Realizar una gestión de gastos efectiva es clave para todas las empresas que quieran mantenerse a flote en un entorno tan competitivo como el actual. Si bien una gran parte de ellas son conscientes de los beneficios de controlar los desembolsos que realizan sus colaboradores, muchas otras todavía subestiman la importancia de este proceso.
Hoy en día, los departamentos contables de las organizaciones siguen recibiendo a diario justificantes de sus colaboradores que deben tratar a tiempo para validar los reembolsos. Y, para evitar errores que pueden acarrear importantes pérdidas, se vuelve fundamental optimizar la gestión de gastos. En este artículo, te explicamos por dónde empezar para que este procedimiento no ponga en jaque los resultados de tu empresa.
Contar con una política de gastos adecuada
Conocemos la importancia de contar con una política de gastos que ayude a fijar límites, y también a sentar las bases sobre lo que pueden y no hacer los empleados de una organización. Por ejemplo, cuánto pueden gastar en una comida con clientes o en qué tipo de hoteles tienen el permiso de alojarse cuando viajan por negocios. Pero poco se habla de lo que sucede cuando este documento no cumple con su objetivo.
Si la política de gastos no es simple y clara, los empleados no podrán tomarla como una guía a la hora de planificar sus desembolsos profesionales. Del mismo modo, si no es flexible y no se adapta a los cambios que pueden tener lugar tanto dentro de la organización como fuera de ella, lo más probable es que los colaboradores muestren cierta resistencia a la hora de respetarla. Por esto mismo, una política adaptada a la realidad es un buen primer paso para lograr una gestión de gastos eficiente.
Ofrecer nuevos métodos de pago a los colaboradores
Todavía en la actualidad en muchas organizaciones los colaboradores pagan con dinero de su bolsillo los desembolsos realizados en el marco de sus actividades profesionales. Por ello puede decirse que los reembolsos siguen siendo la piedra angular de muchos de los procesos de gestión de gastos.
Sin embargo, este procedimiento tan habitual puede acarrear complicaciones que terminen dificultando la tarea del departamento contable. Tanto si el empleado pierde un tique o factura, como si este mismo descuido se produce del lado de la contabilidad, el proceso de devolución se verá afectado. Del mismo, los colaboradores no siempre respetan a rajatabla las fechas límites para presentar sus justificantes, alterando de esta manera también las previsiones y estados de las cuentas.
Por estos motivos, cada vez son más las empresas que implementan las tarjetas corporativas para facilitarse la gestión de gastos de sus empleados. De esta manera, los colaboradores dejan de adelantar los desembolsos profesionales, y los departamentos contables se olvidan de los reembolsos. Este medio de pago permite también fijar presupuestos para evitar sorpresas y al mismo tiempo empoderar al empleado para que maneje el dinero que se le ha asignado de manera responsable y autónoma.
Automatizar la gestión de gastos con softwares homologados
Es sabido que son muchas las empresas que continúan gestionando sus entradas y salidas de dinero de manera manual con planillas de cálculo. Este sistema, si bien puede resultar atractivo por su gratuidad, tiene muchas limitaciones y entraña una serie de riesgos. Por ejemplo, la posibilidad para los supervisores de validar gastos duplicados (ya sean presentados de manera involuntaria o intencional por el empleado), perder justificantes y asumir las consiguientes sanciones legales, o incurrir en errores respecto a reembolsos.
Todas estas situaciones harán que los números de la empresa no estén claros y que mantener una correcta gestión de tesorería se vuelva cuesta arriba. Por este mismo, implementar softwares de gestión de gastos se convierte en una opción para que esta tarea se vuelva más intuitiva y simple de llevar a cabo.
Además, de la mano de herramientas como Expensya, que cuentan con la homologación de la Agencia Tributaria, las personas encargadas de validar los gastos de los colaboradores pueden saber con certeza cuando los justificantes subidos al sistema están conformes a los requisitos estipulados por ley y, por ende, pueden ser desechados.
Gestión de gastos: tomar decisiones basadas en información
Entre los beneficios de tener controlada la gestión de los gastos de una empresa se encuentra el de poder tomar mejores decisiones. De la mano de una solución automatizada los departamentos financieros logran tener una mayor visibilidad sobre los desembolsos en los que incurren los equipos. Y, con esta valiosa información, pueden repensar la política de gastos y el proceso de gestión en su totalidad.
¿Existen desembolsos innecesarios que pueden eliminarse o ajustarse? ¿Cuáles son los puntos en este procedimiento que generan fricción y que son susceptibles de ser optimizados? Gracias a la información que se desprende de una gestión de gastos efectiva se pueden elaborar previsiones, presupuestos y estrategias que ayuden a la organización a alcanzar su principal objetivo: tener las cuentas saneadas y seguir creciendo.
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