Las tarjetas corporativas para simplificar la gestión de los gastos profesionales

En un escenario como el actual, los viajes de negocios resultan más importantes que nunca para que las empresas puedan expandirse y diferenciarse de la competencia. A la hora de llevar a cabo estos desplazamientos, los equipos realizan gastos y es responsabilidad del departamento contable gestionarlos de manera correcta.  

Sin embargo, aún al día de hoy, siguen siendo muchas las organizaciones que solicitan a sus colaboradores que avancen de su bolsillo los desembolsos que efectúan cuando se encuentran fuera de la oficina. Luego, para recuperar el dinero, los trabajadores deben enviar sus justificantes y esperar el reembolso.  

Si bien esta práctica es frecuente, está lejos de resultar óptima. Por un lado, los equipos ya no quieren tener que asumir gastos empresariales. Por el otro, con este procedimiento la empresa tiene visibilidad sobre las operaciones realizadas solamente a posteriori, cuando ya no es posible realizar cambios. 

Es por esto que muchas organizaciones persiguiendo el objetivo de optimizar sus procedimientos están optando por implementar tarjetas corporativas. En este artículo, repasamos cómo funciona este medio de pago cuando se encuentra integrado con una herramienta de gestión de gastos y cuáles son las principales ventajas de dar este paso.  

¿Qué son las tarjetas corporativas? 

Las tarjetas corporativas o de empresa, en conjunto con soluciones de gestión de gastos, permiten optimizar el control de las finanzas y simplificar la contabilidad de la organización. Este medio de pago debita los gastos efectuados directamente con la cuenta de la empresa, lo que favorece la optimización y el control de los desembolsos realizados en el marco de los desplazamientos profesionales 

¿Cómo funcionan las tarjetas de empresa?

Pensadas especialmente para organizaciones cuyos colaboradores viajan con frecuencia por negocios, este tipo de tarjetas funcionan de manera simple y eficaz. Los colaboradores disponen de una de ellas (tanto en formato virtual como físico) para realizar todo tipo de compras vinculadas con su actividad profesional: billetes de avión, restaurantes, hoteles, etc. Justo después de la transacción, los empelados solo deben adjuntar el justificante a la línea del gasto correspondiente.

Los administradores pueden crear la cantidad de tarjetas virtuales que necesiten en todo momento. En cuanto a las tarjetas físicas, solo basta con que las soliciten desde la aplicación, sin necesidad de trasladarse hasta una sucursal.  

Los directores administrativos y financieros cuentan con la posibilidad de asignar límites a cada una de las tarjetas, dependiendo del empleado que vaya a utilizarla y con qué fin. Así, ni un solo euro puede ser gastado sin autorización previa.   

¿Cuáles son los beneficios de las tarjetas corporativas?

Los beneficios de implementar tarjetas corporativas son diversos. Como mencionábamos previamente, los departamentos contables pueden hacer un mejor seguimiento de los gastos vinculados con los desplazamientos de sus empleados y no llevarse sorpresas desagradables. 

Los colaboradores, por su parte, ya no tienen que recurrir a sus finanzas personales para cubrir gastos vinculados con su trabajo, pueden olvidarse de llevar grandes sumas de efectivo cuando viajan y cuentan con la posibilidad de realizar compras en moneda extranjera.  

En resumidas cuentas, las tarjetas corporativas permiten:  

  • Simplificar el seguimiento de los gastos y su conciliación contable  
  • Asegurar las transacciones de sus empleados  
  • Automatizar al máximo el proceso de gestión de los gastos  
  • Hacer respetar la política de gastos sin necesidad de realizar un control manual 
  • Dedicar un tiempo mínimo a la gestión de los gastos de la empresa  
  • Analizar los gastos de la empresa y suprimir aquellos que no sean indispensables
  • Desactivar al instante las tarjetas en caso de robo o pérdida.  
  • Modificar los presupuestos de acuerdo a las necesidades. 

Para sanear sus finanzas o para optimizar sus procesos de gestión de gastos, los departamentos contables ya están comprobado las ventajas de implementar este medio de pago moderno y flexible. Ofrecer autonomía a los colaboradores, pero sin perder el control sobre los fondos de la organización, nunca había sido tan fácil.  

 

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