La palabra “virtual” se asocia a menudo con una gran variedad de productos que no necesariamente nos hacen pensar al contexto de la gestión de los gastos profesionales. Sin embargo, las tarjetas en formato desmaterializado están ganando cada vez más importancia y se posicionan como una herramienta estratégica para los departamentos financieros que buscan soluciones alineadas a las necesidades actuales.
En este nuevo artículo, repasaremos los beneficios que este medio de pago aporta a todos los colaboradores de una organización.
¿Qué es una tarjeta virtual?
Como su nombre indica, una tarjeta virtual está pensada para ser utilizada en línea. Se trata de un medio de pago en formato desmaterializado con el que los empleados de una empresa pueden realizar todo tipo de compras en Internet con total seguridad: material de oficina, reservas de hotel o transporte, etc.
Existen dos tipos de tarjetas virtuales:
- Tarjeta de un solo uso: en este caso, el número de esta tarjeta dejará de ser válido una vez realizado el pago para evitar cualquier riesgo de piratería o robo. También puede ser configurada por el departamento financiero de la empresa, que tiene la posibilidad de elegir la duración de la validez de la tarjeta, así como un límite que el empleado no puede superar.
- Tarjetas de uso recurrente: Estas tarjetas están diseñadas para ayudar a las empresas a realizar transacciones recurrentes del mismo importe, como ciertas suscripciones a servicios (LinkedIn, Intercom, etc) o pagos frecuentes a proveedores.
En ambos casos, las tarjetas virtuales, al igual que las físicas, tiene un número de 16 dígitos, una fecha de validez en formato MM/AA y un criptograma de 3 dígitos.
¿Cuál es el diferencial de las tarjetas virtuales?
Con las tarjetas virtuales, los procesos de pago son más rápidos, seguros y transparentes. Los empleados sólo tienen que acreditar la tarjeta con la cantidad requerida y realizar todos sus pagos de forma segura.
Su gestión es mucho más intuitiva: los directores financieros o sus equipos pueden establecer límites para controlar mejor el gasto, fijar reglas para las diferentes categorías e incluso personalizar por periodo de tiempo. Por ejemplo, si el colaborador necesita una tarjeta para cubrir el gasto de una semana, sólo podrá utilizarla los días en los que se encuentre trabajando.
En definitiva, la tarjeta virtual ayuda a optimizar la gestión de los gastos de la organización.
¿Cuáles son las ventajas de las tarjetas virtuales?
Como hemos mencionado, las tarjetas virtuales son un medio de pago eficaz frente a los riesgos que pueden representar las transacciones en línea. Los números generados por los proveedores de tarjetas virtuales pueden ser desactivados en cualquier momento.
La tarjeta se crea, se utiliza y luego se suprime. Esto es especialmente útil cuando el empleado no confía plenamente en la seguridad de un sitio web: los datos de la tarjeta no se guardarán después del pago y la tarjeta resultará inválida automáticamente.
Tarjetas virtuales: los beneficios para la empresa
Las tarjetas virtuales están siempre vinculadas a una plataforma. Esto permite al equipo financiero y a la dirección de la empresa hacer un seguimiento de los distintos gastos en los que incurren los empleados.
Los administradores también pueden establecer presupuestos diarios, semanales o mensuales, que permiten gestionar los costes del gasto en línea. La tarjeta puede utilizarse para establecer máximos que no pueden superarse, así como para establecer un flujo de aprobación previa. La rapidez y la sencillez son algunas de las principales de las tarjetas virtuales. El equipo financiero puede generarlas fácilmente y vincularlas directamente a la cuenta bancaria de la empresa.
Ventajas para el empleado
Gracias a las tarjetas virtuales, los empleados ya no tienen que utilizar su tarjeta personal para realizar los gastos de la empresa. La tarjeta virtual ya está prepagada, por lo que no es necesario hacer anticipos ni esperar el reembolso de los gastos. Por cada transacción realizada, los colaboradores solo deberán guardar sus comprobantes (facturas, recibos, etc).
¿Cómo hacer un seguimiento de los gastos de las tarjetas virtuales?
Cuando se implementa una solución de gestión de gastos, el seguimiento de los desembolsos realizados con una tarjeta virtual es muy fácil. De hecho, estas herramientas permiten seguir los desembolsos efectuados por los colaboradores en tiempo real.
El director financiero o manager, por su parte, tiene la posibilidad de configurar las tarjetas de los miembros de su equipo. Cada una de ellas, tiene un presupuesto predefinido asociado, lo que permite controlar las compras realizadas. Además, es posible ajustar otros parámetros tales como: categorías de gasto, días y horarios autorizados, etc. Cuando el desembolso no respeta estas reglas previamente definidas, el pago es rechazado y el administrador puede acceder en todo momento a las operaciones realizadas por los empleados.
Las tarjetas de pago de Expensya, en formato virtual y físico, se conectan directamente a nuestra plataforma de gestión de gastos para que puedas hacer un seguimiento en tiempo real de todos los desembolsos efectuados por tus equipos. Gracias a los presupuestos previamente definidos, ni un solo euro puede gastarse sin aprobación. Crea en pocos segundos todas las tarjetas que necesites y permite que tus colaboradores realicen pagos de forma más autonóma, pero sin perder en ningún momento el control.
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