Por: Sonia Álvarez Martin, Director Fiscal de Ayming España
La digitalización del tejido empresarial español que se proyectaba como un reto, empieza a convertirse en una necesidad de carácter urgente. Más aún tras la crisis sanitaria del Covid-19, que sigue siendo una realidad transcurridos dos años desde sus inicios, y que ha sacado a relucir las deficiencias tecnológicas del sector público y privado en España.
Las medidas preventivas impuestas en el marco de la pandemia han obligado al sector público y también al privado a digitalizar procesos en tiempo récord. En algunas ocasiones de manera satisfactoria, pero en otras, para desesperación de los distintos usuarios, con resultados lejos de los esperados.
La Unión Europea, para hacer frente a la tarea de la recuperación de las economías europeas, estableció los ya conocidos por todos “Fondos Next Generation EU” que dotarán a los Estados Miembros en los próximos siete años de fondos para apoyar este proceso.
Por su parte, España ha aprobado el Plan de Recuperación, Transformación y Resiliencia, a través del que se pretende no sólo restablecer la economía española de los efectos de la pandemia sino relanzarla con ambiciosos objetivos de modernización. De esta manera, se busca ponerla en óptima situación de cara a afrontar los desafíos del futuro, con dos pilares principales: Digitalización y Sostenibilidad.
Digitalización: las prioridades del gobierno para Pymes
El Plan de Digitalización de Pymes 2021-2025 se dotó con un presupuesto de 4.656 millones de euros, y sus principales medidas tenían por objetivo establecer un conjunto de programas para la digitalización básica de la PYME, apoyo a la gestión del cambio, a la innovación disruptiva y emprendimiento digital y apoyo a la digitalización sectorial.
El Gobierno ha considerado un conjunto de paquetes básicos de digitalización que permitirán impulsar la implantación efectiva del comercio electrónico, la digitalización de las relaciones con la Administración y con los clientes, el desarrollo de procesos internos sin papeles, la implantación de la factura electrónica o el marketing digital.
De hecho, ya se han presentado las convocatorias de algunos de los principales programas (como la convocatoria “Digital toolkit”) con el fin de subvencionar la implantación de soluciones digitales disponibles en el mercado para conseguir un avance significativo en el nivel de madurez digital.
La obligatoriedad del uso de factura electrónica para empresas
Uno de los mayores retos para las grandes empresas en materia de digitalización ha sido establecido recientemente en el Anteproyecto de Ley de creación y crecimiento de empresas, publicado el 1 de diciembre de 2021. Entre sus medidas, se establece la obligatoriedad del uso de la factura electrónica en operaciones entre empresas y autónomos.
Para ello, el gobierno ha dado a las organizaciones cuya facturación anual supere los 8 millones de euros un plazo de un año desde la publicación de la medida en el «Boletín Oficial del Estado» para el uso de la facturación electrónica, y para el resto de las empresas y autónomos lo ha extendido a tres años. Por tanto, cuando el anteproyecto se publique en el BOE comenzará la cuenta atrás para todas ellas.
Pero ¿qué podemos hacer en materia de digitalización de aquellas facturas que no se recibirían en formato electrónico? Es decir, las facturas simplificadas o tiquets entregados a particulares, como aquellas recibidas habitualmente por los empleados de tu empresa.
Para cerrar el círculo, en aquellos casos en que no sea obligatoria la expedición de factura electrónica, se hace necesario para las empresas digitalizar y automatizar sus gastos.
Un ejemplo de ello, todos los gastos en los que incurren los empleados de las empresas, sean del tamaño que sea, en el marco de su actividad habitual: notas de gastos, dietas, gastos de kilometraje, gastos de viaje y representación, entre otros.
Para ello, Expensya ofrece la digitalización certificada de gastos, de modo que las empresas pueden cumplir con los requisitos establecidos por la Agencia Tributaria, quien, a su vez, reconocerá la validez de la digitalización de los documentos recibidos en soporte papel. Por este motivo es que los justificantes de las organizaciones pueden ser sustituidos por los correspondientes ficheros que contengan las imágenes gráficas de los mismos, autorizándose de esta manera la destrucción de los documentos originales en papel. Esto implica ahorros considerables en materia de gestión, manejo documental y de archivo, y favorece también la reducción de costes fiscales indirectos.
Además, el reciente acuerdo de colaboración de Expensya con Ayming, consultora internacional de Innovación y Fiscalidad, permite ofrecer una solución de optimización integral ya que somos expertos recuperación del IVA asociado a los gastos documentados en facturas simplificadas y contamos con más de 13.000 acuerdos de facturación con terceros.
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