Las retenciones es uno de los temas que más dudas suele suscitar entre trabajadores y empresas. Quién fija estos porcentajes, si están obligados a pagarlas, de qué dependen las retenciones… estas y muchas otras preguntas llenan, sobre todo, los departamentos de recursos humanos. Por eso en este post vamos a desgranar el concepto de retención. Sigue leyendo si quieres convertirte en un experto/a sobre este tema.
Qué son las retenciones
Una retención es una cantidad de dinero que un pagador descuenta del importe total de una factura de compra de servicios profesionales, nóminas de trabajadores y otras operaciones concretas que la ley exige.
Podemos definirlas también como una forma de imposición de la administración de un país, que le permite retener una cantidad determinada de las rentas e ingresos de las personas como forma de cobro anticipado de los impuestos. A través del pagador, la Administración, en el caso de este país la Agencia Tributaria, se queda con un parte porcentual de los ingresos de los contribuyentes para adelantar los pagos al Estado. Esta cantidad retenida se compensa más tarde en la declaración de la renta de las personas físicas o de las empresas. Se suele hacer de forma trimestral. En otras palabras, es un pago a cuenta a la espera del resultado de la declaración de la renta o el Impuesto sobre Sociedades.
En el ámbito laboral, una retención es la cantidad que una empresa extrae del salario de un trabajador e ingresa en la Administración en concepto de adelanto. Las retenciones se establecen en función del porcentaje aplicado sobre el salario bruto anual.
Los empleados deben tener en cuenta que estas retenciones, consideradas como pagos anticipados a las obligaciones fiscales, permiten que paguen los impuestos poco a poco cada mes y en cada nómina, en lugar de pagar una alta suma de dinero en la declaración final.
Las diferentes políticas de retenciones
Cabe destacar que, al ser una imposición legislativa, no son las empresas las que fijan las retenciones, sino que están reguladas por la ley del país. Cada año, la Agencia Tributaria publica un cuadro resumen con las tablas de retención actualizadas.
Las rentas más habituales sujetas a retención son las siguientes:
- Retención a los trabajadores en cada nómina: las retenciones en nóminas suelen ser el mayor montante para ingresar por la Administración en casi todos los países. Consiste en retener una cantidad de los salarios del trabajador, recibiendo éste el llamado salario neto o a pagar. El empresario ingresa este dinero en su nombre y el trabajador lo compensa en su declaración de la renta.
- Retención en las facturas de alquiler de los propietarios de locales e inmuebles que se alquilan para la actividad económica.
- Retención a los «profesionales liberales» en las facturas que envían por sus servicios prestados: En este caso, los profesionales están obligados a retener en sus facturas emitidas. Cuando las emiten, lo hacen por un importe llamado neto. La diferencia entre el total de la factura y este importe es la retención. El pagador está obligado a ingresarla en la hacienda de forma trimestral.
- Retención en las facturas que envían algunos empresarios (personas físicas) que realizan determinadas actividades que están tributando en módulos(estimación objetiva).
- Retención de carácter financiero por el pago de dividendos a socios o de interesesde algunos préstamos recibidos.
No tienen que retener los clientes particulares que no realizan una actividad económica.
Partiendo de esa base, el primer paso para aplicar una retención es documentarla. Para eso es muy importante saber qué tipo de retención se aplica y dónde en cada caso concreto:
Retención de profesionales: en la factura emitida por el profesional.
Retención de empresarios en módulos: en la factura emitida por el empresario.
Retención de alquileres urbanos: en la factura emitida por el propietario del local.
Retenciones de trabajadores: en las nóminas.
Retenciones de dividendos o préstamos: en los recibos de liquidación.
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Cómo calcular la retención
El tipo de retención está sujeto a las siguientes limitaciones:
- No puede ser negativo.
- Ha de ser siempre superior al 2% en caso de contratos de menos de un año de duración (0,8% para trabajos realizados en Ceuta o Melilla).
