hojas de gastos excel

Deja de gestionar tus hojas de gastos con Excel

Compartir en:

Excel es sin duda una herramienta muy potente que se puede utilizar con múltiples propósitos, especialmente en los campos de la contabilidad y gestión. A pesar de ello, ha quedado obsoleto en la mayoría de estos ámbitos, y resulta especialmente poco adaptado para las empresas de cierto tamaño. Soluciones Cloud, SaaS y softwares se han convertido en herramientas imprescindibles para asegurar el éxito y la transformación digital de las empresas, y esto es extensible a la gestión de las notas de gastos. Es por eso que a través de este artículo vamos a comprender las ventajas y desventajas de las hojas de gastos con Excel.

¿Por qué gestiona todavía sus informes de gastos con Excel?

Es normal que a día de hoy muchas empresas sigan gestionando sus hojas de gastos y sus informes de pagos con Excel, ya que fue la primera herramienta que permitió hacerlo diseñando unas plantillas que parecían perfectas para la contabilidad. Y no podemos negar que es un software con muchísimas ventajas, pero la gestión de gastos no es una de ellas. Y es que las hojas de cálculo de Excel pueden facilitar muchas gestiones, pero actualmente y en un mundo en constante cambio tecnológico, no hay nada como utilizar una herramienta de gestión de gastos inteligente y automatizada.

¿Cuáles son las limitaciones de Excel?

Como hemos dicho, son muchas las empresas que durante años han utilizado Excel para gestionar las hojas de gastos y los informes contables. Y aunque son muchas las ventajas que esta herramienta ofrece, también cuenta con varias limitaciones que hacen que se quede obsoleta en un mundo tan tecnológico.

No integra facturas

Las empresas deben conservar los recibos de todos los gastos y poder consultarlos rápidamente para realizar comprobaciones o controles. Sin embargo, Excel no permite hacerlo. Hay que crear una carpeta comprimida y vincularla a la tabla. Existen formas más fáciles de centralizar los datos, ¿no te parece?

Es una hoja de cálculo

Excel es una gran herramienta para hacer tablas, gráficos y análisis de datos. Sus fórmulas de cálculo simplifican la vida y prestan muchos servicios, especialmente en materia de estadística, matemáticas, finanzas y contabilidad. Pero querer convertir Excel en una herramienta de gestión de gastos es una pérdida de tiempo, ya que no fue pensada con esa idea. Durante años ha servido de gran ayuda para la contabilidad de gran parte de las empresas, pero actualmente es necesario modernizarse con una herramienta de gestión de gastos automatizada.

Introducción manual

¿A quién le gusta invertir tiempo en rellenar una hoja de gastos en Excel? Absolutamente a nadie. Trabajar en los informes de gastos con esta herramienta requiere un gran empleo del tiempo, además de tener que guardar todos los recibos y facturas en papel para demostrar más adelante los pagos realizados. Herramientas como Expensya permiten olvidar la entrada manual de datos gracias a tecnologías como el machine learning y la inteligencia artificial, además de contar con la homologación por parte de la Agencia Estatal de Administración Tributaria, gracias a la cual, los usuarios de la solución pueden deshacerse del tique en papel en el momento en el que éste es subido a la aplicación.

 No se integra en las herramientas contables

Aunque una hoja de Excel se puede guardar en varios formatos, lo más seguro es que no puedas integrarla en tu programa de contabilidad habitual. Y, con frecuencia, eso significa tener que proceder a una doble entrada de datos, doble trabajo y doble esfuerzo. Esto convierte al proceso de gestión de gastos en un trabajo más costoso, tanto de tiempo como de dinero, más difícil y más ineficaz, ya que hay que hacer las cosas dos veces.

     Leer también: Ventajas de gestionar las notas de gastos en la nube

¿Cuáles son las desventajas de Excel para la gestión de las hojas de gastos?

Descubre las desventajas que puede ofrecer la herramienta de Excel a la hora de gestionar los datos contables de una empresa, y decídete por una solución automatizada e inteligente para mejorar este proceso.

Conlleva mucho tiempo

No se ajusta al célebre principio que rige el mundo profesional «el tiempo es oro». Todo el mundo está de acuerdo en que el tiempo es un recurso muy valioso que es necesario gestionar correctamente y, sobre todo, optimizar. Pasarse horas de celda en celda, diseñando los estilos de las hojas, y arreglando los problemas de compatibilidad entre versiones solo empeorará la carrera contrarreloj. Tienes cosas mejores que hacer, ¿no? Seguro que los informes de gastos no forman parte de tus objetivos principales.

 No es una herramienta inteligente

Desde luego, es una herramienta con un gran número de funcionalidades y son muchas las empresas que la utilizan a diario. Sin embargo, Excel no es inteligente. Se puede configurar para automatizar algunas tareas, pero ese trabajo también lleva bastante tiempo. El programa no permite controlar todos los gastos de la empresa ni ofrece pistas para tomar las decisiones más adaptadas.

 No centraliza todos los datos

Seguir utilizando Excel para gestionar las notas de gastos equivale a aceptar el tener que ir uno mismo a buscar cada dato que falte a un lugar distinto (por ejemplo, ir a comprobar la política de gastos de la empresa o buscar gastos anteriores de los trabajadores). Interrumpir el trabajo cada vez que hay que buscar un dato es todo menos práctico. Además de ser una limitación, el hecho de modificarlo todo manualmente y de que nada esté automatizado también implica un riesgo de error importante.

 No sigue el crecimiento de la actividad

Piensa que si tu empresa aumenta de tamaño, Excel no va a ofrecerte una mayor flexibilidad ni a adaptarse a la complejidad de tu actividad. Será el encargado de la hoja de gasto quien tendrá que arreglárselas como pueda, y el proceso de gestión será cada vez más complejo.

     Leer también: Cómo asegurar un buen control de gastos para la empresa

 ¿Qué soluciones existen para gestionar sus informes de gastos?

A pesar de haber sido la herramienta más utilizada anteriormente para gestionar las hojas y los informes de gastos, Excel no puede seguir siendo tu aliado principal si lo que quieres es un gestión eficaz y rápida. Es por eso que cada vez son más las empresas que optan por utilizar herramientas y software SaaS o cloud, que almacenan los datos en la nube de manera rápida y automática.

Una solución especializada e inteligente como Expensya es una solución ideal para solventar todas las limitaciones y desventajas que puedan presentar las hojas de gastos de Excel.  Para empezar, Expensya automatiza todo el proceso de gestión de las notas de gastos, elimina la entrada manual de datos y le permite exportar los datos para integrarlos directamente en su software de contabilidad. Además, Expensya también le ofrece la posibilidad de automatizar la política de gastos, gestionar los gastos de kilometraje e incluso terminar con el archivo de las facturas en papel gracias a la homologación de la Agencia Tributaria. ¿Qué más se puede pedir?

automatisez la gestion des NDF ES demo

Compartir en:

Deja una respuesta

Tu dirección de correo electrónico no será publicada. Los campos obligatorios están marcados con *