OCR notas de gastos

Qué es el OCR y su aplicación en contabilidad

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Que la gestión de gastos y la introducción manual de datos en ficheros es una de las tareas más odiadas en las empresas no es una sorpresa. Por eso cada vez son más las tecnologías que se ponen al servicio de las empresas para hacerles la vida más fácil a todos los trabajadores. Así nació el OCR.

Si alguna vez has oído hablar de este concepto pero no sabes lo que es, sigue leyendo, porque en este artículo vamos a despejar todas las dudas alrededor de la tecnología de reconocimiento óptico de caracteres.

Qué es el OCR

El OCR («optical character recognition» en inglés, o «reconocimiento óptico de caracteres» en español) es un procedimiento tecnológico que permite convertir una foto, un documento en papel o un PDF en un documento digital que puede editarse. Podemos decir por lo tanto que es un análisis en el que, mediante el escaneo de un archivo, éste se automatiza.

El software en el que se basa el reconocimiento de caracteres analiza la imagen y la estructura del archivo para detectar los distintos elementos que forman la imagen: textos, marcos, imágenes, etc.

Cada línea se identifica, y a continuación se convierte primero en palabras y después en caracteres, volviéndose así comprensibles y reconocibles para un ordenador.

Esta tecnología puntera y novedosa ofrece un contenido que corresponde al de la imagen inicial, por lo que constituye una herramienta especialmente práctica e ideal para introducir gastos profesionales en las empresas.

Cómo funciona el OCR

Lo que el reconocimiento óptico de caracteres hace con los archivos es un escaneo pixel a pixel, buscando formas que coincidan con los caracteres analizados. El software toma los datos de los archivos impresos, fotografías o PDFs y escanea cada línea, averiguando si los puntos en blanco y negro representan una letra o un número, creando un mapa de bits de caracteres alfanuméricos.

El OCR analiza todos los elementos que aparezcan en el documento (texto, imágenes, tablas…), descomponiendo el texto en distintas líneas, palabras y caracteres para así poder digitalizarlo y que el archivo sea accesible a todos y editable.

Algunos sistemas de reconocimiento óptico de caracteres que son muy avanzados pueden incluso identificar archivos escritos a mano.

Descubre 5 buenas razones para automatizar la gestión de notas de gastos

Con qué fines se utiliza el OCR en contabilidad

Si alguna vez has tenido que introducir de manera manual toda la información de un documento para digitalizarlo, entenderás fácilmente las ventajas que el reconocimiento óptico de caracteres aporta a las empresas.

Una solución equipada con una tecnología de reconocimiento inteligente permite escanear el recibo, tique o factura y a continuación generar una copia digital que podrá enviarse para su control y validación.

Así es, la tecnología de reconocimiento de caracteres detecta al instante toda la información pertinente de un recibo: la categoría del gasto, la fecha, el importe antes y después de impuestos, la divisa con la que se realizó el pago, el tipo de IVA, la forma de pago, etc.

Además, al automatizar todos los documentos con los que la sociedad cuenta, se ahorra una gran cantidad de espacio, ya que no habrá que buscar un lugar para guardar los archivos físicos. Pero más importante aún es la disminución de tiempo que todos los trabajadores deben emplear en rellenar manualmente los informes contables, que puede ser en torno a un 80% de tiempo ahorrado en comparación con la entrada manual.

Los programas de OCR, gracias a las tecnologías de reconocimiento basadas en Inteligencia Artificial, pueden reconocer fácilmente los datos de las facturas y extraerlos con una tasa de fiabilidad de casi el 100%, sin necesidad de gestiones previas por parte del trabajador. Gracias a este programa será más difícil cometer fallos en la entrada de datos contables, y más fácil identificarlos en el caso de que ocurran. Estos documentos digitalizados se almacenan, normalmente en la nube, y pasan directamente a los programas que la empresa utilice.

Los equipos contables pueden escanear las facturas y procesarlas directamente en sus distintos programas de contabilidad. No es necesario que los documentos sigan un modelo determinado, ya que el OCR es capaz de reconocer distintos tipos de archivos. Un software OCR puede detectar el tipo de documento a partir de los datos que éste contiene y clasificarlo según su naturaleza.

Otro beneficio para los departamentos de contabilidad es que pueden utilizar un documento ya digitalizado para crear un modelo de factura, ya sea que éste esté guardado en el ordenador o si llega a través de un correo electrónico. El programa de OCR analizará el archivo y reconocerá el texto en cualquiera de las dos opciones.

En resumen, el OCR agiliza los procesos contables para una mejor salud financiera de la empresa.

Ventajas del reconocimiento de caracteres en la gestión de gastos

El reconocimiento inteligente simplifica el tratamiento de las notas de gastos y aporta fluidez a todas las etapas del proceso de gestión de gastos, desde la creación del gasto hasta su integración en la contabilidad.

Todas las personas implicadas en el proceso de gestión de gastos se benefician de la automatización, tanto el empleado como el responsable de la validación o el contable. Gracias a ella, pueden reducir hasta un 80 % el tiempo dedicado al proceso de gestión de gastos, además de eliminar los errores que se cometen cuando se introducen los datos.

Pero esto no es todo, ya que las grandes ventajas son:

  • registro automático, fácil y rápido de todos los gastos relacionados con la actividad profesional
  • control en todo momento del documento, desde que se recibe hasta que se registra en contabilidad
  • reducción del espacio para archivos físicos y del tiempo empleado en la entrada manual de datos
  • más seguridad, al tener toda la información de gastos digitalizada y centralizada
  • mayor conocimiento de los gastos, permitiendo así un posible ahorro

La tecnología OCR, por lo tanto, automatiza y simplifica el tratamiento de gastos, fomenta la productividad de los trabajadores y conlleva un ahorro considerable de tiempo y dinero.

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Expensya: un programa de gestión de gastos que integra el OCR

Podemos concluir entonces que la tecnología OCR facilita la gestión de gastos durante todo el proceso de tratamiento, desde que se produce el gasto hasta su reembolso, análisis o archivado.

Por eso, resulta indispensable adoptar una solución que automatice y simplifique el tratamiento de gastos, para facilitar la vida de todos los departamentos de una empresa.

Expensya cuenta con una tecnología de reconocimiento inteligente (OCR+) que permite a los trabajadores sacar una foto de sus recibos con el teléfono móvil desde la aplicación, así como tratar facturas en PDF recibidas por correo electrónico en sus cuentas desde la plataforma web. El reconociento óptico de caracteres de Expensya agiliza todo el proceso, y reconoce todos los datos presentes en el archivo en tan solo unos segundos. El trabajador tan solo tiene que verificar que todos los datos son correctos y listo, el gasto se genera de manera automática y es enviado para ser tratado por el departamento contable para su comprobación y validación.

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