Las compras en línea están cada vez más en boga también al interior de las empresas y los departamentos financieros han debido adaptarse a esta tendencia ofreciendo a sus colaboradores nuevos medios de pago. Por su parte, los empleados hoy en día no solo piden mayor autonomía a la hora de realizar gastos profesionales, sino que también tienen nuevas exigencias y ya no quieren adelantar fondos de su propio bolsillo.
La solución a este problema es proporcionar a los equipos tarjetas virtuales, un medio de pago innovador, eficaz y, sobre todo, seguro. En este artículo, repasamos las ventajas de utilizar este instrumento para optimizar los gastos B2B de tu organización.
Qué es el pago virtual
Los pagos virtuales sustituyen a los pagos con cheque, efectivo y tarjeta física por pagos realizados a través de un número de tarjeta virtual.
Este número único de 16 dígitos se genera automáticamente y se envía al proveedor una vez recibida la factura. El número sólo puede utilizarse una vez para hacer compras específicas a un proveedor concreto. Los pagos virtuales se envían y reciben a través de un procesador de pagos virtual.
Estos pagos pueden integrarse a programas de contabilidad o con un sistema de planificación de recursos empresariales (ERP).
¿Cómo pagar en línea con una tarjeta bancaria virtual?
Una tarjeta virtual es la representación digital de una tarjeta física que suele generarse con un uso específico, como puede ser el pago de una factura de un proveedor o una orden de compra. Las tarjetas virtuales se crean al instante, con un presupuesto predefinido en función de los gastos en los que incurrirá el titular. El administrador de la cuenta puede activar o desactivar la tarjeta del empleado en cualquier momento, según sea necesario.
Debido a que cada tarjeta virtual tiene un número único se reduce el riesgo de fraude y robo. Esto permite que los empleados utilicen una tarjeta propia, al mismo tiempo que se garantiza el cumplimiento de la política de gastos de la empresa y la seguridad de sus fondos.
Las tarjetas virtuales utilizan un número único de 15 o 16 dígitos que se genera automáticamente. Asimismo, solo se autoriza el pago al proveedor designado y por un importe determinado. Estas informaciones, junto con los datos de pago, son enviadas por correo electrónico de forma segura al proveedor. A continuación, el proveedor envía la transacción. Con las tarjetas virtuales integradas en una plataforma de gestión de gastos de la empresa, la transacción se concilia automáticamente con la orden de compra asociada una vez realizado el pago.
¿Cuáles son las ventajas del pago virtual en un contexto B2B?
Seguridad
Según un reciente informe de J.P. Morgan, en 2020, el 74% de las empresas fueron víctimas de fraude relacionados con los pagos realizados en cheque, tarjetas de crédito/débito y transferencias bancarias.
En este sentido, es importante mencionar que el uso compartido de tarjetas en las empresas es una práctica habitual que conlleva riesgos muy elevados (como robo, la pérdida y la fuga de datos). Las tarjetas virtuales, que pueden utilizarse de forma segura gracias al número de tarjeta aleatorio que se genera para cada transacción, se posicionan como una solución a esta serie de problema.
Mejorar el flujo de caja
Las tarjetas virtuales, al ser un método de pago rápido, permiten que los datos de tesorería de las empresas sean más precisos. Esto ayuda a optimizar el capital circulante, ya que los pagos se realizan al instante. Por su parte, los equipos financieros no tienen que retener los fondos de la organización durante más tiempo del necesario.
Acceso seguro a los fondos de la empresa
Las tarjetas virtuales también pueden utilizarse cuando los colaboradores necesitan realizar compras para la empresa al margen del pago tradicional de facturas a proveedores. Los departamentos financieros o mánagers pueden emitir una tarjeta virtual con un solo clic, hacer un seguimiento de las transacciones y autorizar políticas de gasto para cada tarjeta.
Las tarjetas virtuales también tienen algunas desventajas. Por ejemplo, los proveedores tienen que aceptar los pagos con tarjeta. Esto, en algunos casos, puede hacer que la empresa deba incurrir en comisiones más altas que las que asume por pagos tradicionales por transferencia bancaria o cheque. Por ello, siempre es conveniente asegurarse de la comisión de cambio de moneda, la cuota mensual de la tarjeta y el tipo de tarjeta.
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