La gestión de riesgos en los viajes de negocio

El segmento de los viajes de negocios ha sido uno de los más impactados por la pandemia. Con la vuelta a la nueva normalidad este sector se reactiva poco a poco y las cifras son esperanzadoras: de acuerdo con un estudio de la Asociación Global de Viajes de Negocios (GBTA), en 2022 el gasto realizado en este tipo de desplazamientos aumentará en un 38% y alcanzará los 882.000 millones de euros.

Pero es innegable que el escenario en el que se llevan a cabo los viajes corporativos no es igual al de la pre-pandemia. A los imprevistos más conocidos de pasar unos días lejos de la oficina (accidentes, pérdida de equipaje o equipamiento, desastres naturales, etc), ahora se suma la posibilidad de contagiarse de COVID. Por esto mismo, en el contexto actual, la gestión de riesgos en los viajes de negocio adquiere más importancia que nunca.

En este artículo, repasamos los principios básicos que tu empresa necesita tener en cuenta para organizar desplazamientos profesionales seguros.

Por qué crear un plan de gestión de riesgos de viajes

Los viajes de negocios siguen siendo claves para el crecimiento de las organizaciones. En un mundo globalizado, gracias a este tipo de desplazamientos se pueden ganar y fidelizar clientes, cerrar acuerdos con proveedores y ampliar la lista de socios estratégicos, entre otras ventajas.

Sin embargo, los viajes corporativos entrañan riesgos que no pueden ser subestimados. El llamado Duty-of-Care (o Deber de Protección) es el concepto que hace referencia a las obligaciones legales, financieras y morales que tienen las compañías con sus colaboradores cuando estos se encuentran en desplazamiento profesional.

Y es con el objetivo de prevenir imprevistos y prestar atención al bienestar de los viajeros que los Travel Managers pueden concebir un plan de gestión de riesgos de viaje. Este documento recoge la información necesaria para anticipar y controlar incidencias haciendo que los desplazamientos se lleven a cabo con la mayor normalidad posible.

En líneas generales, un documento de este tipo incluye:

• Evaluación de riesgos
• Medidas de prevención
• Plan de formación a los viajeros de negocios
• Plan de respuesta frente a incidentes.

Consejos para viajes de negocios seguros

Para que en un contexto como el actual los viajes corporativos sigan aportando beneficios y no terminen convirtiéndose en una carga para las empresas, es fundamental contar con una gestión de riesgo óptima. Entre otras de las acciones que puede llevar a cabo los Travel Managers para garantizar la seguridad y el bienestar del viajero de negocios en la era COVID pueden mencionarse:

Revisar la política de viaje

Si antes de la crisis sanitaria las políticas de viaje servían esencialmente a fijar límites de gastos, en la actualidad este documento tiene una función aún más ambiciosa. Los Travel Managers ahora tienen como objetivo hacer que este documento ya no solo ayude a reducir y controlar costes, sino que también que ofrezca la flexibilidad necesaria para tener el duty-of-care al día, acompañando a los empleados estén donde estén.

Promover una nueva forma de viajar

Las transformaciones que atraviesan los viajes de negocios parecen haber llegado para quedarse y los Travel Managers también saben que van en tener que incentivar a los viajeros de negocios a adoptar nuevos hábitos. Por ejemplo, el gestor de viajes debe explicarles por qué es importante privilegiar reservas en hoteles cerca de las reuniones de negocio, así como aquellos que ofrezcan la posibilidad de comer en la habitación o dentro del alojamiento. Todo esto con el objetivo de evitar desplazamientos y así reducir los riesgos de contagio.

Del mismo modo, durante la estancia deben incentivarse los traslados (ya sea a reuniones de trabajo o desde el aeropuerto al hotel y viceversa) en vehículos privados, donde se respeten las medidas de distanciamiento.

Repensar los protocolos habituales

Los planes de gestión de riesgos de viajes no pueden concebirse sin pensar en protocolos. Pero con la pandemia, los Travel Managers se han visto obligados a repensar estos últimos con el objetivo de seguir los desafíos que plantea la crisis sanitaria. Las reglas cambiantes y variables de país a país para dar respuesta a las sucesivas olas, imponen la necesidad de contar con procedimientos flexibles y alertas al día.

En otras palabras, las estrategias para limitar los riesgos habituales hoy pueden quedar obsoletas y resultar insuficientes para hacerle frente al COVID-19. Nuevas herramientas que permitan una comunicación directa y ágil con los organizadores del viaje, así como dispositivos que prevean los pasos a seguir en caso de necesitar realizarse tests PCR o cuarentenas en el extranjero son tan solo algunos de los recursos que no deberían faltarles a los planes actuales de gestión de riesgo en viajes corporativos.

Cómo Expensya te ayuda en la organización de tus viajes de negocios

Expensya, solución de gestión de gastos profesionales, te permite controlar de cerca los desembolsos realizados por los colaboradores en el marco de sus viajes de negocio y, si fuera necesario, también desbloquear fondos en caso de imprevisto.

Asimismo, la herramienta te ofrece otras funcionalidades para facilitar el tratamiento de los gastos fuera de la oficina:

• Conversión automática de divisas. En el caso de viajes internacionales, Expensya se convierte en un aliado de primera línea para la gestión de gastos profesionales realizados en divisas extranjeras. Todos los desembolsos se convierten automáticamente utilizando la tasa de cambio del día del gasto, permitiéndole tanto a los trabajadores como a los gestores de viajes y contables llevar un control sobre los mismos en tiempo real.
• Gestión de categorías sanitarias. El administrador de la solución Expensya tiene la posibilidad de en solo dos clics activar o desactivar las categorías que les sean necesarias para identificar los impactos financieros propios a la pandemia mundial que tuvieron que asumir los viajeros (gastos en PCR, mascarillas,gel, etc). Esto puede ayudar en los “presupuestos end-to-end” de los importes globales de los viajes de la empresa.
• Gestión de autorizaciones de viaje y anticipos. Gracias a esta funcionalidad, los Travel Managers pueden actuar rápidamente y aumentar el límite de los gastos autorizados. Algo de suma utilidad para resolver eventualidades que puedan atravesar los empleados durante su estancia en el extranjero.
• Módulo de viaje integrado. Este módulo permite conectar Expensya con soluciones de viajes para hacer un seguimiento sobre las reservas, los pagos y los gastos realizados en viajes corporativos.

En definitiva, con un plan de gestión de riesgos las empresas pueden prever y mitigar las consecuencias de situaciones imprevistas y, gracias a la tecnología, sumar herramientas para seguir optimizando la organización de los viajes de negocios.