La gestión de gastos deducibles

¿Por qué ofrecer a sus trabajadores una tarjeta de empresa como solución de pago?

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¿Por qué y cómo ofrecer una tarjeta de empresa como solución de pago? ¡Descubra la respuesta en el último artículo de nuestra serie sobre tarjetas bancarias de empresa!

En las empresas, el proceso de gestión de los gastos profesionales exige una importante cantidad de tiempo y dedicación, sobre todo en las grandes estructuras donde los trabajadores incurren en distintos tipos de gastos cuando realizan viajes de negocios.

La gestión de los gastos puede ser una labor realmente desesperante, lenta y objeto de fraudes, puesto que basta con que un trabajador se equivoque introduciendo los datos en las notas de gastos, pierda un recibo o exceda el presupuesto asignado para que todo el proceso se convierta en una auténtica pesadilla y necesite diez veces más tiempo.

Utilizar un medio de pago combinado con una aplicación para la gestión de notas de gastos le permitirá conducir todo el proceso de gestión de notas de gastos, desde el pago hasta la integración en sus herramientas de gestión. Además de mejorar el control de los gastos y ofrecer visibilidad en relación con las transacciones profesionales, las tarjetas bancarias de empresa sobre todo permiten que los trabajadores, y en especial los directivos y mánagers, disfruten de una total autonomía.

Leer también I Las ventajas y los límites de la utilización de las tarjetas de crédito de empresa

Las tarjetas bancarias profesionales, por lo tanto, constituyen un medio de pago eficaz para todos los trabajadores de una empresa, sea cual sea su posición en la jerarquía. A continuación le ofrecemos 6 razones que le harán decidirse a adoptar ese medio de pago.

Una solución de tarjeta bancaria de empresa para los empresarios, directores financieros y mánagers

Utilizar tarjetas bancarias de empresa es fundamental para:

Centralizar los gastos

Las tarjetas de crédito profesionales suelen estar vinculadas a una cuenta bancaria de la empresa, por lo que cada transacción realizada por un trabajador mediante una tarjeta física o virtual quedará registrada en los movimientos de la cuenta bancaria común.

De esa forma, los mánagers cuentan con una mayor visibilidad de todos los gastos profesionales asumidos por sus equipos.

Las soluciones de pago mediante tarjetas de empresa de nueva generación se completan con una aplicación móvil nativa que genera automáticamente un informe detallado e interactivo sobre, por ejemplo, el tipo y la frecuencia de los gastos o los trabajadores que incurren en más gastos, y mucho más.

Conocer los gastos de los trabajadores en tiempo real

Las tarjetas profesionales permiten a mánagers, empresarios y directores financieros seguir en tiempo real los gastos de los trabajadores, y comprobar que respetan lo estipulado en la política de gastos de la empresa.

Leer también I ¡El secreto de una política de gastos eficaz!

Establecer una gestión anticipada de los gastos

Las tarjetas ofrecidas a las empresas son soluciones de pago que están lejos de limitarse a una tarjeta bancaria física. Los emisores de tarjetas bancarias del mercado proponen paquetes completos que reflejan un profundo conocimiento de las necesidades de las empresas.

Así es, las soluciones de pago profesionales le ofrecen:

  • Generar tarjetas virtuales para cada trabajador que pueda necesitar una.
  • Configurar límites de pago.
  • Especificar la cuenta bancaria que alimentará cada tarjeta.
  • Activar y desactivar tarjetas bancarias físicas y virtuales.

Y otras funcionalidades desarrolladas para ofrecer a empresarios y directores financieros un mayor control de los gastos profesionales de sus empleados.

Cada tarjeta de empresa puede configurarse para agilizar el proceso de gestión de los gastos y ayudar a los mánagers a comprobar que todas las transacciones respetan la política de gastos corporativa.

Una solución de tarjeta bancaria de empresa para los empleados

Existen diversos motivos por los que es importante ofrecer a sus trabajadores una tarjeta de empresa como solución de pago.

Se acabó tener que pagar los gastos con el dinero personal o solicitar reembolsos

Utilizar una tarjeta de crédito de empresa implica numerosas ventajas. Se trata de un medio de pago que se adapta a sus necesidades y a las de sus trabajadores.

Por ejemplo, les permite realizar gastos profesionales sin tener que pagar sumas importantes con su dinero personal.

Así es, las tarjetas de empresa prepago evitan a los trabajadores y a sus mánagers todo el fastidioso proceso de reembolso, puesto que los empleados ya no tienen que adelantar los gastos durante los viajes de negocios ni esperar semanas a que les devuelvan el dinero. Los mánagers, por su parte, ya no están obligados a pasarse horas comprobando los gastos de sus empleados para realizar los reembolsos.

Autonomía y libertad en la gestión de los gastos

Además de representar una liberación, las tarjetas bancarias de empresa permiten que los trabajadores gestionen sus gastos profesionales de forma totalmente autónoma, lo que significa que ya no dependerán unos de otros.

Cuando un trabajador viaje al extranjero por motivos profesionales y se lleve su tarjeta de crédito de empresa, ya no limitará la actividad de sus compañeros. Cada uno será independiente y podrá efectuar pagos en línea o en persona, sin molestar a nadie.

Un proceso de gestión de las notas de gastos automatizado

Combinadas con una solución de gestión de notas de gastos, las tarjetas de empresa facilitarán enormemente la gestión financiera y administrativa a los trabajadores cuando se encuentren fuera de su lugar de trabajo habitual, puesto que ya no tendrán que dedicar horas a rellenar interminables hojas de Excel o a localizar en decenas de recibos y justificantes de pago los datos del IVA, los nombre de los comercios, etc.

Con una solución de pago conectada, los empleados solo tendrán que realizar sus compras y escanear los recibos para que aparezca, automáticamente, una nota de gastos ya rellenada.

Los trabajadores podrán incluso deshacerse de los recibos en papel si la solución de notas de gastos seleccionada ofrece la digitalización certificada de documentos, una funcionalidad que le permitirá ganar tiempo, recursos y espacio de almacenamiento.

Convencer a sus equipos para que adopten una solución de tarjeta bancaria de empresa

Optar por una solución de tarjeta business ante todo constituye una decisión estratégica, parte de un proyecto para la automatización de los procesos y la optimización de los esfuerzos de los trabajadores.

Utilizadas por los empresarios, mánagers y trabajadores, las tarjetas de empresa son el aliado más eficaz, flexible y adaptado a las necesidades de cada miembro de la empresa, y permiten controlar perfectamente los gastos profesionales.

Sea cual sea el tamaño de su empresa, siempre existirá una tarjeta bancaria profesional adaptada.

Seleccione con cuidado a su interlocutor y preséntele los argumentos adecuados, que le resulten pertinentes. Pero antes, estudie en detalle las distintas ofertas de cada emisor de tarjetas. Identifique las diferencias entre ellas y conózcalas bien para seleccionar la solución que se adapte mejor a sus necesidades.

En su presentación, utilice imágenes que atraigan la atención del público, así como cifras y estadísticas que aporten una mayor credibilidad a sus palabras.

Y no olvide que cualquier solución para la gestión de los pagos debería utilizarse conectada a soluciones de gestión de las notas de gastos que completen ese medio de pago y automaticen todas las etapas del proceso financiero.

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