Antes, durante los viajes de negocios, los trabajadores utilizaban sus tarjetas de crédito personales para pagar los gastos en los que incurrían en el desarrollo de su trabajo. Sin embargo, esa costumbre no era práctica ni para los empleados ni para las empresas, ya que implicaba una reducida visibilidad de los gastos y unos procedimientos de reembolso bastante delicados y lentos. Hoy, existe una práctica muy común y eficaz que consiste en recurrir a una moderna solución de pago conocida con el nombre de «tarjeta business».
¿Qué es? ¿Qué ventajas aporta su uso? ¡Eso es lo que nuestro equipo de redacción va a desvelarle en este artículo!
¿Qué es una tarjeta business?
La tarjeta business, cada vez más adoptada por las empresas, constituye un medio de pago moderno que permite optimizar el control de las finanzas y simplificar la contabilidad de las empresas.
La utilizan esencialmente los trabajadores y la alta dirección, y favorece la optimización y el control de los gastos asumidos cuando se realiza un viaje de negocios en nombre de la empresa.
El objetivo de la tarjeta business, que se encuentra directamente asociada a la cuenta de la empresa, es pagar de forma automática todos los gastos de la empresa. ¿Pero cómo funciona?
¿Cuál es su modo de funcionamiento?
Este tipo de tarjeta se ha creado específicamente para las empresas con trabajadores que realizan un gran número de viajes de negocios, y su forma de funcionar es sencilla y eficaz.
Los trabajadores que disponen de la tarjeta business la utilizan principalmente para pagar gastos en el marco de su actividad profesional.
Los responsables de gestionar la tarjeta business suelen ser los directores administrativos y financieros (DAF) o los dirigentes de la empresa, que formalizan contratos de tarjetas business con sus socios bancarios. Así es, la tarjeta business, que está asociada a la cuenta de la empresa, posee un límite máximo de consumo establecido por los responsables de la empresa.
De esa forma, los empleados no tienen que preocuparse de nada y pueden asumir y pagar con una solución eficaz todos sus gastos profesionales.
Gracias a la tarjeta business, los viajes de negocios son más fáciles de gestionar y planificar. ¡Pagar las cuentas de los restaurantes, las reservas de hoteles o los desplazamientos es mucho más sencillo!
Se trata del medio de pago más práctico tanto para las empresas como para sus trabajadores.
Por lo tanto, la tarjeta business ofrece numerosas ventajas a las empresas que recurren a ella. ¿Pero cuáles?
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¿Cuáles son las ventajas de la tarjeta business?
La tarjeta business permite a empresas y trabajadores disfrutar de diversas ventajas.
Al contratar una tarjeta business, la empresa puede mejorar el seguimiento y el control de los gastos de viaje de sus empleados. Además, la empresa recibirá en tiempo real información sobre los gastos pagados con ese moderno medio de pago, lo que permite optimizar el control de las operaciones efectuadas por los trabajadores.
¿Qué tipo de tarjeta de empresa escoger para gestionar los gastos de viaje?
Los trabajadores titulares de la tarjeta business, por su parte, podrán disfrutar de este sistema de pago mundial durante sus viajes de negocios y podrán viajar con total seguridad gracias a los numerosos seguros que les ofrecerán los bancos. Por ejemplo, con la tarjeta business Platinum, American Express garantiza un reembolso en 48 horas de las compras realizadas de forma ilegal, y propone un seguro para vehículos de alquiler que ofrece una protección completa en caso de robo o daños.
Información importante: sea cual sea el operador de la tarjeta business (Visa, MasterCard o American Express), este colabora con el banco donde se encuentra abierta la cuenta de la empresa para emitir la tarjeta y configurarla, así como para la síntesis de los datos. Así es, cada mes se enviará al titular de la tarjeta, al director administrativo y financiero de la empresa y al dirigente un extracto de los gastos. Dicho extracto permitirá conocer las cantidades gastadas y llevar a cabo un seguimiento regular de los gastos profesionales.
« Es posible bloquear el uso de la tarjeta business y que solamente la acepten determinados proveedores. » – François Rassart, director Europa de las soluciones de pago comerciales en MasterCard.
Al adoptar una solución de pago moderna, la empresa puede implementar una política de viajes y de gastos que implique recurrir obligatoriamente a proveedores especialmente designados.
Por lo tanto, gracias a la tarjeta business, podrá:
- Simplificar el seguimiento de los gastos y su conciliación contable.
- Aportar seguridad a las transacciones de los trabajadores.
- Automatizar al máximo el proceso de gestión de las notas de gastos.
- Dedicar el mínimo de tiempo a la gestión de los gastos profesionales.
- Reducir costes.
En otras palabras, los servicios aportados por la tarjeta business se integran en el sistema de información de la empresa. ¡Los procesos de gastos clásicos se automatizan y simplifican!
Por lo tanto, la tarjeta business, muy innovadora y con los dispositivos de seguridad más modernos, es un medio de pago realmente revolucionario para las empresas.
Y quien habla de viajes de negocios habla de gestión de notas de gastos. Contar con una solución digitalizada resulta imprescindible para optimizar el proceso y garantizar un mejor seguimiento de todos los gastos profesionales de los trabajadores.
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