tarjetas de crédito de empresa

Las ventajas y los límites de la utilización de las tarjetas de crédito de empresa

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Las tarjetas de crédito de empresa representan actualmente una alternativa eficaz para pagar los gastos de empresa.

Se trata de tarjetas business, físicas o virtuales, que se reparten a los colaboradores para pagar los gastos en los que incurren por cuenta de la empresa.

En tanto que director financiero o jefe de empresa, su misión consiste en elegir el mejor método de pago que se adapte a las necesidades de sus colaboradores, asegurando una mejor gestión de los gastos de la empresa.

Con el objetivo de ayudarle a adoptar la decisión que más le convenga, en este artículo le damos a conocer las ventajas y los límites de las tarjetas de crédito de empresa.

Comencemos pues por hablar de las principales razones por las que adoptar una tarjeta de crédito de empresa.

Evite que sus colaboradores contraigan gastos en sus presupuestos personales

Al utilizar una tarjeta de crédito de empresa, sus empleados no tendrán que adelantar cantidades importantes de sus presupuestos personales en el desarrollo de su trabajo.

En efecto, según el modelo clásico de gestión de gastos profesionales, los colaboradores adelantan el importe de los gastos de sus presupuestos personales con el objetivo de cubrir gastos profesionales en el marco de una actividad o de un viaje de trabajo.

En consecuencia, se ven obligados a transmitir las notas de gastos acompañadas de los recibos de pago para que se les reembolse el importe unos días o incluso unas semanas más tarde.

Pese a que este método es eficaz, está lejos de ser eficiente. Sus colaboradores piensan que este método es arduo y largo, además de consumir mucho tiempo y ser un castigo. Así pues, el 83 % de los empleados se muestran favorables a la implantación de una solución automatizada de notas de gastos que les facilite la vida y les ayude a gestionar mejor sus gastos.

Es posible que sus empleados no tengan suficientes presupuestos personales para cubrir todos los gastos profesionales necesarios. Es posible que les corra prisa recibir el reembolso por razones personales sin querer darlo a conocer.

Al utilizar una tarjeta de crédito de empresa, puede transferir a sus colaboradores cantidades precisas, determinadas con anticipación en función de su planificación presupuestaria, de modo que les ahorre muchas molestias.

Las tarjetas de crédito prepago deben cubrir todos los gastos profesionales de sus colaboradores. En las situaciones imprevistas en que sus colaboradores tengan necesidad de más recursos económicos, basta con que les transfiera las cantidades directamente a sus tarjetas.

De esta manera, evita que sus empleados contraigan estos gastos en sus propios presupuestos.

Podrán concentrarse completamente en el buen desarrollo de su trabajo en lugar de preocuparse por los gastos en que incurran.

Ahorre tiempo a sus colaboradores, a todos los niveles

Las tarjetas de crédito de empresa ahorran tiempo a sus empleados, a todos los niveles jerárquicos.

Desde el colaborador que incurre en gastos profesionales, hasta el departamento contable que verifica los gastos y los reembolsos, pasando por los gerentes que verifican que las cantidades gastadas respeten las condiciones de la política de gasto, todos los colaboradores aumentan su productividad con las tarjetas de empresa.

El empleado deja de verse obligado a contraer los gastos en su presupuesto personal, como se ha mencionado anteriormente. Pero, además, ya no tiene que pasar horas creando notas de gastos en Excel, ni adjuntando los recibos de gastos y enviándolos a los contables.

Así pues, gracias a la tarjeta de crédito de empresa, todos los pagos efectuados en el marco de la actividad profesional se registran directamente en la cuenta de la empresa, además de en la plataforma tercera de gestión de notas de gastos, que administra automáticamente los informes de notas de gastos detallados y archiva los recibos en versión digital.

Establezca un mejor seguimiento de gastos profesionales

Cuando un colaborador que está de viaje utiliza su tarjeta de empresa individual para pagar sus gastos, sus datos se envían directamente a sus superiores y a los contables a través de una plataforma digital.

Por tanto, las tarjetas de empresa facilitan el proceso de seguimiento de los gastos.

Los gerentes pueden consultar fácilmente los gastos de sus empleados en tiempo real y pueden verificar que estos últimos respetan las reglas de gastos establecidas.

A su vez, los contables pueden generar informes muy detallados de las transacciones efectuadas por cada empleado.

Las tarjetas de empresa pueden estar conectadas a aplicaciones de gestión de notas de gastos y, de esta manera, se optimiza aún más el proceso.

Al eliminar los reembolsos gracias a las tarjetas de crédito de empresa, lo único que hay que hacer es justificar los gastos.

