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Política de gastos de empresa, ¿cuáles son las ventajas?

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En la mayoría de las empresas, la gestión de los gastos profesionales es un tema difícil, por el tiempo que conlleva, las decisiones a tomar o los presupuesto a aprobar. Por eso, la política de gastos es algo que debe elaborarse cuanto antes, ya que permite ahorrar una gran cantidad de quebraderos de cabeza en la gestión de los gastos profesionales.

Sin embargo, con crear una política de gastos no es suficiente. También es necesario que ésta se adapte a la actividad de la empresa, además de mantenerla actualizada para seguir la evolución de la misma. Con una política de gastos que esté siempre al día, la empresa ganará un tiempo muy valioso, reducirá los costes y evitará malentendidos.

¿Qué es una política de gastos?

Una política de gastos es un conjunto de normas, valores y prácticas que rigen y organizan los gastos dentro de una empresa. Es decir, son las reglas a seguir que especifican como cada empleado, departamento o equipo debe realizar sus gastos profesionales y cómo la empresa los reembolsa. Una buena política de gastos tiene como objetivo definir que es lo que sí y lo que no está permitido dentro del negocio en relación a los pagos y consumos.

Pero si miramos más allá, una política de gastos define también los valores y la cultura propia de la empresa, ya que hace de guía para mostrar a los empleados cómo deben comportarse cuando representen a la sociedad. Es esencial que todos los que forman parte de la empresa tengan acceso a este documento y tengan conocimiento de él para que se ponga en práctica de manera efectiva y no haya problemas de ralentización de los procesos de reembolso o malas prácticas.

Eso sí, no existe una receta universal para la creación de una política de gastos. Cada empresa debe entender sus propias necesidades para definir una política que se adapte a su realidad, que se aplique a sus procesos y sea aceptada por todos los departamentos y trabajadores.

 

Diferentes políticas de gastos de empresa

Para crear las políticas de gastos de una empresa es importante marcar bien los límites, poner cifras exactas a cada tipo de gasto y conocer todos los tipos de gastos posibles dentro de la empresa. En los negocios en los que los trabajadores viajen mucho, es esencial crear diferentes políticas dependiendo de cada tipo de desplazamiento.

Política de gastos sobre kilometraje

Hay dos opciones, o que la empresa cuente con un coche de empresa, o que el trabajador use el suyo propio. En el segundo caso, puede pactarse un precio por kilometraje. Cada empresa puede proceder de una manera diferente, por ejemplo, contando los kilómetros exactos de viaje, usando aplicaciones de gestión de gastos que cuenten con gastos de kilometraje y los calculen de manera automática o fijando de antemano un precio por kilómetro que puede variar entre un mínimo de 0,05 céntimos y 0,82 céntimos por recorrido.

Política de gastos sobre las normativas

Las normas de las empresas son propias de cada una y podrán marcar diferentes categorías y reglas para llevar un mejor control sobre los gastos. Es decir, las empresas pueden crear una política de gastos con secciones que establezcan un máximo en cuanto a las dietas o a los gastos en restaurantes.

Política de gastos de los tiques

Aquí, las empresas pueden definir exactamente cómo proceder con los tiques. Hay algunas que utilizan programas de gestión de gastos con reconocimiento inteligente, con el que a través de una fotografía el tique se sube a la plataforma y ya está listo para su tramitación. Sin embargo, otras empresas que aún lo hacen de manera manual, pueden poner un límite en la entrega de tiques o eliminar aquellos que no sean legibles o se extravíen.

Política de gastos de viajes internacionales

En este caso hay que tener en cuenta varios factores. En primer lugar, el cambio de divisas en el caso de que no se utilice la misma moneda que en el país de origen de la empresa. Hay que plantear en la política cómo se reembolsan este tipo de gastos. En segundo lugar, el documento debe definir la contratación de seguros médicos y de viajes cuando éstos se realizan al extranjero. Y, por último, hay que tener en cuenta si el país al que se viaja tiene mayores costes que el país de origen, en este caso no debe establecer un límite de antemano, ya que hay que tener en cuenta la diferencia entre ambos países.

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Cómo establecer una política de gastos de empresa

Como hemos dicho anteriormente, no hay una regla única o una fórmula mágica para crear una política de gastos, sino que hay que adaptarla a las necesidades de cada empresa. A pesar de que pueda parecer fácil crear una política de gastos, en muchos casos se crean conjuntos de reglas desorganizadas que no dejan claro qué se puede hacer y qué no, y que solo generan confusión entre los trabajadores y mayores costes a la empresa.

