La crisis ha impulsado a las organizaciones de todos los sectores y tamaños a buscar nuevas tácticas para ser cada vez más eficientes por costos más bajos. En este sentido la estandarización de procesos se ha convertido en una estrategia que permite mejorar la rentabilidad, al mismo tiempo que se potencia la calidad del servicio o producto ofrecido.
Y es que una empresa en la que sus empleados pierden demasiado tiempo realizando tareas rutinarias que podrían optimizarse es una empresa que está despilfarrando sus recursos. La estandarización permite, después de comprobar que la organización no está siendo eficiente, mejorar esta situación a tiempo.
En pocas palabras, estableciendo una serie de normas para regular los procesos las compañías pueden lograr que estos se vuelvan más agiles. Todo esto, sin importar quien sea la persona encargada de efectuarlos.
Estandarización de procesos: ¿cuáles son las ventajas?
Al estandarizar las tareas que forman parte del proceso de producción, las organizaciones no solo pueden ganar productividad en tareas cotidianas que consumen tiempo a sus colaboradores, sino que también tienen la posibilidad de abrirse nuevas oportunidades de crecimiento. Una empresa que estandariza sus procesos puede:
- Maximizar su eficiencia. Uno de los principales beneficios de la estandarización es que permite sacar el mayor provecho a los recursos disponibles, tanto en términos presupuestarios como en lo relativo a la fuerza de trabajo.
- Reduccir errores. La estandarización obliga a los responsables de las empresas a observar con detenimiento cómo se realizan los procedimientos en su organización. Esto llevará irremediablemente a detectar los fallos que hacen que se despilfarren recursos y trabajar para evitarlos.
- Formar mejor a sus colaboradores. Aquellas organizaciones en las que los procesos se realizan de la manera más simple y efectiva podrán formar a sus colaboradores con mucha más facilidad. Los procesos normativizados no son solamente más sencillos de aprender, sino también de transmitir.
- Ganar tiempo. Cuando los trabajadores no pierden su tiempo haciendo tareas repetitivas, pueden dedicarlo a realizar otras de mayor valor para la organización. Esto, a fin de cuentas, tendrá un impacto positivo en el producto o servicio final.
- Expandirse. Una empresa que estandariza sus procesos tendrá mucha mayor facilidad a la hora de expandirse que una que no lo hace. Tanto a nivel local como en el plano internacional, contar con procedimientos tipificados hará que el proceso productivo pueda replicarse.
Paso a paso para estandarizar los procesos de tu empresa
Identificar procesos que generan fricción
El primer paso para mejorar la productividad de la empresa de la mano de la estandarización de procesos es identificar cuáles de ellos son susceptibles de estandarizarse y con qué objetivo (reducir costes, evitar errores o pérdida de tiempo, entre otros). Para ello, se necesita tener una visión global del proceso productivo y de los procedimientos que mayor fricción generan.
Evaluar optimizaciones
Frente a un proceso que no da los resultados esperados, la mejor solución es detectar los fallos y las oportunidades de mejora a lo largo del mismo. No hay nada mejor que entrevistarse con los colaboradores que llevan a cabo la tarea que busca repensarse para encontrar las mejores alternativas al proceso actual. Antes de realizar una prueba, es fundamental documentar qué acciones buscarán modificarse en el procedimiento mejorado.
Efectuar una prueba
Previamente a comunicar el nuevo proceso y asentar los cambios que deben llevarse a cabo, es importante realizar una prueba para comprobar qué resultados se obtienen. ¿Qué aspectos han mejorado con este procedimiento mejorado? ¿Todavía pueden aplicarse más cambios? Una vez más, será importante contar con las opiniones de los trabajadores que ejecutan estos procesos a diario.
Medir resultados
Una vez que se obtengan resultados será más sencillo entender si efectivamente los cambios aplicados al proceso fueron efectivos. Se puede calcular cuánto tiempo ha consumido a los empleados implicados el procedimiento para llevar a cabo esa tarea, así como los costes que se desprenden del nuevo proceso mejorado.
Comunicar el proceso mejorado
Una vez que el nuevo proceso esté validado es hora de comunicarlo internamente. Así, la próxima vez que alguno de los colaboradores tenga que realizarlo sabrá cuáles son los pasos que debe seguir. Para que esta tarea sea más sencilla, es importante documentar cada etapa del procedimiento estandarizado. Cada empresa deberá encontrar la estrategia que le resulte más efectiva para comunicar exitosamente.