La gestión de las notas de gastos se hace de manera incluso más rápida y fácil. Los empleados no pierden más tiempo con la creación de notas de gastos clásicas o la transmisión de facturas y recibos a los departamentos en cuestión.

Todo se hace automáticamente en unos clics y de manera segura, lo que nos lleva a la ventaja siguiente.

Proteja sus gastos profesionales con las tarjetas de crédito de empresa

En caso de robo o pérdida, la tarjeta de crédito en cuestión puede bloquearse con un clic. Además, por este motivo es más interesante entregar tarjetas de empresa prepago a cada uno de sus colaboradores que esté de viaje, en lugar de disponer de una sola tarjeta y que esta circule entre los empleados.

En tal caso, cuando un empleado pierda su tarjeta individual, o cuando se la roben, todos los demás empleados no se verán afectados, y podrán proseguir con sus actividades manteniendo un ritmo normal.

Toda su información sensible está protegida a través de una plataforma digital segura: sus datos también pueden cifrarse para permitir un nivel de seguridad más alto.

Las tarjetas de crédito de empresa permiten también realizar un mejor seguimiento de los gastos de sus colaboradores, lo que limita, o incluso elimina completamente, cualquier anomalía o intento de fraude.

En efecto, la dirección financiera y administrativa vela por que los empleados de la empresa respeten las reglas presentes en la política de gastos, e intenta detectar los intentos de fraude que pueden penalizar a toda la empresa.

Al utilizar las tarjetas de crédito de empresa, junto con una solución de gestión de notas de gastos integrada, es casi imposible incurrir en gastos y transmitir notas de gastos que no respeten las reglas de la política de gastos establecida.

Facilite el pago en línea y el pago internacional

La utilización de una tarjeta de crédito de empresa abre varias posibilidades de pago para sus empleados. Sus colaboradores pueden efectuar pagos en Internet para reservar sus alojamientos o billetes de transporte.

Las tarjetas de crédito facilitan enormemente el pago. Estos métodos de pago son flexibles y brindan a sus colaboradores en el desarrollo de su trabajo la oportunidad de pagar en divisas extranjeras, sin que se vean obligados a pasar por las oficinas de cambio.

Las tarjetas de crédito de empresa minimizan también el riesgo de pérdida para sus empleados, que ya no se verán obligados a viajar llevando encima cantidades importantes de efectivo. Todo está protegido y adaptado a las necesidades de cada colaborador, conforme con las especificidades del país donde realizan su trabajo.

Los límites de las tarjetas de crédito de empresa

Para tomar una decisión de manera objetiva y más normativa, cabe exponer también los límites de este método de pago.

Así pues, las tarjetas de crédito de empresa, al igual que las demás soluciones de gestión de gastos, presentan ciertos límites. Por ejemplo, hay comerciantes que no aceptan el pago con tarjeta de crédito salvo si se trata de un importe por encima de una cantidad determinada. Esto puede evitarse si, por ejemplo, la empresa establece colaboración con proveedores de servicios o marcas y cadenas de restauración o alojamiento.

Es evidente que las tarjetas de crédito de empresa facilitan la gestión de gastos de empresa. Los directores administrativos y financieros, y los jefes de equipo, tendrán una idea general en tiempo real de los gastos contraídos por cada colaborador en el desarrollo de su trabajo. No obstante, las tarjetas de crédito de empresa por sí solas no son suficientes. Para optimizar el proceso de gestión de gastos de empresa, es importante disponer de una solución complementaria de gestión de las notas de gastos.

Si las tarjetas facilitan el pago a sus empleados y simplifican el seguimiento de los gastos para los gerentes, no limitan, no obstante, la pesadilla que supone la creación, el tratamiento y la transmisión de las notas de gastos.

Es cierto que el pago con tarjeta de crédito de empresa prepago implica la eliminación del proceso de reembolso, puesto que los gastos profesionales se han contraído a partir de cantidades transferidas previamente. Sin embargo, sigue siendo obligatorio justificar y declarar todos los gastos contraídos en el marco de una actividad profesional.

Cada colaborador que esté de viaje debe guardar los recibos y las facturas, y debe crear notas de gastos detalladas, que posteriormente se enviarán al departamento financiero, que se encarga, a su vez, de verificar cada entrada y de asegurar que todo esté en orden.

Con la finalidad de optimizar aún más la gestión de gastos de empresa, y de automatizar los esfuerzos de sus equipos, opte por una solución de gestión de notas de gastos integrada, como Expensya, que le permite gestionar de manera eficaz sus gastos profesionales extrayendo todos los gastos pagados con su tarjeta de crédito de empresa.

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