En la era digital, varios procesos habituales de la vida profesional pueden simplificarse gracias a una nueva generación de soluciones digitales. Uno de ellos es la gestión de notas de gastos, una actividad repetitiva que suele verse como una tarea pesada sin ningún valor añadido real.
Por eso, adoptar una solución de gestión de notas de gastos se ha convertido en una auténtica necesidad para aligerar esta tarea, aunque deben tenerse en cuenta diversos factores antes de implementar ese tipo de herramienta, como el coste, las características ofrecidas o el rendimiento de la inversión.
Ante la amplia oferta existente, resulta difícil tomar una decisión. Con el fin de orientarle a la hora de seleccionar su programa de notas de gastos, le hemos preparado una lista de requisitos.
Definir cuáles son los retos de su empresa:
Antes de dar el paso y equiparse con una solución de gestión de notas de gastos, es importante determinar cuáles son los objetivos relacionados con la gestión de notas de gastos que desea lograr, como por ejemplo:
- Minimizar el porcentaje de errores en la gestión de los gastos profesionales
- Reducir el tiempo de tratamiento de las notas de gastos
- Simplificar el sistema de validación aplicado por los trabajadores
- Mejorar la visibilidad de los gastos de la empresa
- Reducir los costes directos e indirectos generados por el proceso
Para cumplir estos objetivos, debe analizar los procesos implicados en la gestión de los gastos con vistas a conocer la situación de la empresa, y a continuación compararlos con las prácticas ideales en materia de gestión de notas de gastos.
Asimismo, es fundamental que los trabajadores participen en el análisis, ya que podrán explicarle exactamente cuáles son las dificultades encontradas cuando trabajan fuera de su lugar de trabajo habitual.
Además, incluir a los trabajadores reduce el riesgo de resistencia al cambio al implementar nuevos procesos.
De esta forma, podrá determinar cuál es su nivel de exigencia en relación con la selección del proveedor correspondiente y las características que no deben faltar en la solución elegida por su empresa.
¿Cuáles son las ventajas de integración de una solución de gestión de notas de gastos?
La gestión de notas de gastos clásica presenta numerosos inconvenientes para su empresa y sus empleados. Entre otras cosas, se trata de una actividad que exige una gran cantidad de tiempo a todos los trabajadores implicados en el proceso.
Entre el tiempo perdido por el empleado que introduce su nota de gastos manualmente, el mánager que valida los gastos, el contable que controla las cantidades y los recibos y la dirección financiera que realiza el reembolso, para cada nota de gastos se emplean 51 minutos en un mismo mes.
¡No olvidemos que el tiempo es oro, y que el coste directo generado por el proceso se evalúa en 27 €! Ahora, puede multiplicar ese coste por el número de notas de gastos de un año. Nos encontramos por lo tanto ante un gasto importante para la empresa, que además también afecta a la productividad y al bienestar de los empleados.
Invertir en una solución de gestión de notas de gastos le permitirá:
- Acabar con la entrada manual de los gastos
- Digitalizar los tiques y recibos y evitar las pérdidas
- Dedicar todo su tiempo a su actividad principal
- Mejorar la productividad de los trabajadores
- Simplificar el proceso de validación
- Acceder a los datos en tiempo real y desde cualquier dispositivo
- Mejorar el control de los gastos
- Integrar los datos relativos a las notas de gastos en su programa de contabilidad o ERP
- Minimizar los riesgos de errores humanos
- Limitar la transmisión de documentos en papel
- Permitir a los empleados gestionar sus notas de gastos sobre la marcha
¿Cómo elegir una solución de gestión de notas de gastos?
Tras analizar la situación, los retos y las necesidades de su empresa en materia de gestión de notas de gastos, debe plantearse una serie de preguntas con el fin de determinar cuál es la solución del mercado que más le conviene, como por ejemplo:
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- ¿Cómo pueden presentarse los gastos en función de sus necesidades?
- ¿La solución se dirige a un solo usuario o puede aplicarse a varios usuarios con la misma cuenta?
- ¿La solución permite automatizar la política de gastos (por ejemplo, el importe máximo de una comida de negocios)?
- ¿La aplicación está disponible en varios idiomas?
- ¿La aplicación tiene en cuenta varias divisas?
- ¿Pueden usarse divisas diferentes para usuarios diferentes?
- ¿Cuáles son los programas que pueden integrarse con la aplicación?
- ¿La aplicación cuenta con un servicio de atención al cliente disponible para los problemas que puedan surgir?
- ¿En qué formato se pueden exportar los datos?
- ¿La aplicación es fácil de utilizar?
¡Descubra las funciones que no pueden faltarle a una aplicación de notas de gastos!
Una solución de gestión de notas de gastos como Expensya, fácil de utilizar para sus trabajadores, resulta esencial para mejorar la productividad de sus equipos y, a diario, controlar y gestionar sus gastos.
Así es, nuestra solución le permite automatizar y digitalizar el proceso de gestión de las notas de gastos, lo que permite a todas las personas que intervienen en el proceso ganar tiempo y concentrarse en su actividad principal. También mejorará el cumplimiento de su política de gastos, ya que podrá configurar las distintas normas en materia de gastos en función de sus necesidades.
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