política de gastos

Notas de gastos: implementación de una política de gastos

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En la mayoría de las empresas, la gestión de los gastos profesionales es un tema espinoso. Por eso, en la vida de una compañía, la política de gastos debe elaborarse cuanto antes, ya que permite ahorrar mucho tiempo en la gestión de notas de gastos.

No obstante, crear una política de gastos no es suficiente. También es necesario que esa política se adapte a la actividad de la empresa, además de mantenerla actualizada para seguir la evolución de la entidad. Con una política de gastos al día, la empresa ganará un tiempo muy valioso, reducirá sus costes y evitará los malentendidos relacionados con los gastos y sus excesos.

¿Cuál es el interés de una política de gastos?

En un entorno cada vez más complejo, resulta fundamental contar con una visión de conjunto de los gastos asumidos. Por consiguiente, las empresas establecen una política de gastos con vistas a sensibilizar a sus empleados sobre las normas aplicables cuando trabajan fuera de su lugar de trabajo habitual.

Sus estipulaciones se refieren a los gastos profesionales, como los gastos de kilometraje, restauración o transporte, y a las condiciones de reembolso.

Concretamente, ese documento constituye el reglamento de reembolso de la empresa que el trabajador debe respetar. La formalización de las prácticas mejora la transparencia y la visibilidad sobre cualquier posible coste no controlado.

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¿Cómo preparar una política de gastos? 

En primer lugar, hay que identificar los gastos que van a integrarse en la política de gastos. El documento debe ser lo más claro posible para evitar cualquier problema de comprensión.

Por lo tanto, será necesario:

  • Detallar los tipos de gastos que reembolsa la empresa.
  • Determinar los límites de los gastos para cada tipo de gasto: viajar en clase turista, evitar los hoteles de lujo en los viajes de negocios, establecer un límite máximo para algunos gastos como los de restauración.
  • Comprobar las disposiciones legales: existen numerosas normativas que establecen límites al reembolso de los gastos, a veces en función de varios criterios (duración del desplazamiento, distancia con respecto al domicilio social, etc.). Para evitar que un reembolso de notas de gastos se considere un pago en especie, consulte la legislación vigente aplicable a sector de actividad.
  • Identificar a sus socios: si ha llegado a un acuerdo con una cadena de hoteles, una compañía aérea o un medio de transporte específico, debe precisárselo a sus trabajadores. Otra opción posible es establecer una plataforma de reservas controlada.

Su política de gastos puede incluir un gran número de elementos, siempre y cuando sea coherente y comprensible. Trate de integrar una parte de las preguntas frecuentes para responder a dudas que aunque no formen directamente parte de la política de gastos, son esenciales para asimilar las normas establecidas.

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Sea también cuidadoso a la hora de comunicar las normas. No basta con elaborar una política de gastos, también hay que saber comunicarla.

¿Cómo optimizar los gastos profesionales?

Tras crear su política de gastos, es necesario llevar a cabo un seguimiento y comprobar que se respeta. Para ello, estas son nuestras recomendaciones:

Sea justo: Las políticas eficaces deben ser equitativas. Todos los empleados tienen derecho a recibir el reembolso de los gastos que hayan asumido, siempre que esos gastos cumplan las condiciones establecidas. Asimismo, los empresarios deben dar ejemplo y aplicar también la política de gastos.

De cuando en cuando, solicite a los trabajadores sus comentarios sobre esa gestión de los gastos para que participen activamente en la misma. De esa forma, se sentirán implicados en el proceso y no lo verán como una imposición.

Sea flexible: Siguiendo la idea de un trato igualitario, intente ser flexible con respecto a los límites de gastos. Tenga en cuenta que los precios cambian de un país a otro. Por ejemplo, los gastos de taxi en Ginebra no son los mismos que los gastos en Kuala Lumpur. Por lo tanto, establezca tarifas coherentes con el destino de los trabajadores. Evidentemente, podrá rechazar los gastos excesivos en cualquier momento, pero siempre trate de hacerlo solo en caso de exceso flagrante.

Sea transparente: Tras elaborar la política de gastos, asegúrese de que esté disponible y se transmita a los trabajadores. Mantenga el documento disponible en todo momento, ya sea por correo electrónico o a través de la intranet, puesto que así podrá garantizar que se cumplen las normas, además de reducir los intentos de fraude.

Sea diligente: Para una adecuada aplicación de la política de gastos, la empresa debe tener capacidad de reacción. Haga lo necesario para reembolsar rápidamente a los empleados cuando asuman gastos conformes. De esa forma, el trabajador no se encontrará en una situación incómoda si debe incurrir con frecuencia en gastos profesionales. La empresa también debe adaptar su política de gastos actualizándola con regularidad para tener en cuenta los cambios que se produzcan en el entorno.

Esté a la vanguardia de la tecnología: Si desea garantizar la perfecta aplicación de la política de gastos, debe optimizar el proceso de gestión de los gastos. Para satisfacer las distintas exigencias de tiempo, reembolso o cumplimiento normativo, es importante contar con nuevas tecnologías que faciliten el proceso.

En la actualidad existen soluciones de gestión de notas de gastos para responder a esa necesidad. ¡Permiten automatizar el proceso desde el recibo hasta la contabilidad optimizando el control y el cumplimiento de las normas aplicables!

Una solución de gestión de notas de gastos como Expensya le permite automatizar la aplicación de su política de gastos configurando normas de gastos, límites máximos de reembolso o avisos para los casos de incumplimiento de la política en vigor, directamente desde la plataforma. Además, todos los parámetros pueden configurarse fácilmente en función de varios criterios, periodos, distancias, duración del viaje, etc.

 

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