Justificante de notas de gastos

Justificante de nota de gastos: ¿cómo son esos documentos?

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Cualquier gasto pagado por un trabajador en el desarrollo de su actividad profesional debe ir acompañado de un justificante para poder ser reembolsado. El justificante de nota de gastos es un documento fundamental en el proceso de gestión y reembolso de los gastos profesionales. Evidentemente, sirve para justificar los gastos pagados, además de garantizar la conformidad de dichos gastos y respetar la legislación aplicable.

Sin embargo, el formato de ese documento varía en función del tipo de gasto asumido, ¡es fácil hacerse un lío en la gestión de las notas de gastos!

Nuestra redacción se ha propuesto aclarar sus dudas, por lo que a continuación le presentamos los tipos de justificantes según el tipo de gasto:

Justificante de notas de gastos: el caso clásico 

En general, una factura o un recibo cumplen las condiciones necesarias para ser calificados de justificantes. Pueden presentarse en papel o en formato electrónico antes de ser validados en la empresa por los responsables correspondientes.  Para cumplir la normativa aplicable, el justificante que acompaña la nota de gastos debe incluir varios conceptos, como:

  • El nombre del proveedor.
  • La fecha del gasto realizado.
  • La descripción del gasto.
  • El IVA (si el gasto está sujeto a IVA).

En ocasiones, el justificante debe llevar el nombre de la empresa y el nombre del trabajador.

¿Cómo distinguir entre un recibo y una factura?  

Es importante establecer una distinción entre ambos documentos, que a veces se confunden en el lenguaje corriente.

Una factura es un documento de naturaleza contable que certifica la compra o la venta de bienes o servicios. Dicho documento no justifica el pago del gasto. Por ello, es fundamental precisar y fechar si se trata de una factura no pagada, pagada parcialmente o íntegramente pagada.

El recibo es un documento que se entrega al cliente en el momento del pago tras una prestación determinada, y su objeto es servir de justificante en materia fiscal. Al contrario de la factura, contiene todos los datos esenciales para el reembolso de una nota de gastos, dado que certifica que el trabajador realmente ha incurrido en un gasto por cuenta de la empresa.

En determinados casos, algunas empresas pueden aceptar el recibo de la tarjeta de crédito, pero ese documento con frecuencia no incluye toda la información sobre el gasto asumido, por lo que siempre debe ir acompañado del recibo emitido por el proveedor de servicios.

Justificante de nota de gastos: los casos particulares

Para algunos gastos, los justificantes de notas de gastos incluyen elementos específicos, en función del tipo de gastos asumidos.

Los gastos de kilometraje reales

Un trabajador puede tener que utilizar su propio vehículo para realizar viajes por motivos profesionales. En ese caso, sus gastos se podrán reembolsar si el justificante cumple los requisitos necesarios.

Deberá indicar:

  • El motivo del trayecto (probar que es para desarrollar una labor profesional).
  • El lugar de la misión.
  • El número de kilómetros recorridos.
  • La potencia fiscal del vehículo.

El trabajador deberá presentar el permiso de circulación del vehículo para comprobar la conformidad de la potencia fiscal del vehículo. Asimismo, para estar preparado frente a una inspección fiscal, se recomienda conservar todos los demás documentos relacionados con cualquier viaje realizado, como el tique de peaje, el tique de caja de la gasolina, etc. Se trata de una forma de asegurar su buena fe.

Los gastos de transporte 

Al igual que los gastos de kilometraje, los gastos de transporte pueden reembolsarse cuando el trabajador ha viajado para llevar a cabo una misión profesional (salvo excepciones).

El trabajador deberá presentar el billete de transporte o los distintos gastos asumidos durante un viaje realizado con un coche de empresa, como el peaje, el combustible, etc.

Los gastos de manutención 

Un trabajador puede incurrir en gastos de comida cuando lleva a cabo su actividad profesional.

La consigna es similar en todos los casos, y es imprescindible contar con un justificante para probar el gasto, como una factura, un recibo, un tique, etc.

En ocasiones, el empleado podrá invitar a un cliente para consolidar una relación profesional. En esos casos, el justificante deberá incluir:

  • El nombre del invitado.
  • La función del invitado.
  • El nombre de la empresa.
  • Los nombres de los compañeros que acompañaban al empleado.

Los gastos de estancia 

Además del justificante clásico, los gastos de estancia deben incluir:

  • El número total de noches.
  • La categoría de la habitación.
  • Los gastos conexos (si esos elementos están incluidos en la política de gastos de la empresa).

Es importante indicar el motivo por el que el trabajador se ha alojado en un hotel determinando la distancia con respecto a su domicilio.

Leer también | ¿Cómo se realiza una nota de gastos?

Como ya habrá entendido, el justificante de nota de gastos es un documento de gran importancia para el reembolso de los viajes de negocios, pero sobre todo frente a la administración tributaria.

Hoy en día se están produciendo en todo el mundo cambios en las legislaciones aplicables. Tomemos el ejemplo de la digitalización certificada de documentos, que se integra en el contexto de digitalización de las facturas. Si tenemos en cuenta que el 15 % de los justificantes de notas de gastos se estropea, pierde o recibe fuera de plazo, se trata de una auténtica revolución. Gracias a esta evolución de la normativa, los justificantes digitalizados a través de la aplicación de gestión de notas de gastos Expensya presentan el mismo valor legal que los documentos en papel.

Una solución de gestión de notas de gastos como Expensya le permite digitalizar sus recibos en tiempo real. La tecnología de reconocimiento inteligente de la solución extrae todos los datos pertinentes del justificante en solo unos segundos, y le permite terminar con la entrada manual de datos y todas las etapas de ese proceso que tanto tiempo necesitan.

 

 

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