Justificante de notas de gastos

Los elementos clave en un justificante de pago

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¿Qué es un justificante de pago?

Cualquier gasto pagado por un trabajador en el desarrollo de su actividad profesional debe ir acompañado de un justificante para poder ser reembolsado. El justificante de pago es un documento fundamental en el proceso de gestión y reembolso de los gastos profesionales. Evidentemente, sirve para justificar los gastos pagados, además de garantizar la conformidad de dichos gastos y respetar la legislación aplicable.

Este justificante es una prueba de que un pago ha sido efectuado, un recibo que el proveedor de un producto o servicio entrega al cliente para justificar una compra, y así éste puede después pedir un reembolso a su empresa, realizar un cambio o cualquier otro trámite.

Sin embargo, el formato de ese documento varía en función del tipo de gasto asumido, ¡es fácil hacerse un lío en la gestión de las notas de gastos!

Propósito de un justificante de pago

Según la ley 58/2003 de 17 de diciembre, la Agencia Tributaria señala la obligación de emitir facturas y conservar todos los justificantes que guarden relación con las obligaciones tributarias.

Es por ello que las empresas deben guardar los justificantes para presentar ante la administración en el año impositivo, así garantizan su integridad y como se suele decir, las cuentas claras.

Además de ser una obligación por ley, las empresas se pueden ahorrar muchos quebraderos de cabeza si los justificantes de pago son guardados y almacenados, ya que cualquier devolución, reembolso o error puede demostrarse y hacerse en poco tiempo gracias a la presencia del recibo.

Cómo tratar un justificante de pago en la contabilidad

En la contabilidad de una empresa o de un autónomo, sobresalen los comprobantes y justificantes de pago que, si no se usa una solución de gestión de gastos automatizada, se amontonan sobre la mesa esperando a la declaración de la renta o al final de mes para incluirlos en la hoja de gastos. Y aunque pueda parecer un trabajo duro o pesado, es imprescindible guardar todos los justificantes de pago, ya que son un pilar de la contabilidad de la empresa.

Un justificante de pago ayuda a demostrar ante la administración pública o los directivos de la empresa las transacciones que se han hecho con el dinero de la misma. La función de los justificantes es documentar que todas las actividades de la empresa se han realizado de manera transparente y son comprobables. Además, en el caso de que hubiera algún error en el flujo de caja de la empresa, estos recibos o comprobantes serán indispensables para solucionarlos.

                       Leer también | ¿Cómo se realiza una nota de gastos?

Las mejores soluciones para tratar los justificativos de pago

El justificante de nota de gastos es un documento de gran importancia para el reembolso de los gastos de negocios, pero sobre todo frente a la administración tributaria.

Hoy en día se están produciendo en todo el mundo cambios en las legislaciones aplicables. Tomemos el ejemplo de la digitalización certificada de documentos, que se integra en el contexto de digitalización de las facturas. Si tenemos en cuenta que el 15 % de los justificantes de notas de gastos se estropea, pierde o recibe fuera de plazo, se trata de una auténtica revolución. Gracias a esta evolución de la normativa, los justificantes digitalizados a través de la aplicación de gestión de notas de gastos Expensya presentan el mismo valor legal que los documentos en papel.

Una solución de gestión de notas de gastos como Expensya le permite digitalizar sus recibos en tiempo real. La tecnología de reconocimiento inteligente de la solución extrae todos los datos pertinentes del justificante en solo unos segundos, y le permite terminar con la entrada manual de datos y todas las etapas de ese proceso que tanto tiempo necesitan.

Justificante de pago: el caso clásico 

En general, una factura o un recibo cumplen las condiciones necesarias para ser calificados de justificantes. Pueden presentarse en papel o en formato electrónico antes de ser validados en la empresa por los responsables correspondientes.  Para cumplir la normativa aplicable, el justificante que acompaña la nota de gastos debe incluir varios conceptos, como:

  • El nombre del proveedor.
  • La fecha del gasto realizado.
  • La descripción del gasto.
  • El IVA (si el gasto está sujeto a IVA).

En ocasiones, el justificante debe llevar el nombre de la empresa y el nombre del trabajador.

¿Cómo distinguir entre un recibo y una factura?  

Es importante establecer una distinción entre ambos documentos, que a veces se confunden en el lenguaje corriente.

Una factura es un documento de naturaleza contable que certifica la compra o la venta de bienes o servicios. Dicho documento no justifica el pago del gasto. Por ello, es fundamental precisar y fechar si se trata de una factura no pagada, pagada parcialmente o íntegramente pagada.

El recibo es un documento que se entrega al cliente en el momento del pago tras una prestación determinada, y su objeto es servir de justificante en materia fiscal. Al contrario de la factura, contiene todos los datos esenciales para el reembolso de una nota de gastos, dado que certifica que el trabajador realmente ha incurrido en un gasto por cuenta de la empresa.

En determinados casos, algunas empresas pueden aceptar el recibo de la tarjeta de crédito, pero ese documento con frecuencia no incluye toda la información sobre el gasto asumido, por lo que siempre debe ir acompañado del recibo emitido por el proveedor de servicios.

 

Las notas de gastos del mañana

Justificante de pago: los casos particulares

Para algunos gastos, los justificantes de notas de gastos incluyen elementos específicos, en función del tipo de gastos asumidos.

Los gastos de kilometraje reales

Un trabajador puede tener que utilizar su propio vehículo para realizar viajes por motivos profesionales. En ese caso, sus gastos se podrán reembolsar si el justificante cumple los requisitos necesarios.

Deberá indicar:

  • El motivo del trayecto (probar que es para desarrollar una labor profesional).
  • El lugar de la misión.
  • El número de kilómetros recorridos.
  • La potencia fiscal del vehículo.

El trabajador deberá presentar el permiso de circulación del vehículo para comprobar la conformidad de la potencia fiscal del vehículo. Asimismo, para estar preparado frente a una inspección fiscal, se recomienda conservar todos los demás documentos relacionados con cualquier viaje realizado, como el tique de peaje, el tique de caja de la gasolina, etc. Se trata de una forma de asegurar su buena fe.

Los gastos de transporte 

Al igual que los gastos de kilometraje, los gastos de transporte pueden reembolsarse cuando el trabajador ha viajado para llevar a cabo una misión profesional (salvo excepciones).

El trabajador deberá presentar el billete de transporte o los distintos gastos asumidos durante un viaje realizado con un coche de empresa, como el peaje, el combustible, etc.

Los gastos de manutención 

Un trabajador puede incurrir en gastos de comida cuando lleva a cabo su actividad profesional.

La consigna es similar en todos los casos, y es imprescindible contar con un justificante para probar el gasto, como una factura, un recibo, un tique, etc.

En ocasiones, el empleado podrá invitar a un cliente para consolidar una relación profesional. En esos casos, el justificante deberá incluir:

  • El nombre del invitado.
  • La función del invitado.
  • El nombre de la empresa.
  • Los nombres de los compañeros que acompañaban al empleado.

Los gastos de estancia 

Además del justificante clásico, los gastos de estancia deben incluir:

  • El número total de noches.
  • La categoría de la habitación.
  • Los gastos conexos (si esos elementos están incluidos en la política de gastos de la empresa).

Es importante indicar el motivo por el que el trabajador se ha alojado en un hotel determinando la distancia con respecto a su domicilio.

 

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