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8 buenas razones para olvidarse del Excel en la gestión de notas de gastos

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Excel es sin duda una herramienta muy potente que se puede utilizar con múltiples propósitos, especialmente en los campos de la contabilidad y gestión. A pesar de ello, ha quedado obsoleto en la mayoría de estos ámbitos, y resulta especialmente poco adaptado para las empresas de cierto tamaño. Soluciones Cloud, SaaS y software se han convertido en herramientas imprescindibles para asegurar el éxito y la transformación digital de las empresas, y esto es extensible a la gestión de las notas de gastos.

A continuación le presentamos ocho razones por las que decididamente ha llegado el momento de abandonar las hojas de cálculo de Excel para las notas de gastos:

1. Excel no integra las facturas.

Las empresas deben conservar los recibos de todos los gastos y poder consultarlos rápidamente para realizar comprobaciones o controles. Sin embargo, Excel no permite hacerlo. Hay que crear una carpeta comprimida y vincularla a la tabla. Existen formas más fáciles de centralizar los datos, ¿no le parece?

2. Excel necesita mucho tiempo.

No se ajusta al célebre principio que rige el mundo profesional, según el cual «el tiempo es oro». Todo el mundo está de acuerdo en que el tiempo es un recurso muy valioso que es necesario gestionar correctamente y, sobre todo, optimizar. Pasarse horas de celda en celda solo empeorará su carrera contrarreloj. Tiene cosas mejores que hacer, ¿no? ¡Seguro que los informes de gastos no forman parte ni de sus objetivos ni de sus decisiones!

3. Excel no es para nada inteligente.

Desde luego, es una herramienta con un gran número de funcionalidades y son muchas las empresas que la utilizan a diario. Sin embargo, Excel no es inteligente. Se puede configurar para automatizar algunas tareas, pero ese trabajo también lleva bastante tiempo. El programa no le permite controlar todos los gastos de la empresa ni le ofrece pistas para tomar las decisiones más adaptadas.

4. Excel no introduce los datos de las notas de gastos por sus empleados.

¿A quién le gusta invertir tiempo en rellenar su hoja de Excel? Absolutamente a nadie. Pues herramientas como Expensya le permiten olvidarse de la entrada manual de datos gracias a tecnologías como el machine learning y la inteligencia artificial.

 5. Excel no centraliza todos los datos.

Seguir utilizando Excel para gestionar las notas de gastos equivale a aceptar tener que ir uno mismo a buscar cada dato que falte a un lugar distinto (por ejemplo, ir a comprobar la política de gastos de la empresa o buscar gastos anteriores de los trabajadores). Interrumpir su trabajo cada vez que tiene que buscar un dato es todo menos práctico. Además de ser una limitación, el hecho de modificarlo todo manualmente y de que nada esté automatizado también implica un riesgo de error importante.

6. Excel no sigue el crecimiento de su actividad.

Piense que si su empresa aumenta de tamaño, Excel no va a ofrecerle una mayor flexibilidad ni a adaptarse a la complejidad de su actividad. Siempre tendrá que arreglárselas como pueda, y su proceso de gestión será cada vez más complejo.

7. Excel no es nómada.

Gestionar las notas de gastos con Excel no permite acceder a los gastos de la empresa en tiempo real. Todos los trabajadores deben esperar a volver a la oficina para preparar sus informes de gastos. Hoy en día existen versiones móviles de Excel, ¿pero ha intentado alguna vez rellenar sus informes de gastos desde una de esas versiones?

8. Excel no se integra en todo su sistema de información.

Aunque una hoja de Excel se puede guardar en varios formatos, quizás no pueda integrarla en su programa de contabilidad. Y, con frecuencia, eso significa tener que proceder a una doble entrada de datos…

Como ya habrá entendido, Excel no puede seguir siendo su aliado para gestionar eficazmente las notas de gastos de su empresa. Una solución especializada e inteligente como Expensya le ofrecerá una solución para estas problemáticas, y mucho más. Para empezar, Expensya automatiza todo el proceso de gestión de las notas de gastos, elimina la entrada manual de datos y le permite exportar los datos para integrarlos directamente en su software de contabilidad. Además, Expensya también le ofrece la posibilidad de automatizar la política de gastos, gestionar los gastos de kilometraje e incluso terminar con el archivo de las facturas en papel gracias a la homologación de la Agencia Tributaria.

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