Sin embargo, existen ciertos puntos que convendrá dejar asentados (tales como a partir de qué fecha se pondrán en marcha los cambios, quién ha participado en el proceso de mejora y quién se ha encargado de validarlo, indicaciones para medir resultados a mediano y largo plazo, etc). Además del paso a paso por escrito, también pueden incluirse gráficos y fotografías que faciliten la comprensión.
Claves para una estandarización de procesos efectiva
Existen diferentes puntos a no perder de vista a la hora de avanzar con un plan de estandarización de procesos.
Por empezar, no importa el tamaño de la organización. Tanto las grandes empresas como las PYMEs pueden beneficiarse al aplicar esta estrategia. Sin embargo, para que las organizaciones vean los resultados después de estandarizar sus procesos es clave que los objetivos que se fijen a la hora de mejorar procesos estén alineados con sus necesidades y capacidades.
Por ejemplo, una empresa no puede perder de vista los recursos reales con los que cuenta. Con esto queremos decir que para que esta estrategia resulte efectiva debe estar siempre en sintonía con la realidad de la organización.
Del mismo modo, un plan de mejora demasiado complejo será sinónimo de una estrategia con los días contados. Para que la estandarización de procesos sea efectiva es aconsejable que sea fácil de rever y de actualizar, siempre en función de las nuevas demandas que presente el mercado y la organización en sí.
Por último, es importante no perder de vista la importancia de la mejora continua de los procesos. Las tareas deben revisarse periódicamente, con el objetivo de entender a tiempo cuando los procedimientos deben ser modificados.
Proveedores externos, aliados en la estandarización
Existen procesos de menor y mayor complejidad. Los primeros, en líneas generales, pueden reverse sin necesidad de incorporar grandes cambios en el procedimiento. Sin embargo, los segundos pueden implicar esfuerzos mayores ya que no siempre pueden reconfigurarse con los recursos existentes.
En estos casos, apelar a proveedores externos puede ser la solución para volver más efectivos procesos engorrosos que hacen que la organización pierda tiempo y dinero. En la etapa de identificación de problemas y oportunidades de mejora, los encargados de redefinir los procedimientos pueden detectar esta necesidad de salir a buscar ayuda externa.
Y si hablamos de tareas repetitivas que quieren optimizarse, nada mejor que las soluciones tecnológicas para volver más simples procedimientos complejos. De la mano de herramientas innovadoras de fácil integración es posible liberar tiempo que los colaboradores destinan a tareas sin valor añadido a otras que pueden traer ventajas a sus organizaciones.
Cómo Expensya puede ayudarlo a estandarizar procesos
Entre los procesos mas engorrosos que realizan a diario los colaboradores de una organización, la gestión de los gastos ocupa una de las primeras posiciones. Esta tarea que involucra a diferentes actores (desde el colaborador hasta el departamento de finanzas) consume muchas horas por mes.
A la hora de repensar sus procesos, una gran mayoría de las empresas ya han comprendido que conviene apostar por la automatización.
Expensya, solución de gestión de gastos profesionales, puede ayudar a que su empresa estandarice procedimientos contables. Gracias al OCR+ de la aplicación -que permite digitalizar recibos, tiques y facturas con solo tomar una fotografía- y también escaneando sus justificantes, las empresas pueden almacenar sus documentos contables en la herramienta y tenerlos siempre a disposición para ser consultados en cualquier momento y lugar.
Esto, sin lugar a duda, representa una ganancia de tiempo para los empleados que antes podían pasar horas y horas buscando los archivos que necesitaban para trabajar. Cada empresa puede configurar sus propios módulos en función de sus necesidades y organizar sus documentos digitalizados a su conveniencia.
También se gana tiempo en lo que a la carga de datos respecta. Los empleados ya no tendrán que perder tiempo rellenando tablas de Excel con sus datos (ya que el OCR+ de Expensya reconoce hasta el 90 % de la información de los justificantes), y el departamento contable solo deberá validar la información extraída.
Por otro lado, Expensya cuenta con la homologación de la Agencia Tributaria por lo que una vez que los documentos han sido correctamente encriptados en el sistema el departamento contable puede tirar los archivos en formato físico. En caso de control de Hacienda o una auditoría, bastará con que descarguen en pocos clics los justificantes que necesitan.
Una gran ayuda para que los departamentos contables y financieros puedan dejar de perder tiempo en tareas repetitivas y reducir errores, dos grandes enemigos en el camino hacia la optimización.
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