- No puede ser inferior al 15% en relaciones laborales especiales de carácter dependiente (6% para trabajos realizados en Ceuta o Melilla).
En el caso de que hablemos de autónomos, el cálculo de porcentaje de retención en sus facturas es el siguiente:
- Actividades profesionales: 15%
- Nuevos autónomos en actividades profesionales: 7% en el año del inicio de la actividad y los dos siguientes.
- Actividades ganaderas de engorde de porcino y avicultura: 1%
- Actividades agrícolas y restantes actividades ganaderas: 2%
- Actividades forestales: 2%
Salvo que el empleado se encuentre en algunas de las situaciones especiales que eximen de las retenciones, el procedimiento para calcular las retenciones es el siguiente:
Procedimiento para el cálculo
- Conocer las circunstancias del trabajador: situación familiar, renta del cónyuge, número de hijos y tipo de renta.
- La suma de las retribuciones fijas y variables que el empleado prevé pagar a lo largo del año natural.
- Mínimo personal y familiar: se presenta de forma muy similar a la declaración de la renta, solo que en este caso los descendientes computan por mitad.
- Aplicar la escala, recogida en el artículo 85.1 1º del Reglamento del IRPF. También se aplica esa misma escala al mínimo personal y familiar calculado en el paso anterior. A continuación, se efectúa la resta.
En los casos más habituales, el modelo 145 tiene un papel relevante en el cálculo de las retenciones. A través de ese modelo, los trabajadores comunican a la empresa sus datos, de forma que pueda emplearlos en el procedimiento de cálculo de las retenciones.
Aunque no se presenta ante la AEAT, es un modelo fundamental en las relaciones con Hacienda. Tiene que haber dos copias: una para el trabajador y otra para la empresa.
Además, existe la obligación de conservar la copia de la empresa para que esté a disposición de la Administración tributaria. Es la manera de que, si hay alguna inspección, se puedan acreditar las retenciones conforme a los datos facilitados.
Como regla, el modelo 145 se presenta anualmente. No obstante, si no ha habido modificaciones en los datos, no es necesario que el trabajador lo presente.
Por qué es importante hacer un seguimiento
El autónomo (o la empresa) obligado a practicar la retención e ingresarla en Hacienda es siempre el pagador. Este es un aspecto en ocasiones desconocido que genera muchos errores en el día a día.
De esta forma, si el cliente recibe una factura de un proveedor con una retención mal calculada o sin incluir retención cuando debería llevarla, el responsable ante la administración tributaria es el que recibe la factura y no quien la ha emitido.
Por ello, y para evitar problemas, o que luego Hacienda exija al receptor de la factura los importes no ingresados por un error del vendedor, cuando se recibe una factura de este tipo hay que comprobar siempre:
- El tipo de retención y que la cantidad calculada sea la correcta.
- Si no lleva retención y es una de las operaciones anteriores. En ese caso, hay que reclamarle al emisor que la incluya en la factura.
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Expensya, una solución que optimiza las retenciones
A pesar de que las retenciones, como hemos dicho durante todo el artículo, son porcentajes del salario o facturas de un autónomo que se pagan a Hacienda, Expensya puede ayudarte en la gestión.
Cuando la información contable, fiscal y de nóminas de la empresa se encuentra centralizada en una solución digital como Expensya, que además ofrece integración con todo el ecosistema de la empresa (como ERP, programas de nóminas, recursos humanos…), la aplicación del cálculo de las retenciones es mucho más fácil para todas las partes.
Además, la solución ofrece múltiples funcionalidades, entre la que destaca su tecnología de reconocimiento óptico OCR+, diseñadas para crear una solución integral que abarca todas las etapas de los gastos empresariales, así como de los desplazamientos profesionales, lo que convierte a Expensya en una plataforma única tanto para la gestión de los gastos asumidos como para el análisis de los gastos o el control de las políticas de viajes. Expensya cuenta con la homologación de la Agencia Tributaria, que otorga la misma validez legal a los archivos digitalizados que a los documentos en papel.
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