Gestionar los desembolsos en una empresa puede convertirse en una tarea compleja si no se cuentan con las herramientas adecuadas. Y, aún al día de hoy, son muchas las organizaciones que no ofrecen medios de pago a sus empleados por miedo a perder visibilidad sobre sus compras.
Esta decisión no solo hace que los procesos financieros sigan siendo lentos e ineficaces, sino también que los equipos se sientan insatisfechos cada vez que deben adelantar los gastos profesionales de su propio bolsillo.
En este escenario las tarjetas de empresa se convierten en una solución efectiva para ofrecer autonomía a los colaboradores, sin por ello perder el control sobre los presupuestos. Tanto en su versión física como desmaterializada, este instrumento ofrece numerosas ventajas. En este artículo, repasamos las más importantes.
Evitar que los empleados adelanten los gastos profesionales
En muchas organizaciones, y especialmente en el contexto de los viajes de negocios, sigue siendo una práctica habitual que los empleados adelanten con su tarjeta los desembolsos realizados en el marco de sus actividades profesionales. Luego, para ser reembolsados, deben declarar estas sumas como gastos y acompañarlas de los justificantes.
Este procedimiento, que busca preservar la tesorería de la empresa durante el mes en curso, nunca es la mejor opción para los colaboradores. Es posible que muchos de ellos no tengan suficiente presupuesto personal para cubrir todos los gastos necesarios. También puede ser que tengan prisa de recibir el reembolso por motivos personales, que no quieren ser comunicados.
Al utilizar una tarjeta de empresas, el departamento financiero puede atribuir a sus empleados montos específicos y determinados de antemano según sus presupuestos, y ahorrarles así este inconveniente.
En caso de una situación imprevista, las tarjetas de empresa están también pensadas para que los departamentos financieros puedan transferir dinero en pocos clics. Esto les permitirá a los equipos concentrarse en realizar sus tareas, en lugar de preocuparse por los costes que estas conllevan.
Ahorrarle tiempo a los empleados de todos los niveles
Las tarjetas corporativas hacen que los empleados de todos los niveles ahorren tiempo: desde aquel que efectúa los gastos, pasando por aquellos del departamento de contabilidad que los valida y se encarga de los reembolsos, hasta los directivos que comprueban que el dinero gastado esté dentro de lo establecido por la política de gastos.
El colaborador ya no tiene que asumir los gastos de su bolsillo, adjuntar recibos para ser reembolsado ni tampoco pasar horas creando informes en Excel para enviar al departamento contable. Con las tarjetas de empresa, todos los pagos realizados en el curso de la actividad se registran directamente en la cuenta de la empresa y en la plataforma de gestión de gastos de terceros, que gestiona automáticamente los informes de gastos detallados y archiva los recibos en formato digital.
En definitiva, gracias a las tarjetas de empresa, todos los pagos efectuados en el marco de la actividad profesional se registran directamente en la cuenta de la empresa así como en la en la plataforma de gestión de notas de gastos. Esta, como su nombre lo indica, gestiona automáticamente los informes de gastos detallados y archiva los recibos en formato digital.
Realizar un mejor seguimiento de los gastos de la empresa
Cuando un empleado que se desplaza utiliza su tarjeta de empresa para realizar gastos, los datos se envían directamente a sus superiores a través de una plataforma digital. Por lo tanto, este medio de pago facilita el proceso de seguimiento de los desembolsos. Por un lado, los managers pueden ver fácilmente las operaciones realizadas por sus empleados en tiempo real y comprobar que cumplan con las normas de establecidas. A su vez, los contables tienen la posibilidad de generar informes muy detallados de las transacciones realizadas por cada colaborador.
Además, las tarjetas corporativas pueden conectarse a las aplicaciones de gestión de gastos para optimizar aún más el proceso. Los equipos ya no tienen que perder tiempo creando informes de gastos tradicionales o enviando facturas y recibos a los departamentos correspondientes y lo único que deben hacer es adjuntar justificantes a sus gastos. Todo se hace automáticamente con unos pocos clics y de forma segura.
Asegurar los gastos de tu empresa con tarjetas corporativas
En caso de robo o pérdida, las tarjetas de empresa pueden bloquearse en un solo clic. Por eso es que puede decirse que es una mejor opción ofrecer tarjetas corporativas a cada uno de los empleados que viaja pro negocios, en lugar de obtener una sola y pasarla entre todos ellos. En este caso, si un colaborador traspapela su tarjeta o se la roban, todos los demás equipos no se verán afectados y podrán seguir con su actividad a un ritmo normal. Toda la información sensible de la organización está protegida a través de una plataforma digital segura y sus datos también pueden ser encriptados para permitir un mayor nivel de seguridad.
Las tarjetas corporativas también permiten un mejor control de los gastos de los empleados, lo que limita o incluso elimina por completo cualquier anomalía o intento de fraude. Sin ir más lejos, la dirección financiera y administrativa se ocupa de que los empleados de la empresa respeten las normas comunicadas en la política de gastos, y trata de detectar los intentos de fraude que podrían penalizar a toda la empresa. Al utilizar tarjetas corporativas en combinación con una solución de gestión de gastos profesionales se vuelve casi imposible realizar desembolsos y solicitar reembolsos que no respeten con las reglas de la política de gastos.
Facilitar los pagos en línea e internacionales
El uso de una tarjeta de empresas abre una serie de opciones de pago para los empleados. Por un lado, gracias a este medio de pago ahora los colaboradores pueden realizar compras (como cursos online, reservas de alojamiento o billetes de avión) con total autonomía.
Y, por el otro, cuando se desplacen por negocios, se beneficiarán de las ventajas de este medio de pago de pago flexible. En el caso de que viajen a un país extranjero podrán pagar en otra moneda sin tener que ir a una oficina de cambio. Además, las tarjetas de empresa permiten que los equipos viajen con poco efectivo, en lugar de llevar grandes sumas. Algo que apreciarán tanto quienes viajan por negocios como los departamentos financieros encargados de hacer el seguimiento de los gastos realizados en el marco de los mismos.
Deja una respuesta