Las 7 mejores ventajas de gestionar las notas de gastos en la nube

Las 7 mejores ventajas de gestionar las notas de gastos en la nube

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La gestión de los gastos profesionales es un procedimiento largo, tedioso y sin valor añadido, ya que hay que introducir todos los gastos en un largo informe, y luego enviarlo al administrador para su aprobación, que a su vez se lo envía al contable para que lo integre en la contabilidad de la empresa y le realice el reembolso al trabajador. Hay que tratar cada nota de gastos, calcular el IVA recuperable, refacturar a los clientes, guardar todos los recibos de gastos, etc.

Según un estudio de HRS y de la Fundación GBTA, la media de tiempo de tratamiento de un informe de gastos es de veinte minutos con un coste de unos 50 euros. Pero hoy en día, con la nube y la digitalización, la gestión de las notas de gastos es digital y móvil, y el tiempo perdido puede recuperarse.

La misión de  Expensya  es acabar con el infierno de gestionar las notas de gastos para simplificar la vida profesional. Para lograr este objetivo, Expensya utiliza todas las últimas tecnologías (nube, móvil, Machine Learning, Big Data) con el fin de automatizar al máximo cada paso del proceso de gestión de los gastos profesionales, y los beneficios para las empresas son numerosos:

1 – Se acabó la entrada manual de datos

Un trabajador que desarrolle su actividad fuera de su lugar de trabajo solo tiene que hacer una foto de un recibo y dejar que Expensya extraiga en unos segundos toda la información pertinente para él gracias al reconocimiento inteligente: fecha, importe, IVA múltiple, categoría del gasto, nombre del comercio, etc.

2 – No pierda ni un recibo más

El recibo de un gasto resulta indispensable para la declaración de cualquier nota de gastos. Pero a veces se pierden algunos de estos valiosos recibos. No se preocupe, con la solución en la nube de gestión de las notas de gastos ya no correrá el riesgo de perderlos, puesto que todo está almacenado y archivado para usted en servidores seguros.

3 - Dedíquese a desarrollar su actividad

Ahorrará tiempo automatizando la gestión de sus notas de gastos, tanto en la entrada datos, en la que se ahorrará más de un 80 % de tiempo, como en los flujos de validación que se vuelven nómadas y automatizables. Los administradores pueden consultar en el móvil los gastos de sus trabajadores y aprobarlos instantáneamente para transferirlos a contabilidad… De este modo, el reembolso de los trabajadores se realiza rápidamente, y todo el proceso puede desarrollarse en unos segundos. La integración contable también se simplifica para evitar la doble entrada de datos y el control de la política de gastos de la empresa puede automatizase.

4 - Sus datos en el formato que más le convenga

Todos sus datos se almacenan y archivan en la nube, y puede acceder a ellos cuando quiera. Y lo que es mejor, puede exportar sus datos al formato que más le convenga para no tener nunca más problemas de sincronización entre sus diferentes sistemas de información. Al integrarse con su entorno de software, una solución de gestión de gastos profesionales le permite asegurar la centralización de la información.

5 – La información en tiempo real

Una mayor visibilidad y control de los gastos profesionales de sus equipos, eso es lo que permite la nube. Así tendrá una visión más clara de todos los gastos asumidos, y de las estadísticas en tiempo real. De este modo podrá controlar mejor los presupuestos de sus diferentes proyectos: respeto del presupuesto fijado, importes que refacturar, proyectos demasiado caros, etc.

6 – Reduzca al mínimo los errores

Los procesos de gestión “tradicionales” de las notas de gastos conducen a errores, omisiones, pérdidas, insatisfacción, etc. Con una solución automatizada de gestión de las notas de gastos, el riesgo de error es menor, ya que la entrada de datos está automatizada gracias a las tecnologías de reconocimiento óptico de caracteres (OCR) y de Machine Learning, que extraerán en cuestión de segundos la información pertinente de las facturas (fotos, escaneos, PDF o correos electrónicos) con una tasa de precisión equivalente a la de un ser humano. Pero para optimizar aún más la fiabilidad de los datos extraídos, un sistema de control permite asegurarse de que todos los datos sean comprobados sin esfuerzo por al menos una persona para cada flujo de validación. Además, se utilizan algoritmos inteligentes para minimizar otros tipos de errores (duplicados, datos que faltan, etc.).

7 – Un mayor rendimiento del capital humano

La gestión de las notas de gastos es una de las tareas más odiadas en el mundo profesional, no solo por los administradores y trabajadores que desarrollan su actividad fuera de su lugar de trabajo, sino también por los contables, los directores financieros, los inspectores e incluso los auditores externos. Se trata de una tarea que consume mucho tiempo, sin valor añadido y desmotivadora, especialmente para los empleados que pierden una considerable cantidad de tiempo gestionando sus notas de gastos. Con un sistema automatizado, el proceso es más sencillo y rápido, por lo que sus equipos disponen de más tiempo y están más motivados.

Como puede ver, hoy en día, la gestión de los gastos profesionales es un proceso en el que se puede ahorrar mucho tiempo y recursos.

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