En la actualidad, las empresas están obligadas a tratar, almacenar y difundir grandes volúmenes de datos, por lo que deben contar con un sistema de acceso a la información fluido, seguro y confidencial. La transformación digital permite a las empresas realizar todas esas operaciones de forma cada vez más rápida y a un coste razonable.
En ese contexto, muchas empresas deciden seguir una corriente de desmaterialización masiva de los documentos, una tendencia al alza desde hace algunos años cuyo objetivo es aprovechar el salto tecnológico.
¿Qué es la desmaterialización?
La desmaterialización es, en pocas palabras, el proceso que lleva a la creación de un documento digital con validez legal que sustituye al papel original. Gracias a ese proceso, en lugar de tener que tratar grandes cantidades de documentos en papel, las empresas adquirirán las capacidades necesarias para digitalizarlos con aplicaciones específicas.
La Orden EHA/962/2007, que recoge las disposiciones aplicables a la digitalización de las facturas en papel, permite que las empresas puedan entrar con la máxima serenidad en la era de la gestión desmaterializada recurriendo a un sistema de archivo digital menos costoso que el archivo de documentos en papel.
Su principal objetivo es incrementar la eficiencia de los procesos y servicios, al posibilitar una gestión totalmente electrónica de los datos y de todo tipo de documentos.
¿Cómo funciona la desmaterialización?
Pasar del formato papel al formato digital muchas veces ha consistido simplemente en escanear los documentos y archivarlos en un dispositivo electrónico o en la nube. Sin embargo, en los últimos años se ha producido un boom tecnológico que ha dado lugar a la aparición de distintas soluciones específicamente dedicadas.
Entre los inventos más importantes se encuentra la tecnología de reconocimiento óptico de caracteres, comúnmente llamada OCR. Ese sistema de análisis informatizado permite digitalizar un documento de texto y transformarlo en un archivo electrónico automatizado que puede editarse con un procesador de textos en el ordenador.
La desmaterialización permite a las empresas disfrutar de una mayor visibilidad sobre todo su contenido y controlar mejor la forma en que se utiliza.
¿Qué documentos se pueden digitalizar?
Las organizaciones en busca de productividad y eficiencia pueden digitalizar varios tipos de documentos. No olvidemos que el tratamiento, la difusión y el almacenamiento de los documentos en papel son tareas que exigen una gran cantidad de tiempo y que en realidad no ofrecen ningún valor añadido. Estos son algunos de los tipos de documentos que pueden digitalizarse:
● Documentos contables (facturas, informes de gastos, etc.)
● Documentos de Recursos Humanos (nóminas, contratos de trabajo, etc.)
● Los mandatos (de gestión, de venta, SEPA, etc.)
¿Cuáles son las ventajas de la desmaterialización?
Muchas organizaciones han apostado por la desmaterialización, dado que los documentos digitales presentan numerosas ventajas. Pensemos por ejemplo en el proceso de gestión de gastos de las empresas, que hoy en día implica menos tiempo y menores costes: los recibos en papel ya no son necesarios, la transmisión de los datos está más automatizada, todo se digitaliza y archiva en la nube y el acceso a la información se realiza en tiempo real.
Sin embargo, un elemento muy interesante para los empresarios sigue siendo la importante reducción de los costes asociados al papel, que eran realmente muy significativos.
También es importante señalar que el desarrollo de un proyecto de desmaterialización en ningún momento pone en peligro la seguridad de los datos. Los datos se encuentran protegidos y disponibles en todas las etapas, sea cual sea tu ubicación. La información queda centralizada en una única interfaz, lo que aporta eficacia y fluidez al trabajo administrativo, además de optimizar el proceso de toma de decisiones.
Hoy en día existen diferentes soluciones de software que permiten desmaterializar los procesos de las empresas. Incluirlas en la estrategia de transformación digital de la empresa ofrece varias ventajas:
● Ahorro de tiempo:
La primera ventaja en la que pensamos cuando hablamos de desmaterialización. Ya no es necesario almacenar inútilmente grandes cantidades de documentos durante varios años, estos se conservan en formato digital en servidores seguros. Una gran problemática resuelta, en especial para las pymes, que siempre están buscando espacio en sus oficinas.
● Mejora de la productividad:
Cuando hablamos de digitalización de documentos, hablamos de facilidad de uso. Así es, los trabajadores pueden acceder a la información que buscan con solo unos clics. Ya no es necesario hablar con uno o varios compañeros ni estar físicamente en la oficina. Todo está centralizado en una única interfaz, lo que también garantiza una mejor trazabilidad. Al contar con un proceso administrativo mucho más fluido, los empleados tienen más tiempo para dedicarse a otras tareas generadoras de valor.
● Reducción de costes:
Ahora que todos los datos de la empresa se encuentran digitalizados, se acabó tener que reservar un presupuesto semanal para el papel y la tinta.
¿Cuál es el coste para la empresa?
Si una empresa decide digitalizarse, tendrá que prever un presupuesto importante para llevar a cabo todo el proceso. Sin embargo, en el campo de la desmaterialización, hay que pensar sobre todo en el rendimiento de la inversión.
Al adoptar un enfoque «cero papel», la empresa ganará mucho más dinero en el mismo poco tiempo. El proceso, esencial e ineludible, se ajusta perfectamente al desarrollo económico global de cualquier organización.
Expensya, una solución que permite la desmaterialización
Con Expensya, siempre a la vanguardia de la tecnología, podrás disfrutar de una gestión de gastos con cero papel. Gracias a la tecnología OCR y a la digitalización certificada de documentos, la solución te permitirá generar una copia digital de los recibos con valor legal y validez ante la Administración Tributaria.
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