en mano de herramientas especializadas y adaptables a las necesidades de cada organización.
Expensya, solución de gestión de gastos de empresa, ayuda a tu Pyme a ir un paso más allá en lo que respecta el control de esta tarea tan importante. Con solo sacar una fotografía de la aplicación gracias al OCR+ o escaneando tus documentos, puedes digitalizar tus facturas y tiques para tener toda la información de tus gastos centralizada en un solo lugar.
Además, el apoyo visual que te ofrece el candado de Expensya te permite identificar al instante si tus justificantes responden a los requisitos de la Agencia Tributaria. Cuando éste aparezca cerrado, querrá decir que tus documentos tienen valor legal ante este organismo y por lo tanto podrás tirar la versión en papel.
¿Cuáles son las ventajas de deshacerse de la versión física de los justificantes? Por empezar, el hecho de limitar las impresiones no solo permite realizar una importante acción para el cuidado planeta sino también ahorrar en papel. En segundo término, este cambio de hábitos acarrea del mismo modo una reducción en costes relacionados con el almacenamiento (alquiler de oficina, mantenimiento del espacio, personal para manipular los archivos físicos, etc).
Por último, no hay que olvidar que en caso de control pueden ser solicitados documentos de los últimos cuatro años (o aún más, dependiendo de la naturaleza de la auditoría y del tipo de justificante). Sacar toda esta información en papel es una tarea muy dura y es difícil tener la certeza de encontrar todos los justificantes demandados cuando hay que ir buscando caja por caja. Por estos motivos, la digitalización certificada de documentos adquiere cada vez más sentido para las organizaciones.
En definitiva, controlar los gastos de tu Pyme te permitirá tomar las riendas de las finanzas empresariales, comprendiendo qué es lo que funciona en tu política de gastos y aquello que debe revisarse. Sin olvidar que utilizando soluciones para gestionar los desembolsos de tu organización también estarás protegiendo tus datos y limitando las posibilidades de sufrir fraude interno.
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