Las tarjetas de empresa, aliadas del departamento financiero en tiempos de teletrabajo

La transformación en la organización del trabajo que comenzó antes del COVID-19 se aceleró drásticamente con la imposición de las cuarentenas en el mundo entero. Durante la pandemia, tanto empleados como directivos han comprobado que es posible teletrabajar, consiguiendo los mismos o incluso mejores resultados que los obtenidos en presencial. Pero para acompañar este cambio, muchos de los departamentos de la empresa han debido revisar sus procesos para poder efectuarlos de manear óptima también a distancia.

En particular, los directores financieros han tenido que buscar soluciones para gestionar los gastos de los empleados cuando estos no van a diario a la oficina. Y es en este sentido que las tarjetas corporativas han aparecido como una herramienta aliada. En este artículo, te explicamos de qué manera este medio de pago puede facilitar el control de los desembolsos de los colaboradores en tiempos de trabajo remoto. 

Teletrabajo: cómo controlar los gastos de los empleados 

Según un estudio, 2 de cada 3 empleados pasan sus propios gastos como si fueran desembolsos realizados en el marco de su actividad profesional. Aunque convertir una comida personal en una de negocios puede parecer inofensivo a primera vista, cuando estos casos comienzan a multiplicarse la factura para la empresa puede resultar muy elevada a fin de mes. Y, todavía más, hay que tener en cuenta que estos pequeños fraudes son aún más difíciles de prevenir en tiempos de teletrabajo. 

Para combatir este problema, existen las soluciones de gestión de gastos profesionales. Sin embargo, aunque estas herramientas contribuyen a tener un mayor control de los desembolsos de los empleados, la visión sobre los mismos es siempre a posteriori cuando ya es demasiado tarde para realizar cambios. 

Entonces, ¿cómo los departamentos financieros pueden, en tiempos de trabajo remoto, asegurarse de que se respeta la política de gastos? Las tarjetas corporativas vienen a facilitar esta misión.  

Tarjetas de empresa, el medio de pago que se adapta a tiempos de teletrabajo 

La cantidad de compras en línea realizados por las empresas sigue en aumento. Esto se debe, en particular, a la utilización de herramientas SaaS, cuyo medio de pago más frecuente es la tarjeta bancaria. 

Combinar la gestión remota de los empleados con este nuevo paradigma de pago no es fácil. Los informes de gastos resuelven parte del problema, pero no así la falta de control. Las históricas tarjetas bancarias de empresa antes se pasaban de mano en mano, algo que de por sí no era nada seguro. Pero con el teletrabajo, esto se complica. Los colaboradores tienen que llamarse o escribirse para transmitirse entre ellos el número del plástico, lo que supone una pérdida de tiempo y, de nuevo, la posibilidad de ser victimas de fraudes.

La buena noticia es que la nueva generación de tarjetas de empresa, trabajando en conjunto con soluciones de gestión, permiten hacer un seguimiento más eficiente de los gastos de las organizaciones. De hecho, es incluso posible crear únicamente tarjetas virtuales para limitar el tipo de compras que pueden hacer los colaboradores. Y, en caso de necesitar el plástico, basta con solicitarlo en pocos clics desde la app sin necesidad de desplazarse hasta una sucursal.

Además de dotar a los equipos de un medio de pago individual, otra de las ventajas es que las tarjetas de empresa permiten configurar parámetros de uso (tales como importes mensuales máximos, tipo de gasto, días y horas de uso autorizadas, etc). Estos ajustes hacen que respetar la política de gastos y evitar las malas sorpresas sea más fácil que nunca.

Incorporando tarjetas corporativas todos los involucrados en este proceso salen ganando: por un lado, los colaboradores ya no tienen que adelantar los gastos profesionales de su bolsillo y, por el otro, el departamento financiero gana tiempo y obtiene una visión en tiempo real de todos los desembolsos. 

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