¿Por qué ofrecer tarjetas corporativas a tus equipos?

En las empresas, el proceso de gestión de los gastos profesionales exige una importante cantidad de tiempo y dedicación, sobre todo en las grandes estructuras donde los trabajadores incurren en distintos tipos de desembolsos cuando realizan viajes de negocios.

Este procedimiento no solo puede ser lento, sino también objeto de fraude porque que basta con que un trabajador se equivoque introduciendo los datos en las notas de gastos, pierda un recibo o exceda el presupuesto asignado para que todo se vea alterado.

En este escenario, un medio de pago combinado con una aplicación para la gestión de gastos profesionales puede facilitar el proceso. Además de mejorar el control de los desembolsos y ofrecer visibilidad en relación con las transacciones profesionales, las tarjetas de empresa permiten que los trabajadores, y en especial los directivos y managers, disfruten de una total autonomía.

Este medio de pago, por lo tanto, constituyen una solución eficaz para todos los trabajadores de una empresa, sea cual sea su posición en la jerarquía. A continuación, repasamos las seis razones principales por las que tu organización debería dar este paso.

Tarjetas de empresa, una solución para centralizar los gastos

Las tarjetas de débito para gastos de empresa (ya sea en su versión física o desmaterializada) están vinculadas a una cuenta bancaria, por lo que cada transacción realizada por un colaborador quedará registrada.  De esa forma, los managers cuentan con una mayor visibilidad de todos los desembolsos profesionales realizados por sus equipos.

Conocer los gastos de los trabajadores en tiempo real

Las tarjetas corporativas permiten a managers y directores financieros seguir en tiempo real los gastos de los trabajadores, y comprobar que respeten las normas establecidas por la política de gastos de la empresa. De esta manera, se evitan sorpresas desagradables y se gana tiempo.

Establecer una gestión anticipada de los gastos

Las tarjetas de empresa ofrecen a los departamentos financieros la posibilidad de:

  • Generar tarjetas virtuales para cada colaborador que pueda necesitar una.
  • Configurar límites de pago.
  • Especificar la cuenta bancaria que alimentará cada tarjeta.
  • Activar y desactivar tarjetas bancarias físicas y virtuales.

Una solución de tarjeta de empresa para los empleados

Existen diversos motivos por los que es importante ofrecer a sus trabajadores una tarjeta de empresa como solución de pago.

No adelantar gastos con su dinero personal

Utilizar una tarjeta de empresa implica numerosas ventajas. Entre ellas, este medio de pago permite a los colaboradores realizar gastos profesionales sin tener que adelantarlos con dinero de su propio bolsillo. Asimismo, implementar este medio de pago evita todo el fastidioso proceso de reembolso, puesto que los empleados ya no tienen que adelantar los gastos durante los viajes de negocios ni esperar semanas a que les devuelvan el dinero. Los managers, por su parte, ya no están obligados a pasarse horas comprobando los gastos de sus empleados para realizar los reembolsos.

Autonomía y libertad en la gestión de los gastos

Además de representar un ahorro de tiempo, las tarjetas de empresa permiten que los trabajadores gestionen sus gastos profesionales de forma totalmente autónoma, lo que significa que ya no dependerán unos de otros.

Cuando un colaborador viaje al extranjero por motivos profesionales y se lleve su tarjeta de empresa, ya no limitará la actividad de sus compañeros. Cada uno será independiente y podrá efectuar pagos en línea o en persona, sin molestar a nadie.

Un proceso de gestión de las notas de gastos automatizado

Combinadas con una solución de gestión de notas de gastos, las tarjetas de empresa facilitarán enormemente la gestión financiera y administrativa a los trabajadores cuando se encuentren fuera de su lugar de trabajo habitual, puesto que ya no tendrán que dedicar horas a rellenar interminables hojas de Excel o a localizar en decenas de recibos y justificantes de pago los datos del IVA, los nombre de los comercios, etc.

Con una solución de pago conectada, los empleados solo tendrán que realizar sus compras y escanear los recibos para que aparezca, automáticamente, una nota de gastos ya rellenada. Además, los equipos podrán incluso deshacerse de los recibos en papel si la solución de notas de gastos seleccionada ofrece la digitalización certificada de documentos, una funcionalidad que le permitirá ganar tiempo, recursos y espacio de almacenamiento.

 

 

Compartir

Deja una respuesta

Tu dirección de correo electrónico no será publicada. Los campos obligatorios están marcados con *