Por eso es fundamental, antes de redactar la política de la empresa, comenzar por definir tres aspectos básicos:

  • Conocer los tipos de consumos de cada trabajador o departamento según las actividades profesionales que realizan
  • Identificar el histórico y la media de gastos de cada empleado
  • Definir los objetivos de control y optimización de los gastos: límites de presupuesto, formas de reembolso…

Una vez realizado este primer paso, hay que identificar los gastos que van a integrarse en la política de la empresa. El documento debe ser lo más claro posible, para evitar problemas de comprensión y asegurar así una buena comunicación entre todos los empleados y departamentos. Y es que el objetivo es ser claro y conciso para crear un documento que sea fácil de entender y recordar, y para esto ayuda, por ejemplo, estructurar la política en secciones como, por ejemplo: hoteles, dietas, desplazamientos… cada sección contendrá toda la información necesaria sobre los gastos que cubrirá la empresa en cada uno de los casos. Es importante también incluir cuáles serán los gastos no reembolsables, para así evitar futuros malentendidos y posibles intentos de fraudes.

El siguiente paso será detallar los tipos de gastos que sí reembolsa la empresa y determinar los límites de gastos para cada tipo de gasto: viajar en clase turista, evitar los hoteles de lujo, establecer un límite máximo en cuanto a la restauración, etc. La política de gastos puede incluir un gran número de elementos, siempre y cuando sea coherente y comprensible. Trata de que contenga todas las preguntas frecuentes para responder a todas las dudas que puedan surgir en torno a las normas establecidas.

 

Cómo optimizar los gastos de empresa

Tras crear una política de gastos, es necesario llevar a cabo un seguimiento y comprobar que ésta se respeta. Para ello, estas son nuestras recomendaciones:

Ser justo: Las políticas eficaces deben ser equitativas. Todos los empleados tienen derecho a recibir el reembolso de los gastos que hayan asumido, siempre que esos gastos cumplan las condiciones establecidas. Asimismo, los empresarios deben dar ejemplo y aplicar también la política de gastos.

De vez en cuando, solicita a los trabajadores sus comentarios sobre la gestión de los gastos para que participen activamente en la misma. De esa forma, se sentirán implicados en el proceso y no lo verán como una imposición.

Ser flexible: Siguiendo la idea de un trato igualitario, intenta ser flexible con respecto a los límites de gastos. Ten en cuenta que los precios cambian de un país a otro. Por lo tanto, establece tarifas adecuadas con el destino de los trabajadores.

Ser transparente: Tras elaborar la política de gastos, asegúrate de que esté disponible y se transmita a los trabajadores. Mantén el documento disponible en todo momento, ya sea por correo electrónico o a través de la intranet, así podrás garantizar que se cumplen las normas, además de reducir los intentos de fraude.

Ser diligente: Para una adecuada aplicación de la política de gastos, la empresa debe tener capacidad de reacción. Haz todo lo necesario para reembolsar rápidamente a los empleados cuando asuman gastos. De esa forma, el trabajador no se encontrará en una situación incómoda si debe incurrir con frecuencia en gastos profesionales. La empresa también debe adaptar su política de gastos actualizándola con regularidad para tener en cuenta los cambios que se produzcan en el entorno.

Estar a la vanguardia de la tecnología: Si deseas garantizar la aplicación de la política de gastos, debes optimizar el proceso de gestión de los gastos. Para satisfacer las distintas exigencias de tiempo, reembolso o cumplimiento normativo, es importante contar con nuevas tecnologías que faciliten el proceso.

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Ventajas de una política de gastos en las empresas

Cuando una política de gastos se realiza de manera eficaz, se comunica a todos los empleados y se controla y actualiza, ofrece una serie de ventajas importantes para las empresas.

Ahorro de tiempo y dinero

Una de las claves del éxito de las empresas es el control de los gastos, y este es el objetivo de las políticas de gastos. Una buena política permite seleccionar bien las tarifas, elegir a los proveedores, ahorrar tiempo en las gestiones y reducir los gastos de la empresa y el tiempo que se dedica a ellos.

Mayor transparencia

Todos los empleados sabrán como deben actuar y cómo la empresa actuará con ellos en relación con los gastos. Así, conocerán por adelantado cuánto deben gastar y cómo estos costes se les reembolsarán, no habiendo así problemas o malentendidos después de realizar los pagos.

Más seguridad

Un trabajador que deba viajar por motivos profesionales puede enfrentarse a situaciones diferentes que supongan un percance, como perder el vuelo, las maletas o cambios en las reservas. Una buena política de empresa debe dar respuesta a todas estas preguntas y así cada empleado sabrá cómo actuar en cada momento.

Prevenir el intento de fraude y los errores

Tiques que intentan pasarse dos veces, facturas con un importe superior, fechas que no coinciden… estos son solo algunos ejemplos de las razones por las que las empresas pierden dinero en los viajes de los trabajadores. Con una política de gastos clara y controlada, estos intentos de fraude deberían tener un menor impacto en las empresas.

Presupuestos

Con un control de los gastos de la empresa, se facilitan los cálculos para los próximos presupuestos. Además, ser consciente de los gastos permite ahorrar dinero en otros ámbitos de la empresa que sean necesarios

Una solución de gestión de gastos como Expensya permite automatizar la aplicación de la política de gastos configurando normas de gastos, límites máximos de reembolso o avisos para los casos de incumplimiento de la política en vigor, directamente desde la plataforma. Además, todos los parámetros pueden configurarse fácilmente en función de varios criterios, periodos, distancias, duración del viaje, etc.

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