Uno de los factores más importantes para que una empresa pueda crecer es la correcta gestión de sus gastos. Pero no siempre este proceso es realizado de la manera indicada.
¿Todos los desembolsos realizados en el marco de la actividad profesional de un colaborador son legítimos? ¿Qué se puede clasificar como gasto empresarial? ¿Cómo pueden optimizarse los gastos de empresa? ¿Y, en definitiva, cuáles son las mejores prácticas para controlarlos?
Los directores financieros probablemente ya se hayan realizado estas preguntas, especialmente si sus equipos están expandiéndose con rapidez. De hecho, a medida que el número de colaboradores crece también lo hacen los desembolsos de la empresa y con ellos la necesidad de crear un proceso en este sentido se vuelve primordial.
En este artículo, abordamos las respuestas a estas preguntas claves para definir una estrategia efectiva para la gestión de gastos.
¿Cuáles son los tipos de gastos empresariales?
Los gastos de la empresa pueden dividirse en dos categorías principales:
- Gastos fijos: Alquiler, gastos de mantenimiento de los locales, gastos de gestión del personal, impuestos, gastos de transporte (abonos en el transporte público), gastos bancarios, etc.
- Gastos variables: Gastos logísticos, salarios de becarios y empleados estacionales, proveedores de servicios puntuales y autónomos (subcontratación), compra de existencias (materias primas y otros), etc.
¿Cómo mejorar la gestión financiera de tu empresa?
Gestionar de manera efectiva los gastos de la empresa es una responsabilidad crucial que los directores financieros deben asumir para impulsar el crecimiento de la organización.
Preocuparse por llevar a cabo una buena gestión de los desembolsos y mejorar de manera continua los procesos de seguimiento y control de los mismos es fundamental para la supervivencia de cualquier negocio.
De hecho, una gestión de los gastos basada en una estrategia sólida le permitirá a la organización tener un mayor control sobre los presupuestos, evaluar sus progresos de manera científica, evitar despilfarros y optimizar la productividad de los equipos.
A continuación, los pasos que debes seguir para implantar un proceso de gestión de gastos que se adapte a las necesidades específicas de tu empresa.
Evaluar gastos y reducir los costes
Cuando decimos costes o gastos, nos referimos a gastos. Los gastos de la empresa incluyen:
- Gastos de alquiler y mantenimiento de la oficina
- Gastos de agua y electricidad
- Material de oficina, equipos informáticos, etc.
Para reducir los desembolsos de una empresa, es necesario identificar aquellos que pueden eliminarse. Por ejemplo, el teletrabajo se ha convertido en moneda corriente los últimos tiempos debido a la pandemia. En este sentido, muchas organizaciones están considerando cambiar a un modelo permanente de trabajo desde casa para así poder eliminar por completo los gastos de alquiler.
Establecer una política de gastos
La política de gastos de una empresa es el conjunto de normas de reembolso que deben respetarse.
La aplicación de esta permite:
- Garantizar que todos los empleados sigan el mismo proceso para gestionar sus gastos empresariales
- Recoger datos para los informes contables y el análisis de los patrones de gasto de la empresa
- Centralizar el proceso de gestión de desembolsos e ir ajustando estas normas en función de las necesidades de la organización.
La política de gastos debe mencionar explícitamente las condiciones y reglas de los gastos de empresa:
- ¿Cuál es el presupuesto asignado a cada tipo de gasto empresarial y según el cargo del empleado que incurre en ellos?
- ¿Qué tipo de alojamiento se debe elegir (Airbnb, hotel de 5 estrellas/3 estrellas, etc)?
- ¿Qué tipo de vehículo se puede alquilar (BMW, Renault, etc)?
- ¿Quiénes son sus socios de viaje (agencias y otros establecimientos de alquiler y alojamiento)?, etc.
Una vez que se haya establecido una política de gastos, es importante comunicarla de manera efectiva a todos los equipos, esforzarse porque se respete y estar abierto a tomar sugerencias que permitan adaptarse a las necesidades cambiantes de la organización y sus miembros.
Optar por la desmaterialización de los documentos financieros
Hoy en día es posible desmaterializar documentos como facturas, recibos e informes financieros y almacenarlos en forma digital. Esto supone un ahorro de espacio y de costes de almacenamiento.
Por otra parte, al estar en la nube, todos estos documentos también se vuelven mucho más accesibles. Esto facilita el seguimiento de los gastos, además de ayudar a las organizaciones a aumentar la productividad de sus equipos.
Utilizar tarjetas para empresas
En el curso de sus actividades profesionales, los empleados incurren en gastos. En lugar de pedirles que adelanten este dinero de su bolsillo y que esperen a ser reembolsados más tarde, se pueden implementar las tarjetas corporativas. Este medio de pago permite definir sumas predefinidas para cada colaborador en viaje de negocios.
Este instrumento de pago goza de cada vez mayor popularidad. Para que implementación sea un éxito, es aconsejable dotar a cada colaborador de una tarjeta ya que esto acarrea diferentes ventajas en materia de seguridad y ahorro de tiempo:
- Si una de las tarjetas se pierde o es robada, simplemente se puede bloquear y sustituir sin que afecte al trabajo de otros empleados.
- Es mucho más simple hacer un seguimiento de lo que cada empleado gasta en su tarjeta individual.
¿Por qué optimizar la gestión del gasto en las empresas?
Una buena gestión financiera es un seguro contra las fluctuaciones del mercado y la inestabilidad económica, especialmente en el caso de las pequeñas y medianas empresas que son las más expuestas a los efectos de las crisis económicas. Por eso es tan importante controlar los gastos de tu empresa.
El control periódico de los gastos propicia una mayor rentabilidad
Realizar un control regular y metódico de los gastos de la empresa no sólo es crucial, sino que también es beneficioso para las finanzas empresariales a medio y largo plazo. Un seguimiento mensual, o incluso diario, de los gastos permite controlar los costes estando seguro de que no se superan los presupuestos. Esto permite a los departamentos financieros corregir, en caso de existan, errores en sus planes y ajustar gastos para no superar los límites preestablecidos.
Al mantener el gasto bajo control, se puede incluso ahorrar dinero que podría destinarse a otros proyectos, departamentos y fondos de inversión. Controlar los desembolsos de forma regular permite también gestionar mejor el proceso de cierre del año e impuestos sin estrés.
Sin olvidar que vigilando los gastos del negocio las empresas podrán calcular mejor su rentabilidad. Si el departamento de la organización que realiza esta actividad no está bien organizado y gestionado, puede encontrarse fácilmente con informes incompletos y recibos perdidos, lo que dificultará este ejercicio. A menudo se subestima lo largo y delicado que es el proceso de cálculo de la rentabilidad. Un control de los gastos y una actualización de los balances puede sin lugar a duda facilitar esta tarea.
Garantizar la satisfacción de los empleados
Los desembolsos de los empleados representan una parte importante de los gastos de cualquier empresa. En el caso de que estos estén relacionados con la actividad profesional, se vuelve necesario:
- Controlar que respondan a las condiciones de la política de gastos de la empresa
- Reembolsarlos lo antes posible. Esto solo es viable si se realiza un seguimiento de los gastos de los empleados de forma regular.
Por todo esto el seguimiento de los gastos es un proceso muy importante, y que tiene un impacto positivo en la productividad de la organización y la satisfacción de los empleados.
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