Notas de gastos 100% digitales

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Hoy en día, un gran número de empresas todavía procesan los informes de gastos mediante facturas y tiques en formato papel. Esta tarea puede representar un verdadero rompecabezas para responsables y jefes de equipo. Afortunadamente, la era digital ha abordado este problema ofreciendo soluciones de gestión de notas de gastos digitales. En este artículo te explicamos porqué tiene sentido pasarse al soporte digital y cómo hacerlo.

¿Cuál es el interés de una solución digital para la gestión de notas de gastos?

Una solución inteligente para automatizar la administración de los gastos profesionales permite ahorrar tiempo a todos los involucrados en el proceso.

Optimiza el tiempo de tratamiento de tus gastos profesionales

Según un estudio de la GBTA, un empleado emplea de media 20 minutos en tratar una nota de gastos. Anualmente, este tiempo acumulado representa una suma muy importante para todas las empresas.

Un programa de automatización de notas de gastos como Expensya ofrece multitud de opciones que facilitan la administración diaria de los gastos de todos los implicados en el proceso: digitalización de tiques, flujos de validación automatizados, control de cumplimiento de la política de gastos, automatización de los gastos de kilometraje, etc.

Con un solo clic, una nota de gastos es creada y enviada al responsable para su validación. Este proceso permite reducir el tiempo empleado en estas tareas secundarias pero necesarias, para reinvertirlo en las actividades principales de la organización.

Olvídate de los tiques perdidos

Los tiques o facturas sirven para el reembolso de los gastos profesionales. Desde un punto de vista fiscal, este comprobante es esencial y permite a las empresas cumplir con las leyes vigentes de conservación de facturas.

Sin embargo, a veces los tiques se pierden, lo que dificulta el reembolso de los gastos del empleado.

Una solución automatizada de gestión de gastos responde perfectamente a este problema. De hecho, el empleado, gracias a su smartphone, puede fotografiar inmediatamente su tique. La tecnología de reconocimiento inteligente extrae toda la información relevante y digitaliza el documento en unos segundos, ahorrando así al empleado la entrada manual, y reduciendo considerablemente el riesgo de pérdida de tique.

Reduce los costes de almacenamiento y consigue una mayor seguridad

Todas las empresas están obligadas a archivar sus documentos contables y fiscales. Los justificantes de pago forman parte del grupo de documentos que toda compañía debe archivar. A pesar de ello, el archivo de estos documentos no es una tarea fácil y supone un tiempo y un costo financiero significativo. De media, el coste del archivo del papel es de casi 30 céntimos por recibo.

Con la desmaterialización de los datos, el archivo digital permite reducir los costes del archivo, al ser más seguro y de menor coste que el archivo en papel.

Además, con la evolución de la ley sobre el archivo digital de facturas, las empresas pueden olvidarse de las copias en papel y el archivo físico gracias a la digitalización certificada de documentos. A través de una solución homologada para ello, la desmaterialización y el archivo de recibos y facturas se vuelve aún más sencillo. La copia digital de los documentos digitalizados utilizando una solución homologada tienen la misma validez legal que su copia original. Por tanto, el archivo de la copia física deja de ser necesario.

¿Cómo digitalizar tus notas de gasto?

A diferencia de otros sistemas informáticos, el proceso de digitalización de los informes de gastos profesionales es un procedimiento al que puede acceder fácilmente todo tipo de empresa. Autónomo, PYME o gran empresa; basta con elegir qué solución es capaz de responder a las necesidades corporativas.

Para ello, haz una lista de las características indispensables que debe tener un programa para ajustarse a tu proceso de gestión interno. Así podrás identificar cuáles son las tareas que consumen más tiempo. Una vez definidas todas las necesidades, es importante probar la aplicación seleccionada antes de implementarla de manera definitiva.

La solución de gestión de notas de gastos de Expensya te ofrece una gran cantidad de funciones específicamente diseñadas para la automatización del proceso de gestión de notas de gastos, por ejemplo:

  • Entrada automática de gastos
  • Procesamiento de facturas por correo electrónico
  • Almacenamiento de datos en la nube
  • Flujos de validación automatizados y configurables
  • Estadísticas inteligentes e informes de BI
  • Actualizaciones automáticas y gratuitas
  • Integración con sistemas de contabilidad y ERP

¿Todavía tienes dudas? Expensya te ofrece la posibilidad de probar la solución de notas de gastos de forma gratuita durante un período de prueba de 30 días.

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